Cómo crear una hoja de cálculo de inventario básica con Excel

La gestión de inventarios es fundamental para cualquier negocio minorista. Incluso los modelos comerciales no minoristas requieren una gestión de inventario interno para realizar un seguimiento de las herramientas y los equipos. Excel es excepcionalmente útil porque ofrece un medio económico para realizar un seguimiento eficaz del inventario. Una tienda grande y compleja se beneficiará de un programa de software de administración de un extremo a otro, pero Excel es suficiente para las necesidades simples de administración de inventario.

La administración de inventario es un sistema que rastrea los artículos a medida que ingresan al negocio y los desconecta cuando se venden. Por ejemplo, una tienda de ropa registrará 100 camisas en el sistema después de que se hayan ordenado y almacenado en los estantes. Cuando un cliente compra una de esas camisetas, el artículo se retira del inventario y la venta se contabiliza con el margen de beneficio adjunto. Cuando se hayan vendido 80 de esas camisetas, el gerente o propietario puede considerar hacer un nuevo pedido para reabastecer el inventario.

Sin un sistema de gestión implementado, no se realiza un seguimiento del inventario y la tienda no sabe qué cantidad de cada artículo tiene en existencia. Esto interrumpe los sistemas de pedidos, la contabilidad financiera y la capacidad de monitorear las ventas y tomar decisiones de compra informadas basadas en los mejores y peores artículos vendidos.

Excel está menos automatizado que los programas de software que se vinculan con el sistema de punto de venta (POS). Estos sistemas POS se utilizan para registrar la transacción y procesar tarjetas de crédito. Muchos también están diseñados para realizar un seguimiento del inventario. La tienda ingresa un nuevo inventario manualmente y cada artículo se elimina del inventario cuando se completa la venta. Almacenar software de inventario en Excel no es común, pero muchos programas permiten una exportación a Excel para el mantenimiento de registros.

Crear la hoja de cálculo es un proceso bastante simple. Las fórmulas de gestión de inventario en Excel también son útiles para rastrear el valor total del inventario registrado en el sistema. Para comenzar, cree los encabezados de categoría para cada columna individual.

Usa el encabezado Articulo para la primera columna, Cantidad por el segundo y Precio unitario por el tercero y Valor total para el cuarto. Si bien existen varios sistemas diferentes para rastrear el inventario, este mantiene un recuento preciso y muestra el valor total de todo el inventario en stock.

Para la columna Valor total, multiplique la Cantidad por el Precio unitario para determinar este número de cada fila. La fórmula para rastrear el valor de cada artículo en stock es = suma (b * c). Aplique esto a cada fila para que cada artículo del inventario genere un valor único basado en la cantidad y el precio unitario. Por ejemplo, una camiseta listada en la tercera fila usaría = suma (b3 * c3) para determinar el valor total en su hoja de inventario en Excel.

Excel es útil pero no siempre es la mejor opción. El sistema de hoja de cálculo funciona bien para empresas que se ocupan de unos pocos elementos. Por ejemplo, es posible que una empresa que vende dispositivos médicos solo tenga algunos artículos costosos diferentes en el inventario. Un modelo de máquina de rayos X con 20 unidades es fácil de rastrear independientemente del valor de cada unidad. Es una situación de recuento bajo y poco inventario que hace que el seguimiento sea mucho más fácil.

Sin embargo, una empresa médica que vende de todo, desde gasas hasta ungüentos, necesitará un sistema más sólido para realizar un seguimiento del inventario. Excel sigue siendo una posibilidad, pero acceder al espacio correcto en la hoja de cálculo cuando se enumeran miles de elementos hace que el proceso sea ineficaz. Un programa de software con una función de búsqueda puede extraer rápidamente el elemento mientras muestra toda la información relevante con respecto al inventario disponible, las ventas realizadas, el valor de las ventas y el valor total del inventario restante en existencias.

Considere usar Excel como un programa de inicio para el seguimiento de inventario básico y actualice a un sistema más serio cuando sea apropiado. El software de seguimiento de inventario es caro, pero vale la pena el coste cuando se realiza el seguimiento de numerosas unidades con una alta rotación.