Cómo excluir automáticamente espacios en blanco en una tabla dinámica en Excel

Los espacios en blanco son inevitables en una tabla de Excel, especialmente si está trabajando con una gran base de datos de información. Puede ser que haya permitido un cuadro adicional para una segunda línea de una dirección y no todos necesitan dos líneas para una dirección. Si está utilizando una tabla dinámica para trabajar con datos complejos, puede detener la tabla dinámica contando celdas en blanco para mantener sus datos lo más limpios posible.

Cuando trabaja con datos en Excel, una tabla dinámica le brinda la facilidad de administración que necesita. Si su tabla dinámica tiene campos en blanco, puede eliminar un espacio en blanco de una tabla dinámica o cambiar el contenido utilizando las herramientas de tabla dinámica integradas en Excel. Haga clic en Tabla dinámica, entonces escoge Herramientas de tabla dinámica en la cinta.

Ya sea que desee utilizar las herramientas para que la tabla dinámica oculte las filas en blanco o elimine la palabra "en blanco" de ellas, haga clic en Analizar o Opciones y luego seleccione Opciones en el grupo de tabla dinámica. Luego seleccione el Diseño y formato pestaña y Formato para llegar a las elecciones que necesita hacer.

En algunos casos, la función de tabla dinámica inserta la palabra "en blanco" en cada celda vacía. Es comprensible que esto pueda ser problemático cuando intentas limpiar tus datos. Este proceso es diferente del proceso que utiliza para que la tabla dinámica oculte filas en blanco.

Para detener una tabla dinámica que cuenta celdas en blanco y las llena con la palabra "en blanco", siga estos pasos:

1. Haga clic dentro de la tabla dinámica y elija Control + A para seleccionar todos los datos de la página.
2. Seleccione Casa > Estilos > Formato condicional y Nueva regla.
3. En el cuadro que se abre, seleccione Aplicar formato solo a las celdas que contienen.
4. En los cuadros desplegables debajo Dar formato solo a celdas con, Seleccione Valor de celda, Igual a y tipo (en blanco) en el tercer cuadro.
5. Selecciona el Número pestaña. Escoger Personalizado e insertar tres punto y coma bajo Escribe.
6. Hacer clic OK.

Esto elimina la palabra "en blanco" de la tabla dinámica y la reemplaza con un campo realmente en blanco.

En algunos casos, es posible que desee detener el recuento de celdas en blanco de su tabla dinámica para limpiar sus datos. Para evitar que los espacios en blanco se muestren en una fila:

1. Seleccione un campo de fila.
2. Sobre el Analizar pestaña, haga clic en Configuración de campo.
3. Escoger Disposición bajo Diseño e impresión y desactive la casilla de verificación leyendo Inserte una línea en blanco después de la etiqueta de cada artículo.

Si desea eliminar celdas en blanco en Elementos, Haz lo siguiente:

1. Seleccione el artículo que desee.
2. Bajo la Diseño pestaña, busca Disposición; hacer clic Filas en blanco y seleccione la casilla de verificación en Insertar línea en blanco después de cada etiqueta de artículo o Quite la línea en blanco después de cada etiqueta de artículo.

Limpiar espacios en blanco en una mesa pivotante puede resultar molesto con el tiempo. Configurar su tabla dinámica para ocultar filas en blanco automáticamente ahorra tiempo. Para hacer esto, configura una plantilla. Las plantillas evitan que tenga que reformatear sus tablas dinámicas cada vez que trabaja con nuevos datos.

Para crear una plantilla:

1. En el archivo que desea guardar como plantilla, elija Archivo y Guardar como.
2. En el cuadro que aparece, busque Formato de archivo y elige Plantilla de Excel (.xltx).
3. Dale un nombre a la plantilla.

Para actualizar los datos que ingresó en una plantilla:

1. Abra el libro de trabajo con nuevos datos.
2. Copie todos los datos nuevos.
3. Abra el archivo de plantilla.
4. Busque la ubicación del rango que coincida con los nuevos datos que está pegando.
5. Pegue los nuevos datos que ha copiado de la otra hoja de trabajo.
6. Hacer clic Actualizar datos.

Todos los datos se actualizan para incorporar la nueva información que ingresa.