Cómo hacer una búsqueda en una hoja de cálculo de Excel

Excel es una herramienta muy útil cuando se trata de analizar y sintetizar grandes cantidades de información, pero Encontrar una sola frase o figura en una hoja de cálculo voluminosa puede parecer como buscar una aguja en un alpaca. Con tantas columnas y filas de datos, localizar una sola pieza de información manualmente no es fácil ni práctico, lo cual es por qué Microsoft incluyó varias funciones que puede usar para realizar una búsqueda en Excel y mostrar la información que necesita buscar. Sin embargo, puede abordar el problema de varias maneras, por lo que es útil conocerlas todas antes de decidir la mejor manera de avanzar.

La forma más sencilla de buscar en una hoja de cálculo una frase o número específico es mediante el Encontrar ventana de la misma manera que lo haría en Microsoft Word y muchos otros programas de Office. Esta opción no requiere ningún código y devuelve exactamente lo que está buscando: las ubicaciones de las celdas de cadenas específicas de texto o números. Las otras opciones para encontrar información específica en una hoja de cálculo son más útiles para encontrar algo dentro de una celda específica y requieren un poco más de trabajo para obtener exactamente lo que desea.

Bajo la Casa pestaña, busque en el extremo derecho de la cinta Buscar y seleccionar en el Edición grupo. Haga clic en la flecha desplegable y luego elija Encontrar o Reemplazar de las opciones mostradas. El Encontrar La opción es solo para encontrar fragmentos específicos de texto y muestra la versión más simple de la ventana. Escriba el texto que está buscando en el Encontrar que campo y luego haga clic en Buscar siguiente para recorrer todas las instancias de la palabra, número o frase o Encuentra todos para enumerar todas las ubicaciones de celda que contienen el término de búsqueda.

Hacer clic Opciones >> para que aparezcan más opciones para exactamente lo que desea que devuelva la ventana. Puedes cambiar el Dentro campo para buscar en la hoja o en todo el libro. La búsqueda se puede organizar por fila o por columna utilizando el Búsqueda campo, y puede elegir buscar en fórmulas, valores o comentarios utilizando el Pase a ver campo. También tienes opciones para Caso de coincidencia, que devuelve solo celdas con casos coincidentes, o para Coincidir con todo el contenido de la celda cuando solo desea resultados en los que el término de búsqueda ocupa toda la celda. Puedes usar el Formato opción para buscar instancias de formato específico.

El Encontrar La opción localiza el término que está buscando, pero ¿qué sucede si desea cambiar algo en cada caso que ocurra? Por ejemplo, si ha incluido el nombre de un cliente como Herrero, pero en realidad es Smyth, querrás cambiar cada instancia de Herrero a Smyth. Utilizar el Reemplazar función para esto, que se selecciona mediante el menú desplegable en Buscar y reemplazar o cambiando al Reemplazar pestaña de la ventana que abrió en el último paso usando el Encontrar opción.

Este método funciona exactamente de la misma manera que el Encontrar sección, excepto que hay un campo adicional llamado Reemplazar con donde ingresa el texto o número que desea en su lugar. En el ejemplo, escribirías Herrero en el Encontrar que campo y Smyth en el Reemplazar con campo. Todas las demás opciones son las mismas, por lo que puede elegir buscar un término específico y reformatear cada una de las celdas que lo contienen, por ejemplo, usando el Formato opción junto a la Reemplazar con campo.

Como en el Encontrar sección, puede hacer clic en Reemplazar o Reemplaza todo para reemplazar cada instancia por turno o reemplazarlas todas a la vez.

Hay funciones específicas de Excel diseñadas para manejar diferentes aspectos de la búsqueda en Excel, con la Búsqueda siendo la función una de las dos más importantes. Esta función está diseñada para ayudarlo a buscar una celda específica para una cadena de caracteres. Aprender los conceptos básicos de cómo usarlo puede ser útil en muchas situaciones, especialmente cuando tiene celdas que contienen muchos caracteres.

El Búsqueda La función en Excel tiene tres argumentos en el formato BÚSQUEDA (buscar_texto, dentro_texto, [núm_inicial]) utilizando la terminología de Excel. El buscar texto sección es donde ingresa la cadena de texto que está buscando, y la inside_text La sección es donde ingresa la referencia de la celda que contiene el texto que desea buscar. Esto devuelve un número, que le dice el número de carácter donde comienza su término de búsqueda o #¡VALOR! si no aparece en la celda en absoluto. Puede usar el argumento opcional final [_start_num_] para ingresar un número de carácter, que inicia la búsqueda en este número de carácter e ignora todo lo que está antes.

Por ejemplo, si buscaba el código postal 98199 a partir de una serie de direcciones para encontrar personas en la hoja de cálculo que vivieran en la ubicación específica, debe escribir = Buscar ("98199", [referencia de celda_]) con una referencia a una celda específica en el lugar [_referencia de celda_], por lo que _ = Buscar ("98199", A3), por ejemplo. A partir de ahí, puede arrastrar la fórmula hacia abajo en la columna o por la fila para verificar otras celdas, recordando que volverá #¡VALOR! si el término no aparece.

El Encontrar La función en Excel funciona de manera muy similar a la Búsqueda función, pero no es tan eficaz como usar la Buscar y reemplazar opción si desea buscar en toda la hoja. Los argumentos de la Encontrar función son exactamente los mismos que los de la Búsqueda función: buscar texto, inside_text, [start_num]. Entonces, lo usa de la misma manera.

En el ejemplo anterior, escribiría = Buscar ("98199", A3) para ver dónde aparece el código postal en la celda A3, si es que aparece. Las salidas también son las mismas que para el Búsqueda función. Puede escribir esta fórmula en una celda y luego arrastrarla para copiar la fórmula pero cambiar cualquier celda referencias en consecuencia, lo que le permite buscar una hoja de cálculo o una columna o fila dentro de ella para un término específico.

Puede que te preguntes por qué Búsqueda y Encontrar son funciones de Excel independientes si tienen los mismos argumentos y generan la misma información básica. Hay dos diferencias clave entre estas dos funciones, y aprenderlas le ayudará a determinar cuál es la mejor para usar en cada situación.

El Búsqueda La función no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero Encontrar es. Si estas buscando verde, por ejemplo, el Encontrar la función no devolverá un valor para las celdas que contienen Verde, pero el Búsqueda la función será. La otra gran diferencia entre los dos es que Búsqueda le permite utilizar caracteres comodín en su cadena de búsqueda, lo que puede ser útil en muchas situaciones, pero Encontrar no lo hace.

Cuando desee buscar el inicio y el final de un término específico, pero desea devolver todos los resultados independientemente de lo que esté en el medio del término de búsqueda, puede utilizar los caracteres comodín ? y ***** con la función de búsqueda o el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

El ? carácter colocado en medio de un término de búsqueda (el buscar texto argumento) le dice a Excel que incluya el término específico con cualquier carácter individual en el espacio donde está el signo de interrogación. Por ejemplo, si busca ¿s? t, usted obtiene senté o colocar como resultados, pero no gastado, porque la última opción tiene varios caracteres entre los s y t.

El El carácter **** funciona básicamente de la misma manera que el signo de interrogación, excepto que puede tener cualquier número de caracteres en el espacio que ocupa. Por ejemplo, si busca _st, _ los resultados pueden incluir senté, sentarse, escupir, lugar, gastado y cualquier otra combinación con el s y t al principio y al final. El uso de cualquier carácter comodín en su búsqueda ofrece todos los resultados que busca sin perderse cualquier cosa que pueda ser relevante, pero tenga cuidado con cómo lo usa porque también puede conducir a extraños resultados.

Entonces, ¿qué haces cuando quieres buscar un signo de interrogación? ¿Cómo evitaría que Excel lo trate como un carácter comodín? Esto se puede lograr escribiendo una tilde ~ en el campo antes del personaje que estás buscando. Por ejemplo, si quisiera buscar un signo de interrogación en la celda A2, escribiría = Buscar ("~?", A2) en una celda vacía.

Cuando busca uno de los muchos términos en una celda específica, los métodos descritos hasta ahora no funcionan a menos que cree una búsqueda separada para cada término. Sin embargo, al utilizar una fórmula, es posible buscar varios términos a la vez, aunque este método tarda un poco en configurarse correctamente. Este método implica el Búsqueda función trabajando en combinación con el Es número función y SumProduct.

Aunque esto no es obligatorio, crear un rango con nombre porque la lista de cosas que desea probar simplifica el proceso. Haga esto ingresando cada uno de los términos de búsqueda en las celdas vecinas, resaltando todas las celdas y luego dándoles un nombre escribiendo el nombre en el campo superior izquierdo justo a la izquierda de la barra de fórmulas. Esto le permite consultar la lista completa por su nombre de pila. Sin embargo, también puede incluir todos los términos de búsqueda sin crear un rango con nombre separándolos con comas dentro { } soportes.

Para probar una celda, use la fórmula:

= SUMPRODUCTO (- ISNUMBER (SEARCH ([rango con nombre], [celda])))> 0

dónde [rango con nombre] se reemplaza con el nombre del rango o los corchetes {} que contienen cada término y [celda] se reemplaza por la referencia de la celda que desea probar.

La fórmula devuelve un CIERTO valor si la celda en cuestión contiene uno de los términos o FALSO si no es así. Se puede arrastrar hacia abajo para verificar otras celdas porque la referencia de celda en la fórmula se actualizará automáticamente.

Hay muchas formas de buscar en Excel, entonces, ¿cuál debería usar? La respuesta depende en gran medida de su propósito. Si está buscando en una gran lista de celdas un término específico, y en la mayoría de las situaciones en general, el Buscar y reemplazar box es la forma más fácil y eficaz de obtener su resultado. Sin embargo, si desea encontrar un término específico en una serie de celdas largas, el Búsqueda Es probable que la función sea la mejor opción, ya que no distingue entre mayúsculas y minúsculas y le permite utilizar caracteres comodín.

Si está buscando una de las muchas cosas en celdas específicas, la fórmula de la sección anterior es la forma más eficiente de completar su tarea.