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La conciliación mensual de las cuentas del balance general es la única forma de garantizar que los datos financieros de una empresa se registren correctamente en los libros contables. La conciliación de la cuenta del balance protege a una empresa de informar errores en los estados financieros de la empresa, lo que puede dar lugar a errores al preparar la declaración de impuestos federales de la empresa. Muchos contadores crean hojas de cálculo de Microsoft Excel para ayudar a conciliar las cuentas del libro mayor (GL) con la documentación externa.
Paso 1
Escriba el nombre de la cuenta del libro mayor y el número de cuenta del libro mayor en la parte superior de la hoja de cálculo de Excel. Puede escribir tanto nombres como números directamente en las celdas en Excel y el software formateará correctamente las entradas.
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Paso 2
Introduzca el mes y el año que se van a conciliar debajo del nombre y el número de GL.
Paso 3
Escriba "Saldo final por GL" en la primera columna de la hoja de cálculo, un par de líneas debajo del encabezado.
Etapa 4
Ingrese la cantidad final contenida en la cuenta del libro mayor en la segunda columna de la hoja de cálculo en la misma línea que la etiqueta "Saldo final por GL".
Paso 5
Escriba "Saldo final por (documento de origen)" en la primera columna de la hoja de cálculo debajo de la fila que contiene " Saldo por GL. "Ejemplos de documentos de origen incluyen informes de cuentas por cobrar, informes de cuentas por pagar y listados.
Paso 6
Ingrese el saldo final según el documento de origen para esa cuenta del libro mayor en la segunda columna de la hoja de cálculo en la misma línea que la etiqueta "Saldo final por (documento de origen)".
Paso 7
Escriba "Diferencia" en la siguiente línea de la primera columna.
Paso 8
Cree un cálculo en la segunda columna junto a la etiqueta "Diferencia" que resta el total del documento de origen del saldo final del libro mayor. Ésta es la cantidad que debe conciliarse.
Paso 9
Cree una sección debajo de la línea de diferencia llamada "Conciliación de elementos".
Paso 10
Enumere cada elemento que crea una diferencia de conciliación en la sección de elementos de conciliación. Incluya una explicación de cada artículo y la cantidad del artículo. Un ejemplo de un elemento de conciliación puede ser un pago a cuenta que se registró en la cuenta bancaria pero no se registró en la cuenta del cliente.
Paso 11
Cree un cálculo al final de la sección Elementos de conciliación que totalice la cantidad de elementos de conciliación. Cuando el total de Elementos de conciliación sea igual al total de "Diferencia", entonces habrá conciliado correctamente la cuenta.
Cosas que necesitará
Microsoft Excel
Libro mayor
Documentación fuente
Propina
Es mejor conciliar las cuentas del libro mayor antes de cerrar el mes contable para que pueda realizar las correcciones necesarias a los datos contables en el mes correspondiente.
Si no está seguro de cómo crear hojas de cálculo de conciliación en Excel, considere contratar a un profesional de la contabilidad para que lo ayude con la configuración.
