Πώς να συμπιέσετε αρχεία πριν τα στείλετε μέσω email

Όταν μεταφέρετε μεγάλα αρχεία σε ένα μήνυμα email, διατρέχετε τον κίνδυνο να υπερβείτε το όριο μεγέθους συνημμένου, γεγονός που προκαλεί την αποτυχία της αποστολής. Η συμπίεση αρχείων μειώνει το μέγεθός τους, καθιστώντας ευκολότερη την αποστολή τους χωρίς να φτάσετε αυτά τα όρια. Μερικοί από τους καλύτερους υποψήφιους για συμπίεση είναι τα μεγάλα αρχεία πολυμέσων, όπως βίντεο, φωτογραφίες και αρχεία ήχου, καθώς αυτά τείνουν να υπερβαίνουν τα όρια μεγέθους από μόνα τους -- ειδικά τα βίντεο.

Συνήθως χρησιμοποιούνται πολλές μορφές συμπίεσης και η επιλογή της σωστής εξαρτάται από μερικούς διαφορετικούς παράγοντες. Η συμπίεση ZIP υποστηρίζεται πιο συχνά και είναι πιο καθολική από άλλες, αλλά προσφέρει λιγότερη συμπίεση από μορφές όπως το RAR και το 7Z. Αυτές οι μορφές, ωστόσο, απαιτούν εξειδικευμένα προγράμματα για την αποσυμπίεση των αρχείων. Οι μορφές που μπορεί να αποσυμπιέσει ο παραλήπτης του αρχείου σας παίζουν μεγάλο ρόλο στην απόφασή σας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό καθιστά το ZIP την καλύτερη επιλογή, καθώς η συμπίεση ZIP είναι ενσωματωμένη στα Windows, εξαλείφοντας την ανάγκη για πρόσθετα πρόσθετα ή λήψεις.

Η ακριβής διαδικασία συμπίεσης αρχείων ποικίλλει ανάλογα με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε. Για να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη συμπίεση ZIP των Windows στα Windows 7, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή στο φάκελο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το "Αποστολή σε" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Συμπιεσμένος (συμπιεσμένος) φάκελος" από το αναπτυσσόμενο μενού που προκύπτει. Στα Windows 8, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση", ακολουθούμενο από το "Zip". Σε άλλα προγράμματα, συνήθως δημιουργείτε το αρχείο, προσθέτετε αρχεία σε αυτό και κατόπιν δίνετε εντολή στο πρόγραμμα να συμπιέσει. Για συγκεκριμένες οδηγίες, συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση του προγράμματος αρχειοθέτησής σας.

Το πόσο μικρό θέλετε να είναι το συμπιεσμένο αρχείο εξαρτάται από την υπηρεσία email που χρησιμοποιείτε για να το στείλετε. Τα όρια διαφέρουν από πάροχο σε πάροχο, επομένως θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον συγκεκριμένο πάροχο για ακριβείς λεπτομέρειες. Δημοφιλείς επιλογές όπως το Gmail και το Yahoo σας περιορίζουν στα 25 MB ανά email, ενώ το Outlook.com σας περιορίζει στα 10 MB ανά email. Τα προγράμματα-πελάτες email είναι συχνά παρόμοια, με το Microsoft Outlook να σας περιορίζει στα 20 MB ανά συνημμένο, αλληλογραφία Windows Live περιορίζοντας σας στα 10 GB ανά email και όχι περισσότερα από 50 MB ανά αρχείο και το Mozilla Thunderbird προσφέρει απεριόριστο μέγεθος.

Το cloud storage προσφέρει μια σταθερή εναλλακτική εάν το αρχείο σας εξακολουθεί να υπερβαίνει το όριο μεγέθους, ανεξάρτητα από το πόσο το συμπιέσετε. Αποθηκεύοντας το συμπιεσμένο αρχείο σε έναν διακομιστή cloud όπως το OneDrive, το Google Drive ή το Dropbox και στέλνοντας έναν σύνδεσμο λήψης στο παραλήπτη, εξοικονομείτε τον χρόνο που χρειάζεται για να επισυνάψετε το αρχείο και να στείλετε μεγάλα αρχεία -- ακόμα και αυτά που εκτείνονται σε πολλά gigabyte έδαφος. Αυτός είναι επίσης ένας πιο βολικός τρόπος για να μοιραστείτε το αρχείο με πολλά άτομα, καθώς χρειάζεται να μεταφορτωθεί μόνο μία φορά. Οι παραλήπτες σας μπορούν στη συνέχεια να κατεβάσουν το αρχείο όποτε τους βολεύει.