Las bases de datos permiten buscar fácilmente datos complejos.
Una base de datos es un programa que organiza datos en campos y registros. Una hoja de cálculo es un programa que almacena datos en una cuadrícula de filas y columnas que permite realizar cálculos y generar gráficos. Las empresas, las escuelas y otras organizaciones utilizan tanto las bases de datos como las hojas de cálculo para organizar el almacenamiento y el uso de los datos. Si bien ambas son herramientas valiosas, una base de datos tiene varias ventajas sobre una hoja de cálculo.
Comprobaciones de la calidad de los datos
La base de datos permite establecer determinadas variables como las únicas entradas posibles. Digamos que las únicas opciones son masculinas y femeninas; si ingresas "Alien", la base de datos no aceptará los datos. Las hojas de cálculo permiten categorías de valor como números, pero no la personalización de la base de datos. Las bases de datos también verifican ciertos campos cuando se les indica que eviten que se dupliquen identificadores únicos, como números de pacientes. Esta verificación de duplicación no está disponible con hojas de cálculo.
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Integracion de datos
Las bases de datos, por defecto, permiten que los datos de múltiples fuentes se integren en una base de datos. Los datos de múltiples aplicaciones y fuentes se pueden integrar en los campos para que los datos de todas las fuentes estén organizados y se puedan buscar. Esto se puede lograr con una hoja de cálculo, pero requiere otras aplicaciones o programación personalizada para permitir estas funciones.
Eficiencia de recursos
Una hoja de cálculo se almacena en la memoria de acceso aleatorio de una computadora mientras se usa. Esto es un problema si la hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos. Una base de datos solo tiene que cargar los datos con los que se trabaja en la RAM, lo que significa que solo se utilizan partes de una base de datos grande en un momento dado.
Eficiencia del usuario
Se puede programar una base de datos para mostrar datos según las necesidades del usuario. Por ejemplo, una base de datos de pacientes puede mostrar el historial médico a un médico y los datos de facturación a una recepcionista. Una hoja de cálculo muestra todos los datos, lo que dificulta la localización de información específica.
Eficiencia de costo
El uso de una base de datos es más eficiente en comparación con las hojas de cálculo grandes. La eficiencia permite dedicar menos tiempo a las tareas y menos errores. Esto se traduce en ahorros en horas de trabajo y precisión para una empresa, ya que sus empleados son más productivos y eficientes.
Eficiencia de crecimiento
A medida que se ingresan datos en una hoja de cálculo, el tamaño total de la hoja de cálculo aumenta mucho más rápido que una base de datos comparable. A medida que se ingresa más y más información, hay diferencias apreciables en el tiempo que lleva generar informes, gráficos y acceso a datos a través de una red.
