Las diferencias entre Microsoft Word, Excel y Access

Aunque Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Access comparten similitudes, todos son adecuados para diferentes objetivos. Gran parte de lo que hace una de las aplicaciones, las otras dos también pueden hacerlo. Sin embargo, el profesionalismo, la eficacia y la eficiencia pueden faltar en el resultado cuando se realiza con la otra aplicación. Los usuarios a veces pueden optar por realizar ciertas tareas en una aplicación, más por la familiaridad del usuario con esa aplicación que por el uso previsto de la aplicación.

El criterio principal que distingue a esta trilogía es el diseño fundamental de los productos y el uso previsto de las aplicaciones. MS Excel es excelente para procesar números y manejar cálculos y fórmulas. También admite la creación de gráficos a partir de los datos disponibles, incluidos los datos de tablas externas. MS Access es experto en el manejo de listas de datos interrelacionados y puede almacenar muchas tablas y bases de datos. MS Word es ideal para presentar documentos como manuscritos y notas.

Microsoft Word es una aplicación de procesamiento de texto que se utiliza para escribir documentos, informes y cartas. Al igual que con las otras aplicaciones, Word le permite abrir y cerrar archivos, cortar, copiar y pegar fragmentos. También "Buscar" y "Reemplazar" palabras o frases en varias ubicaciones. Utilice funciones en Word, como herramientas de dibujo, imágenes prediseñadas y tablas para hacer que los documentos sean más atractivos, y si tiene listas largas de datos, enumere y enumere estos puntos para que se destaquen. Cree gráficos en Word, cuando sea necesario. Si bien Word le permite organizar datos en columnas y filas e incluso procesar cálculos sencillos en Word, el procesamiento de números y el almacenamiento de datos no se encuentran entre los puntos fuertes de la aplicación.

Microsoft Excel es una hoja de cálculo electrónica que le ayuda a organizar los datos de forma metódica. Una característica poderosa de Excel es su capacidad para realizar cálculos matemáticos complejos de manera eficiente y rápida. Por ejemplo, con el uso de funciones, calcule el número más bajo o más alto en un rango, calcule promedios o incluso calcule el valor futuro de una inversión. Con Excel, formatee automáticamente una serie, como los días de una semana, cantidades inferiores a un determinado número o formatee condicionalmente las celdas según los criterios que establezca. Tiene la capacidad en Excel para representar sus datos en gráficos o tablas de varios tipos, como gráficos circulares, gráficos de barras o diagramas de dispersión para agregar valor a su presentación. Si bien puede ingresar texto en Excel, el uso previsto de la aplicación no incluye la producción de documentos como ensayos y cartas.

Microsoft Access es una aplicación de gestión de bases de datos relacionales que se utiliza para almacenar datos, que se recuperan más tarde. A diferencia de Excel, donde la hoja de cálculo está bloqueada (a menos que esté activado el uso compartido de archivos) y solo puede usarla un usuario a la vez, en Access, la base de datos no está bloqueada y no la utiliza más de un usuario simultáneamente: Access bloquea solo el registro que se está actualizado. Esto permite que varios usuarios utilicen la misma base de datos y actualicen registros simultáneamente. Una de las principales diferencias entre Excel y Access es la curva de aprendizaje. Para lograr un uso óptimo de Access, se necesitan algunos conocimientos de programación, particularmente Visual Basic y SQL; por lo tanto, la curva de aprendizaje de Access puede ser un poco más pronunciada que la de Excel.