¿Cuáles son las similitudes entre Excel y las hojas de cálculo de Access?

Aprovechar al máximo su paquete de Microsoft Office depende de comprender todas sus opciones para almacenar información. Tanto Microsoft Excel como Access proporcionan hojas de datos con filas y columnas que le permiten almacenar, ordenar y formatear registros. Las hojas de cálculo de Excel contienen herramientas poderosas para almacenar información y usar fórmulas. Las tablas de acceso son la base de una base de datos y proporcionan un punto de partida para ingresar y ver información. Ambos programas ofrecen muchas de las mismas características básicas.

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel y las tablas de Access proporcionan un formato para almacenar información en un solo conjunto o en varios conjuntos. En Excel, se pueden colocar varios conjuntos de datos en pestañas separadas del mismo archivo de Excel. Del mismo modo, puede separar los datos en varias tablas de Access en una base de datos de Access. Las hojas de cálculo de Excel y las tablas de Access tienen las mismas características reconocibles, incluidas celdas organizadas en columnas y filas, encabezados de columna y selecciones de filas.

Las hojas de cálculo de Excel y las tablas de Access le permiten personalizar la forma en que se enumera su información. Puede ordenar alfabéticamente o numéricamente por una o más columnas. Por ejemplo, puede ordenar una lista de productos por número de identificación de producto, luego por nombre y luego por distribuidor en ambos programas. Además, puede ver una cantidad limitada de información filtrando su tabla u hoja de cálculo. Esto no elimina ningún registro, pero muestra registros temporalmente según los criterios.

Puede establecer tipos de datos específicos para celdas y columnas tanto en hojas de cálculo de Excel como en tablas de Access. La configuración del tipo de datos mejora la legibilidad de su conjunto de datos, ya que el usuario puede distinguir diferentes tipos de información. El tipo de datos predeterminado en ambos programas es texto, que no impone ningún formato en particular. Pero es posible que desee que una columna en la que se indique "Costo" contenga números basados ​​en la moneda. Si establece el tipo de datos en moneda, se muestra el formato apropiado.

Sus hojas de cálculo de Excel y tablas de Access se beneficiarán del formato de celda y texto personalizado. En ambos programas, puede establecer el formato de texto, la altura de la celda y el ancho de la columna. También puede establecer la alineación del texto a la izquierda, al centro o a la derecha. Las líneas de cuadrícula pueden ayudar a distinguir las celdas entre sí y se pueden configurar para que se muestren verticalmente, horizontalmente o ambas. La personalización de estos formatos mejora la usabilidad de hojas de cálculo y tablas y proporciona una apariencia profesional a su hoja de cálculo.