Cómo imprimir etiquetas usando Word

Durante mucho tiempo, Microsoft Word ha incluido plantillas para hojas de etiquetas imprimibles, así como para documentos comunes como cartas. Con diseños de etiquetas para los distintos proveedores, Word puede imprimir una sola entrada en una etiqueta en particular o producir una hoja completa de etiquetas de una sola vez.

Si tiene una lista de contactos en su libreta de direcciones de Outlook o una hoja de cálculo de Excel o base de datos de Access, Mail Merge puede importar la información para crear una serie de etiquetas automáticamente. Alternativamente, puede crear su propia lista de correo directamente en Word durante la combinación de correspondencia. La combinación de correspondencia de Microsoft no es mágica, pero puede funcionar casi tan rápido.

Obviamente, Mail Merge incluye toneladas de beneficios para las casas de correo y las grandes corporaciones que realizan envíos masivos. Pero es incluso muy útil para la gente corriente. Si ya no necesita entregar la dirección de cada sobre, su familia podría volver a enviar hermosas tarjetas navideñas (en papel) cada diciembre. Si ayuda a administrar la PTA local o una tropa Scout, Mail Merge podría ser muy útil para enviar volantes.

Hay tres documentos involucrados en una combinación de correspondencia. Cuando se trata de etiquetas, el documento principal es el que usa para configurar el diseño, incluido el logotipo de la empresa o su dirección de devolución en las etiquetas de envío, si desea incluirlas. Su lista de correo, que contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas, es la fuente de datos. Estos dos documentos, combinados, producen las etiquetas de dirección. Aquí hay un diagrama:

Hay algunos "errores" inesperados.

Si está utilizando Excel, Outlook o Access como fuente de datos, por ejemplo, debe seguir ciertas reglas que pueden no ser obvias de inmediato. Por ejemplo, cuando utilice una hoja de cálculo de Excel, debe asegurarse de que la columna de códigos postales o códigos postales tenga el formato de texto para no perder ceros.

Además, no puede usar sus contactos de Outlook como fuente de datos a menos que haya establecido Outlook como su programa de correo electrónico predeterminado.

Puede ser más sencillo usar Word como fuente de datos, especialmente si tiene experiencia con Word pero no tiene un conocimiento profundo de las otras herramientas de productividad de oficina de Microsoft.

A continuación, le mostramos cómo puede crear e imprimir rápidamente etiquetas de correo básicas en la mayoría de las ediciones de Word, todo dentro de Word, sin pasar por la rutina completa del Asistente para combinar correspondencia paso a paso, que consume más tiempo.

En Word, vaya al menú Archivo. Seleccione Nuevo documento y luego Documento en blanco.

en la pestaña Correspondencia, vaya al grupo Iniciar combinación de correspondencia y elija Iniciar combinación de correspondencia, Etiquetas. En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, marque si planea usar una impresora de alimentación continua o de hojas.

Luego, en Información de la etiqueta, elija su proveedor de etiquetas y el número de producto que corresponde al paquete de etiquetas que utilizará. Presiona OK.

Vaya a Seleccionar destinatarios y elija Escribir una lista nueva.

En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones que aparece, escriba la información de cada miembro de su lista de correo en cada columna según corresponda. (Hemos hecho esto a continuación con una breve lista de personajes de ficción).

Use la tecla Tab para moverse de una columna a la siguiente o avanzar a la siguiente fila de la tabla. Para crear una nueva fila en la tabla, elija Nueva entrada o presione ALT + N.

Una función fácil de usar llamada Personalizar columnas le brinda mucha flexibilidad sobre la información que debe incluir en sus etiquetas de correo. Como se indica a continuación, puede eliminar columnas como Título o Línea de dirección 2. También puede eliminar los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico, ya que de todos modos no suelen ser necesarios en las etiquetas de direcciones.

Además, en Personalizar columnas, puede agregar nuevas columnas, cambiar el nombre de las columnas existentes o cambiar el orden de las columnas en la lista. Una vez que haya realizado todos los cambios que desee en las columnas, elija Aceptar.

Cuando haya terminado de agregar a todas las personas que desea a su lista, haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, asigne un nombre a su nuevo archivo y luego elija Guardar.

Una vez que haya agregado todas las direcciones a su lista de correo, finalmente terminará con una lista de destinatarios de combinación de correspondencia que se parece a esto:

Word no necesariamente sabe cómo desea que se diseñen sus etiquetas. En el siguiente paso, vaya a Bloque de direcciones para definir dónde deben aparecer las direcciones en las etiquetas.

Después de seleccionar el bloque de direcciones, haga clic en Aceptar. Word insertará el bloque de direcciones en la primera etiqueta de dirección de la página. Después de eso, seleccione Actualizar todas las etiquetas para replicar la libreta de direcciones en todas las etiquetas de la página.

En la página Vista previa de resultados, debería ver una vista previa de todas las direcciones en la página.

Si todo parece correcto, vaya a Finalizar y fusionar para imprimir sus etiquetas. Si se ha encontrado con algún problema o si ha decidido que desea etiquetas con un aspecto más elegante, vuelva al menú Archivo y comience un nuevo documento en blanco.

Regrese al grupo Iniciar combinación de correspondencia, esta vez seleccionando el asistente, el de Combinación de correspondencia, por supuesto, no el de la Tierra de Oz de Dorothy.