Excel puede reducir los errores automatizando los cálculos.
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Excel tiene una reputación de uso en departamentos de contabilidad y, si bien sus funciones matemáticas son vitales para la contabilidad, el Las hojas de cálculo y los gráficos del programa ayudan con todo, desde la creación de una lista de la compra hasta el análisis científico. registros. Pasar de Word a Excel para las tareas diarias puede parecer intimidante al principio, pero una vez que se acostumbre a trabajar en una hoja de cálculo, Excel simplifica la organización y el cálculo.
Haga una lista para el hogar o el trabajo
Una de las habilidades más simples pero fundamentales de Excel es organizando datos. Excel no puede competir con acceso Microsoft para crear bases de datos complejas, pero para la organización diaria, Excel tiene muchas funciones y es mucho más fácil de usar. Para hacer una lista, simplemente escriba en las celdas que necesite, ya sea que necesite una lista básica de compras de dos columnas o un inventario o un
catálogo de toda su biblioteca, Excel ayuda a mantener sus datos en su lugar y proporciona clasificación y búsqueda.Video del día
Para un diseño más elegante sin trabajo adicional, comience con una plantilla buscando en la página "Nuevo" del menú Archivo en Excel 2010 o 2013. Microsoft proporciona numerosas plantillas gratuitas para crear listas, que van desde listas deportivas hasta facturas y directorios telefónicos.
Grafica tus datos en un gráfico
Ingrese un rango de datos en Excel y el programa puede visualizarlo automáticamente como un cuadro o gráfico. Después de escribir sus datos, selecciónelo y elija uno de los estilos de gráfico en la pestaña Insertar. Excel 2013 facilita aún más el proceso con el "Gráficos recomendados"botón que escanea sus datos y muestra una vista previa de los gráficos más relevantes.
La distribución correcta de datos para un gráfico requiere algo de práctica. Por ejemplo, para crear un gráfico circular, use dos columnas: la primera contiene etiquetas y la segunda contiene porcentajes. De manera similar, un gráfico de líneas solo usa dos columnas: una para etiquetas y otra para puntos en el eje Y. Si sus datos incluyen coordenadas X e Y, utilice un gráfico de dispersión en su lugar.
Automatice la contabilidad con funciones
Las funciones de Excel automatizan fórmulas matemáticas, simplificando la contabilidad, la contabilidad y el seguimiento de otros datos. Una de las funciones más comunes, SUM, suma otras celdas y tiene un atajo de un botón: seleccione un grupo de celdas y presione "Alt-Igual" para completar la suma. Algunas funciones analizan el contenido de las celdas e incluso pueden trabajar con texto. Por ejemplo, EXACT comprueba si dos celdas tienen el mismo contenido y devuelve "VERDADERO" o "FALSO".
Para ingresar a una función, escriba un signo igual, el nombre de la función y un paréntesis abierto, y luego complete sus variables haciendo clic en otras celdas para consultar su contenido. Para obtener una explicación guiada sobre el uso de cualquier función, selecciónela de la Biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas.
Calcular con fórmulas complejas
Para aprovechar al máximo las funciones de Excel, encadenarlos en fórmulas de varias partes para completar cálculos complejos. Casi cualquier conjunto de funciones puede trabajar en conjunto. Por ejemplo, agregue una columna de celdas y luego redondee a la centena más cercana combinando SUM con ROUND: = REDONDO (SUMA (A1: A5), -2) redondea la suma de las celdas A1 a A5 a dos lugares a la izquierda del decimal, lo que da como resultado un lugar de centenas redondeado.
Las fórmulas también pueden hacer referencia a otras fórmulas. Uno de los usos es realizar un seguimiento rápido de la facturación y los pagos de su empresa. Suma las facturas de un cliente en una columna, suma los pagos en una segunda columna y luego usa la función SI para generar una respuesta simple: = SI (B10> = A10, "PAGADO", "NO PAGADO") comprueba si la suma de los pagos en B10 alcanza o excede la suma de los cargos en A10 e informa "PAGADO" o "NO PAGADO" en texto sin formato.
