Διαφορά μεταξύ των επαφών και του βιβλίου διευθύνσεων στο Outlook

Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι που είναι εξοικειωμένοι με το Microsoft Outlook μπορεί να το χρησιμοποιούν κυρίως για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Το Outlook είναι μια ισχυρή εφαρμογή με πολλά εύχρηστα εργαλεία, όπως ημερολόγιο, διαχείριση εργασιών και λήψη σημειώσεων χαρακτηριστικό. Ένα άλλο βασικό στοιχείο του Outlook είναι η ικανότητά του να σας βοηθά να οργανώσετε τα προσωπικά στοιχεία των επαφών σας, είτε πρόκειται για συνάδελφους είτε για άτομα εκτός της εταιρείας σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με τα εργαλεία Επαφές και Βιβλίο διευθύνσεων.

Τόσο η λειτουργία Επαφές του Outlook όσο και το Παγκόσμιο Βιβλίο Διευθύνσεων μοιάζουν πολύ με ένα ηλεκτρονικό Rolodex, όπου μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες επικοινωνίας για άτομα με τα οποία πιθανότατα συναλλάσσεστε σε τακτική βάση. Ωστόσο, η λειτουργία Επαφές είναι συνήθως μια λίστα εξωτερικών επαφών, ενώ το Βιβλίο διευθύνσεων περιέχει πληροφορίες για άτομα που εργάζονται στην εταιρεία σας. Αυτή είναι μια κοινή ρύθμιση στον επιχειρηματικό κόσμο, επειδή τα Βιβλία διευθύνσεων αποθηκεύονται σε διακομιστή Exchange και μπορούν να κοινοποιηθούν σε όλους στην εταιρεία.

Η λειτουργία "Επαφές" έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθά να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες για άτομα με τα οποία είχατε επαφή στο παρελθόν, αλλά δεν εργάζεστε απαραίτητα για την εταιρεία σας. Η Παγκόσμια λίστα διευθύνσεων έχει σχεδιαστεί για να σας φέρει γρήγορα σε επαφή με συναδέλφους ή λίστες διευθύνσεων που καθορίζονται από την εταιρεία.

Ενώ και τα εργαλεία Επαφές και Βιβλίο διευθύνσεων περιέχουν πληροφορίες επικοινωνίας, μόνο οι Επαφές μπορούν να επεξεργαστούν από τους χρήστες επειδή είναι αποθηκευμένες στον υπολογιστή σας. Μπορείτε να προσθέσετε νέες επαφές, να επεξεργαστείτε πληροφορίες για υπάρχουσες επαφές και να διαγράψετε επαφές. Το Βιβλίο Διευθύνσεων, από την άλλη πλευρά, μπορεί συνήθως να επεξεργαστεί μόνο από έναν διαχειριστή συστήματος. Για οικιακούς χρήστες, οι λίστες είναι και οι δύο επεξεργάσιμες.

Το Βιβλίο Διευθύνσεων περιέχει συνήθως μια λίστα με κάθε υπάλληλο και τμήμα μιας εταιρείας, συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης email, της επέκτασης τηλεφώνου ή του αριθμού τηλεφώνου, του τίτλου και της τοποθεσίας. Κάνοντας κλικ σε μια μεμονωμένη καταχώριση θα λάβετε πρόσθετα στοιχεία επικοινωνίας, όπως δεύτερο αριθμό επιχείρησης και ταχυδρομική διεύθυνση. Μια καταχώριση επαφών περιλαμβάνει όνομα, εμφανιζόμενο όνομα και διεύθυνση email. Κάνοντας κλικ σε μια μεμονωμένη επαφή θα ανοίξει μια φόρμα με πεδία για εισαγωγή περισσότερων πληροφοριών, όπως εταιρεία, ταχυδρομική διεύθυνση, τίτλος εργασίας, αριθμοί τηλεφώνου και φωτογραφία.

Τόσο οι Επαφές όσο και το Βιβλίο Διευθύνσεων θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε γρήγορα τα στοιχεία επικοινωνίας των ατόμων έτσι ώστε δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο ψάχνοντας για επαγγελματικές κάρτες ή ξεφυλλίζοντας τους καταλόγους της εταιρείας. Στην κορυφή της διεπαφής του προγράμματος πιθανότατα έχετε ένα μικρό εικονίδιο που μοιάζει με ανοιχτό βιβλίο. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, εμφανίζεται ένα πλαίσιο αναζήτησης. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα σε αυτό το πλαίσιο αναζήτησης και να επιλέξετε εάν θα αναζητήσετε στο Βιβλίο διευθύνσεων ή στη λίστα Επαφών.