Προσθέστε έναν τίτλο στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου. Αυτό θα σας βοηθήσει να θυμάστε ποιες πληροφορίες υπάρχουν σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο διευθύνσεων. Ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων για διάφορους σκοπούς – για παράδειγμα, ένα για μέλη μιας λέσχης βιβλίου και ένα για μέλη της οικογένειας. Το να έχετε έναν ξεκάθαρο τίτλο θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τα πάντα οργανωμένα. Κάντε τον τίτλο με έντονη γραφή και αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς, χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην επάνω γραμμή εργαλείων.
Παραλείψτε μερικές γραμμές μετά τον τίτλο και εισαγάγετε επικεφαλίδες για τις στήλες στο βιβλίο διευθύνσεων. Οι ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών θα είναι πολύ χρήσιμες: Όνομα, Διεύθυνση, Πόλη, Πολιτεία, Ταχυδρομικός Κώδικας, Αριθμός τηλεφώνου, Αριθμός φαξ και Διεύθυνση E-mail. Πληκτρολογήστε αυτές τις επικεφαλίδες στις στήλες A έως H, αντίστοιχα. Είναι πολύ σημαντικό κάθε στοιχείο να εισάγεται σε ξεχωριστή στήλη.
Κέντρο και έντονη γραφή στις επικεφαλίδες των στηλών. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στον αριθμό της σειράς στα αριστερά της σειράς των επικεφαλίδων. Αυτό θα επισημάνει ή θα επιλέξει ολόκληρη τη σειρά. Και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία με έντονη γραφή και το κέντρο στην επάνω γραμμή εργαλείων.
Εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σε κάθε στήλη. Οι πληροφορίες για κάθε επαφή πρέπει να εισαχθούν σε ξεχωριστή σειρά. Ανάλογα με τον αριθμό των επαφών που έχετε, αυτό μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο. Αλλά, θυμηθείτε, θα χρειαστεί να το κάνετε μόνο μία φορά. Στο μέλλον, θα πρέπει απλώς να προσθέσετε νέες επαφές και να ενημερώσετε πληροφορίες. Εάν δεν έχετε συγκεκριμένα στοιχεία πληροφοριών για ορισμένες επαφές, αφήστε το κελί κενό. Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε τις συντομογραφίες δύο γραμμάτων που απαιτεί το ταχυδρομείο.
Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη Ταχυδρομικός κώδικας ώστε όλοι οι ταχυδρομικοί κώδικες να φαίνονται ίδιοι. Επισημάνετε όλο το κείμενο στη στήλη, εκτός από την επικεφαλίδα της στήλης. Κάντε δεξί κλικ στα επισημασμένα κελιά και επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών". Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αριθμός" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Ειδικό" στο πλαίσιο "Κατηγορία". Κάντε κλικ στο "Ταχυδρομικός κώδικας" ή "Ταχυδρομικός κώδικας+4" στο πλαίσιο "Τύπος". Κάντε κλικ στο "OK". Αυτό θα κάνει όλους τους ταχυδρομικούς κώδικες να φαίνονται ίδιοι.
Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη Αριθμός τηλεφώνου έτσι ώστε όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου στη στήλη να φαίνονται ίδιοι. Επισημάνετε το κείμενο στη στήλη Αριθμός τηλεφώνου, εκτός από την επικεφαλίδα της στήλης. Κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών". Στην καρτέλα "Αριθμός", επιλέξτε "Ειδικό" από το πλαίσιο "Κατηγορία". Κάντε κλικ στο "Αριθμός τηλεφώνου" στο πλαίσιο "Τύπος". Κάντε κλικ στο "OK".
