Access puede calcular automáticamente los valores en su informe.
Microsoft Access tiene muchas herramientas integradas para personalizar sus informes y aumentar su usabilidad. En lugar de sumar valores manualmente en su informe, Access calcula totales y subtotales de los grupos. Los valores se actualizarán automáticamente cada vez que agregue, elimine o modifique registros para su informe. No necesitará dedicar tiempo a organizar, ordenar o recalcular sus campos. Después de configurar sus totales y subtotales, todo lo que necesita hacer es imprimir el informe y presentar su información.
Paso 1
Abra su informe en "Vista de diseño" haciendo clic con el botón derecho en el título en el "Panel de navegación" y seleccionando "Vista de diseño." Este modo le permite realizar cambios en el contenido, la estructura y la apariencia de su reporte. Haga clic en el botón "Agrupar y ordenar" en la pestaña "Diseño" de la cinta en la parte superior de la página para realizar cambios en la organización de su informe.
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Paso 2
Haga clic en "Agregar un grupo" para agrupar sus registros por ciertos campos. Seleccione el campo que determinará su subtotal en el cuadro desplegable junto a "Agrupar en". Haga clic en el botón "Más" para seleccionar opciones adicionales.
Paso 3
Haga clic en "sin totales" y seleccione las casillas de verificación que determinan la ubicación de sus subtotales. Seleccione "Mostrar gran total" para crear una expresión de totales para todo el informe. Seleccione "Mostrar subtotal en el encabezado del grupo" o "Mostrar subtotal en el pie del grupo" para colocar la expresión del subtotal en su informe.
Etapa 4
Haga clic en el cuadro desplegable "Total activado" para seleccionar el campo que contiene los números para su total. En "Tipo", seleccione si desea contar el número de registros o los valores en ese campo. Guarde su informe y cambie a "Vista de informe" desde la pestaña "Ver" en la cinta para revisar los cambios.
Propina
Puede ordenar sus subgrupos seleccionando "Agregar un orden" debajo del encabezado del grupo en las opciones "Agrupar y ordenar".
