Los campos hacen que sus datos sean accesibles.
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una sola persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena información sobre la información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada con un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería información específica sobre el empleado, tal vez el nombre del empleado, la fecha de contratación o el número de seguro social.
Consideraciones de tamaño
Un campo es un segmento de información que, cuando se agrupa con otros segmentos relacionados, proporciona un registro detallado de un objeto específico. La división de la información en incrementos más pequeños facilita el trabajo con los datos. Por ejemplo, es más fácil configurar letras y sus correspondientes etiquetas de correo si tiene tres campos para un nombre, como "Sr." "John" "Smith" en lugar de agrupados como "Sr. John Smith", especialmente si desea que el saludo de una carta diga "Estimado John" y desea dirigir la carta al "Sr. John Herrero".
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Los campos guardan los datos donde se esperan
En Microsoft Access, los registros (grupos de campos) se muestran como filas y los campos individuales se muestran en columnas. El campo también designa e identifica información exacta sobre una persona o cosa. El campo también indica a la base de datos dónde comienza y dónde termina cierta información. Un campo etiquetado como "nombre" identifica la información real (las letras que componen el nombre) y designa el punto donde comienza el nombre y donde termina.
Campos organizan sus datos
Los campos proporcionan una forma de organizar y clasificar información particular en una base de datos. Usando el nombre de un empleado como ejemplo, puede haber tres campos involucrados, y cada campo especifica dónde comienza el nombre y dónde termina, y lo separa del segundo nombre o apellido. En una base de datos de Microsoft Access, puede enumerar los nombres de sus empleados según los criterios que seleccione para agrupar todos los empleados que residen en un determinado estado, y luego enumerarlos en los grupos por apellido de "a" a "z".
Diferenciación
El campo también diferencia entre un registro de información y otro. Recuerde que un registro es una colección de campos que contienen valores relacionados con un tema en particular, como un empleado nuevo. En la situación en la que hay un empleado con el mismo nombre y apellido, puede ser un tercer campo, como un sufijo de nombre (Jr., Esq., M.D.) que diferenciaría entre los dos nombres similares (John Smith y John Smith, Jr.). Además, podría haber un campo configurado en la base de datos que sea para la "fecha de contratación". Este campo de fecha de contratación podría usarse para realizar la clasificación, filtrado y selección de ciertos registros (empleados específicos) que cumplen con los criterios seleccionados específicos (fecha en que fueron contratados).
Confusión de campo
Ocasionalmente, las personas pueden referirse al campo como un área de entrada de datos en un formulario en línea. Esto no es totalmente preciso; sin embargo, porque el campo en sí es en realidad parte de una tabla subyacente en Microsoft Access, donde la información se almacena en la base de datos. El campo en el que ingresa datos en el formulario es en realidad solo un método utilizado para recopilar datos para proporcionar valores para los campos en registros individuales.
