Cómo utilizar varias declaraciones IF en Microsoft Excel

Una instrucción IF en Excel ejecuta una prueba lógica que devuelve un valor si se cumple una condición y otro valor si no se cumple. El uso de una única instrucción IF de Excel solo puede acomodar operaciones básicas, pero si anida varias instrucciones IF, puede realizar tareas complicadas. El único inconveniente es que hay que tener cuidado al construir la fórmula para evitar cometer errores. Las funciones alternativas de Excel pueden hacer el mismo trabajo con menos riesgo de error. Aprenda los conceptos básicos de las declaraciones IF anidadas en Excel y las alternativas para encontrar el mejor enfoque para sus necesidades.

La función SI en Excel básicamente dice "si esto es cierto, devuelve el valor x, pero si no lo es, devuelve el valor y". Por ejemplo, si estuviera comprobando si varios departamentos de su empresa estaban por debajo o por encima del presupuesto, puede comparar sus gastos con sus presupuestos utilizando la función y hacer que devuelva "Sobre el presupuesto" si el departamento gastó demasiado o "Dentro del presupuesto" si no lo hizo. En términos generales, utiliza operadores de comparación para formar su declaración, como:

• = (igual a)

• (mas grande que)

• = (mayor o igual que)

• <= (menor o igual que)
• <> (no es igual a)

Comprender la sintaxis de la declaración IF de Excel es un paso crucial para aprender a usarla correctamente. El formato de la función es SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso]) donde los corchetes indican que este último argumento es opcional. Estos son fáciles de interpretar: prueba lógica significa la declaración que desea probar, valor_si_verdadero es el lugar para lo que desea que Excel muestre si la prueba es verdadera, y [valor_si_falso] es el lugar opcional para lo que desea que Excel muestre si la prueba es falsa.

Esto es suficiente para que pueda usar la fórmula de Excel para declaraciones si-entonces, que se puede demostrar usando el ejemplo "Presupuesto excesivo / dentro del presupuesto" de antes. Imagine que tiene la cantidad gastada por varios departamentos en la columna B y la cantidad presupuestada en la columna C, con los valores comenzando en la segunda fila. En la celda D2, escribirías = SI (B2> C2, "Presupuesto superior", "Dentro del presupuesto") para devolver el resultado que está buscando (teniendo en cuenta que debe usar comillas para que devuelva el texto dentro). La primera parte dice "si el valor en B2 es mayor que el valor en C2" (si el gasto es mayor que el presupuesto), la segunda parte dice "entonces devuelva el texto Por encima del presupuesto y la tercera parte dice "si no, regresa Dentro del presupuesto."

Aprovechar al máximo la herramienta de declaraciones IF de Excel significa poder combinar varias declaraciones IF cuando tiene una tarea adecuada para ello. Puede incluir una segunda declaración IF dentro de su declaración IF original, y puede incluir otra declaración IF dentro de esa y así sucesivamente. Esto es particularmente útil si desea categorizar algo en uno de varios grupos usando una sola fórmula. Por ejemplo, puede utilizar declaraciones IF anidadas para convertir las puntuaciones obtenidas por los estudiantes en una prueba en una calificación.

Para usar correctamente varias declaraciones IF, piense en la lógica de lo que le pide a Excel que haga. Esencialmente, después de su condición (el primer argumento en la función), puede agregar otra instrucción IF en el valor_si_verdadero o valor_si_falso espacios, para decirle a Excel qué hacer a continuación. Piense en esto como hacer que Excel verifique la celda con un segundo criterio si la celda en cuestión no lo hace cumple con el primer criterio (o de hecho, si cumple con el primero), y puede continuar este proceso por un largo tiempo hora. En otras palabras, estás convirtiendo "si esto, entonces eso" en "si esto y esto, entonces aquello "o" si no esto sino esto, entonces aquello ".

Imagina que les has dado a los estudiantes una prueba en la que una puntuación del 85 por ciento o más es una A, entre el 70 y el 85 por ciento. es una B, entre el 55 y el 70 por ciento es una C, entre el 40 y el 55 por ciento es una D y cualquier cosa más baja es una Fallar. Los puntajes están en la columna B, de la fila 2 a la fila 11. Puede usar una función SI de Excel cuidadosamente construida con múltiples condiciones para categorizar las calificaciones de los estudiantes.

La primera parte es fácil (para una puntuación en B2, en este ejemplo): = SI (B2> = 85, "A") le dice a Excel que devuelva una A si el estudiante obtuvo 85 o más. El anidamiento le permite agregar otras calificaciones, haciendo uso del tercer argumento (qué hacer si la condición es falsa) para agregar condiciones adicionales: = SI (B2> = 85, "A", SI (B2> = 70, "B")), que le dice a Excel que devuelva una A para puntuaciones de 85 o más, pero si no, devuelva una B si la puntuación es superior a 70. Continúe de esta manera para completar la fórmula, usando el tercer argumento para una nueva declaración IF cada vez: = SI (B2> = 85, "A", SI (B2> = 70, "B", SI (B2> = 55, "C", SI (B2> = 40, "D", "Fallo")) ))

Esto parece complicado, por lo que desglosarlo debería cimentar la idea. Los dos primeros argumentos dicen "si el puntaje en B2 es 85 o más, entonces el estudiante obtiene una A" y el tercero dice, "de lo contrario, verifique la siguiente condición". El segundo SI conduce a esta afirmación, "(para los estudiantes que obtienen menos de 85) si el puntaje en B2 es 70 o más, entonces el estudiante obtiene una B, y si no, marque la la siguiente condición. "El tercer SI dice," (para los estudiantes que obtienen menos de 70) si el puntaje en B2 es 55 o más, el estudiante obtiene una C, y si no, marque la siguiente condición "y la cuarta dice" (para estudiantes con una puntuación menor a 55) si la puntuación en B2 es superior a 40, el estudiante obtiene una D, si no, el estudiante falla ".

Siempre que ingrese la fórmula para su declaración IF correctamente, devolverá una de las opciones que le ha dado a Excel. Sin embargo, si comete un error, la fórmula puede devolver un 0 o #¿NOMBRE? en la celda que contiene su fórmula.

A 0 error significa que el valor_si_verdadero o valor_si_falso el argumento está vacío. Solucione este problema asegurándose de que se ingrese un valor en ambos argumentos, o al menos, en el valor_si_verdadero argumento. El valor_si_falso El argumento se puede eliminar por completo, y devolverá FALSE si no pone una segunda coma después de la valor_si_verdadero campo.

A #¿NOMBRE? El error le indica que probablemente haya escrito mal algo en la fórmula. Esto podría ser un poco más difícil de solucionar porque podría ser cualquier parte de la fórmula, pero el mejor consejo es volver a verificar todo o escribir la fórmula nuevamente.

La fórmula de la función IF anidada del ejemplo anterior se volvió bastante larga, que es una de las principales desventajas de usar múltiples declaraciones IF en Excel. Pueden volverse complicados y es fácil cometer un error porque tienes que seguir la lógica con cuidado para asegurarte de que todo funciona de la manera que deseas. Microsoft señala que una fórmula anidada incorrectamente podría incluso devolver el resultado correcto la mayor parte del tiempo, pero resultados incorrectos en raras ocasiones. Estos son difíciles de detectar.

No poner las condiciones en el orden correcto es un error común. En el ejemplo de las pruebas calificadas, si comenzó con la puntuación más baja = SI (B2> = 40, "D",… " y procedió a enumerar los demás en orden ascendente, incluso una puntuación de 100 devolvería una D. Esto se debe a que la primera condición se verifica primero, por lo que si comenzó con "si la celda B2 es 40 o superior, devuelva un D "clasificaría cualquier puntuación de 40 o más como D sin marcar nada más porque cumple con la primera condición. Este es un ejemplo perfecto de por qué necesita seguir la lógica de su fórmula.

También debe asegurarse de agregar la cantidad correcta de corchetes al final de varias declaraciones IF para cerrar la fórmula correctamente. Excel ayuda con esto coordinando el color y resaltando los corchetes mientras trabaja.

Técnicamente, puede anidar hasta 64 funciones IF en una sola fórmula, pero Microsoft no recomienda usar la función de esta manera por las razones anteriores. Las cosas se complican rápidamente y es probable que, si está tratando de anidar más de 10 declaraciones IF, ya exista una herramienta mejor para el trabajo incluida en Excel.

La alternativa más conveniente a la función IF es la función IFS, que es una versión de la función que realiza la misma tarea que anidar en una sola función y puede manejar hasta 127 condiciones. La función IFS tiene una sintaxis más simple: = IFS (prueba_lógica1, valor_si_verdadero1, [prueba_lógica2, valor_si_verdadero2], [prueba_lógica3, valor_si_verdadero3]…) y así. Esencialmente, esto funciona como declaraciones IF anidadas, excepto que las declaraciones IF posteriores ocupan el espacio después del "valor si es verdadero" sin necesidad de abrir la función nuevamente.

La fórmula en el ejemplo de calificación de la prueba se puede escribir mucho más simple con la función IFS. En vez de:

= SI (B2> = 85, "A", SI (B2> = 70, "B", SI (B2> = 55, "C", SI (B2> = 40, "D", "Fallo")) ))

simplemente escribe

= SI (B2> = 85, "A", B2> = 70, "B", B2> = 55, "C", B2> = 40, "D", VERDADERO, "Fallo")

El CIERTO en el lugar anterior al último dice "si no se cumple ninguno de los demás valores, devuelve el siguiente valor".

Esta función solo está disponible en Excel 2019 o Excel para Office 365.

La función BUSCARV en Excel es a menudo una alternativa más simple a múltiples declaraciones IF y está disponible en cualquier versión de Excel desde 2007 en adelante. No es ideal para todas las situaciones porque devuelve resultados para una coincidencia exacta o para el más cercano número, por lo que no se puede usar para calificaciones como el ejemplo anterior. Sin embargo, en muchas situaciones, puede ahorrarle mucho trabajo escribir una fórmula, aunque debe construir una tabla con posibles valores en una columna, como los productos que vende su tienda, y lo que desea que devuelva la función, como el precio del producto, en otra columna, por ejemplo.

La sintaxis de BUSCARV es = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) y aprender cada uno de los componentes le muestra cómo usarlo. El valor de búsqueda El argumento es el valor que desea verificar, que debe ser una celda en la misma columna que el inicio de la tabla con la que desea verificarlo, ya sea por encima o por debajo. El matriz de tabla es el rango de celdas que contiene su tabla de información, como productos y sus precios correspondientes, y col_index_num es la columna en la que desea que Excel busque para encontrar el valor a devolver, con 1 indicando la columna más a la izquierda, 2 indicando el siguiente y así sucesivamente. Finalmente, [rango de búsqueda] es opcional, pero ingrese "VERDADERO" si desea que Excel base la respuesta en el valor más cercano o "FALSO" si solo desea una coincidencia exacta.