Si tiene una pequeña empresa, la nómina es una parte de las operaciones costosa y que requiere mucho tiempo.
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Si tiene una pequeña empresa, la nómina es una parte de las operaciones costosa y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, gracias a la tecnología, no tiene que pagar un servicio de terceros ni invertir en software costoso para crear cheques en papel. Puede imprimir cheques de nómina fácilmente desde Excel, pero es esencial tener el papel y la tinta adecuados para imprimir a fin de garantizar que sus empleados puedan depositar su salario.
Plantilla de impresión de cheques Excel
El primer paso si desea imprimir cheques de nómina desde Excel es encontrar una plantilla. Puede encontrarlos fácilmente mediante una búsqueda en la web. Las plantillas básicas proporcionadas con Excel no incluyen comprobaciones, pero puede encontrar plantillas útiles para la documentación de respaldo, como hojas de horas.
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Una vez que haya encontrado y descargado una plantilla de impresión de cheques para Excel, ingrese información específica para el destinatario y el dinero que se desembolsará. Guarde el cheque como PDF, que luego puede imprimir y distribuir al empleado.
Tener un PDF de plantilla de impresión de cheques no es suficiente. Las instituciones financieras son diligentes en la prevención del fraude, por lo que no puede imprimir un cheque en papel normal y pasarlo por oficial. Si es posible, obtener los requisitos de las instituciones financieras que utilizan sus empleados para asegurarse de que sus cheques no sean denegados. Estos pueden incluir especificaciones de papel, tamaño y fuente.
Encontrar el papel adecuado
Después de usar la plantilla de impresión de cheques en Excel y crear los cheques en formato PDF, el siguiente El paso es confirmar que el papel y la tinta que debe utilizar para los cheques funcionan con la impresora que ya tener. Si no es así, debe ir a comprar una impresora nueva.
Cuando imprime el cheque en una impresora, debe estar en un papel más pesado que el que usa para la impresión diaria. Por ejemplo, Banco de America requiere que los cheques estén en papel que tenga las siguientes especificaciones:
- Tamaño entre 7.75 por 2.75 pulgadas y 8.75 por 3.667 pulgadas
- Entre 24 lb. y 44 lb. peso
- El grano del papel corre horizontalmente.
La buena noticia es que puedes comprarpapel de impresión de cheques que satisfaga la mayoría de los requisitos bancarios. Visite una tienda de suministros de oficina local o compre en línea y asegúrese de que el papel sea compatible con el tipo de impresora que tiene.
Encontrar la tinta adecuada
No puede simplemente pasar sus cheques a través de una impresora usando cartuchos de tinta estándar. Los bancos requieren Reconocimiento de caracteres de tinta magnética tinta o tóner para cheques. Si está imprimiendo en una impresora de inyección de tinta, necesita tinta MICR, mientras que imprimir sus cheques en una impresora láser requiere tóner MICR.
Si planea imprimir cheques de nómina desde Excel, también debe prestar atención a los requisitos bancarios en tinta. Con Bank of America, no puede usar el modo dúplex para imprimir sus cheques. Si sus cheques de nómina son de dos caras, el reverso debe estar impreso con tinta que no sea MICR. Si aprovecha las funciones de seguridad para evitar la manipulación, como marcas de agua o vacíos químicos, asegúrese de que su proceso de impresión cumpla con las regulaciones de los bancos de destino.