Πώς να "Marie Kondo" το γραφείο σας

Από το Netflix μέχρι το Instagram, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει ότι η μινιμαλιστική προσέγγιση του Mario Kondo για τον καθαρισμό της ακαταστασίας στο σπίτι σας και τη βελτίωση της ζωής σας στη διαδικασία κερδίζει ατμό. Στη δημοφιλή εκπομπή της στο Netflix Τακτοποίηση με τη Marie Kondo, το Kondo βοηθά τους ανθρώπους να οργανώσουν τα πάντα, από κουζίνες μέχρι ντουλάπες. Ο απλός κανόνας της: αν ένα αντικείμενο δεν προκαλεί χαρά μέσα σου, πέταξέ το.

Τι γίνεται όμως με αυτόν τον χώρο εργασίας; Πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τις ίδιες τεχνικές στο γραφείο σας, όπου τείνει να συσσωρεύεται ακαταστασία; Δείτε πώς να "Marie Kondo" το γραφείο στο σπίτι σας.

Τι μπορείτε να μετακινήσετε στο σύννεφο;

Οι πιθανότητες είναι καλές να χρησιμοποιείτε ήδη το cloud για ορισμένα πράγματα, όπως φωτογραφίες, κωδικούς πρόσβασης ή έργα συνεργασίας. Αλλά είναι καλή ιδέα να εξετάζετε τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε σε καθημερινή βάση —ειδικά τυχόν έντυπα αρχεία— και να αναρωτιέστε: «Μπορώ να εξοικονομήσω χώρο και χρόνο αποθηκεύοντας αυτό και μοιράζοντάς το στο cloud;»

Θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε την ίδια υπηρεσία cloud που προτιμά η εταιρεία σας (κοινές επιλογές περιλαμβάνουν το Google Drive, το Dropbox, iCloud και τις διάφορες λύσεις του Office 365) ή ζητήστε άδεια αποθήκευσης εγγράφων στο cloud, εάν είναι απαραίτητο. Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό, είναι μια εξαιρετική λύση για τον καθαρισμό της ακαταστασίας και τον εξορθολογισμό των καθημερινών σας εργασιών.

Ανταλλάξτε εφημερίδες και περιοδικά με υπολογιστή tablet

Εάν το γραφείο σας είναι γεμάτο με περιοδικά, περιοδικά ή εφημερίδες, ξεφορτωθείτε τα. Μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε μια διαδικτυακή μέθοδο ανάγνωσης αυτών των δημοσιεύσεων. Ευτυχώς, ταμπλέτες όπως το Kindle Fire ή το iPad προσφέρουν μια εξαιρετική εναλλακτική. Εφαρμογές όπως Apple News ή Flipboard σας επιτρέπει να επιμελείτε τις δικές σας πηγές ειδήσεων από οποιαδήποτε δημοσίευση, να προσαρμόσετε τα κανάλια ειδήσεων στις δικές σας ανάγκες και να δείτε οποιεσδήποτε αναφορές θέλετε με ένα σάρωση των δακτύλων σας. Ρυθμίστε έναν υπολογιστή tablet στο σταθμό εργασίας σας και απαλλαγείτε από την ακαταστασία των έντυπων αντιγράφων.

Αφαιρέστε χαρτιά και αρχεία από το γραφείο σας

Εάν σκέφτεστε σοβαρά να προσαρμόσετε τον χώρο εργασίας σας στο Kondo, ακολουθεί ένας κανόνας για εσάς: Δεν υπάρχουν χαρτιά ή αρχεία στο γραφείο σας. Τέλος της ιστορίας. Εάν δεν συμβουλεύεστε ενεργά ένα κομμάτι χαρτί, δεν πρέπει να βρίσκεται στο γραφείο σας.

Στις σημερινές διαδικασίες ροής εργασίας χωρίς χαρτί, αυτό δεν είναι τόσο δύσκολο όσο ακούγεται. Πιθανότατα χρειάζεστε πρόσβαση σε ένα ντουλάπι αρχείων για να αποθηκεύσετε ορισμένα πράγματα για μακροχρόνια χρήση, αλλά μέχρι εκεί. Για τα υπόλοιπα, μεταβείτε στην ψηφιακή τεκμηρίωση/υπογραφή ή σαρώστε αρχεία στον υπολογιστή σας οπότε δεν χρειάζεται να τα αφήσετε γύρω σας.

Εάν πρέπει οπωσδήποτε να κρατήσετε κάποια αρχεία κοντά σας, δοκιμάστε ένα κρεμαστό ράφι αρχείων ή ένα αρχείο επιφάνειας εργασίας οργανωτή που θα τα κρατήσει όλα σε ένα μέρος και δεν θα επιτρέψει σε κανένα να μείνει στην επιφάνεια του γραφείου σας εαυτό. Θα εκπλαγείτε με τη διαφορά που κάνει αυτό.

Ω, και μια συμβουλή μπόνους για αυτό που τους αρέσει να κάνουν σημειώσεις σε post-it σημειώσεις: Υπάρχει μια πληθώρα από εφαρμογές ψηφιακών αυτοκόλλητων σημειώσεων εκεί έξω. Προσπαθώ να αλλάξω σε ένα!

Βγάλτε και τα προσωπικά διακοσμητικά από το γραφείο σας

Ώρα σκληρής αλήθειας: Το γραφείο σας δεν είναι μέρος για προσωπικά συλλεκτικά αντικείμενα. Θέλετε ένα ωραίο φυτό για να φτιάξετε τη διάθεση; Εξαιρετική. Τι γίνεται με μια φωτογραφία με κορνίζα των αγαπημένων σας προσώπων; Το ένα είναι καλά. Αφήστε το έτσι. Τίποτα άλλο. Τέλος της ιστορίας.

Εάν χρησιμοποιείτε το γραφείο σας ως σπίτι για μια ολόκληρη συλλογή προσωπικών αντικειμένων, ειδώλων ή κουκλών, ήρθε η ώρα να τα ξεφορτωθείτε. Ναι, όλοι τους. Μετακινήστε τα σε ένα σημείο του σπιτιού σας όπου θα τα αγαπάτε, γιατί η εργασία δεν είναι το κατάλληλο μέρος για αυτά τα πράγματα και γεμίζουν σοβαρά τον χώρο σας. Εάν η συγκεκριμένη συλλογή σας πραγματικά σας φέρνει χαρά και δεν μπορείτε να φανταστείτε να εργάζεστε χωρίς αυτήν, τότε επενδύστε σε ένα ράφι και μετακινήστε τα όλα σε αυτό το ράφι, ώστε να μην μείνει κανένα στο γραφείο σας.

Χρησιμοποιήστε μια ασύρματη βάση φόρτισης

Τα μπερδεμένα καλώδια είναι ένας από τους χειρότερους τύπους ακαταστασίας…και δεν είναι τόσο απαραίτητα όσο κάποτε. Σκεφτείτε α ασύρματη βάση φόρτισης ή βάση φόρτισης, κατά προτίμηση ένα που μπορεί να χωρέσει πολλές συσκευές εάν είναι απαραίτητο. Όχι μόνο θα εξοικονομήσετε χρόνο συνδέοντας και αποσυνδέοντας τις συσκευές σας, αλλά θα σας βοηθήσουν να καθαρίσετε το γραφείο σας από τα ενοχλητικά καλώδια και θα σας αφήσουν να αισθάνεστε λιγότερο άγχος.

Καταγράψτε σημειώσεις με τον έξυπνο τρόπο

Εάν η δουλειά σας απαιτεί να κρατάτε σημειώσεις και σας αρέσει πολύ η χειροκίνητη διαδικασία καταγραφής των πραγμάτων, τότε βρείτε έναν τρόπο να ψηφιοποιήσετε τη διαδικασία. Τα σημερινά στυλό γραφίδας (από τη Microsoft, τη Samsung, την Apple και άλλες) μπορούν να σας βοηθήσουν να κρατάτε εύκολα σημειώσεις σε υπολογιστή tablet ή smartphone Αντίθετα, όπου μπορείτε να τα αποθηκεύσετε για αργότερα ή να τα ανεβάσετε και να τα μοιραστείτε όπως απαιτείται. Εάν χρειάζεστε πραγματικά την αίσθηση του χαρτιού κάτω από το στυλό σας, κοιτάξτε κάτι σαν το Rocketbook, ένα έξυπνο σημειωματάριο που μπορεί να μεταφέρει τα γραπτά σας σε ένα ψηφιακό αντίγραφο στον υπολογιστή σας όταν τελειώσετε.

Όταν τελειώσετε με αυτό, μπορεί να θέλετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο και να αδειάσετε το μεγαλύτερο μέρος του συρταριού με στυλό και μολύβι στα σκουπίδια. Εμπιστευτείτε μας, θα νιώσετε όμορφα!

Δημιουργήστε έναν χρόνο απορριμμάτων 5 λεπτών στο τέλος της ημέρας

Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο για να το υπενθυμίζει στον εαυτό σας περίπου πέντε λεπτά πριν τελειώσετε συνήθως με την εργάσιμη ημέρα. Αφιερώστε αυτά τα πέντε λεπτά και καθαρίστε. Πετάξτε ό, τι μπορείτε, ακολουθήστε τον κανόνα «χωρίς χαρτί στο γραφείο» και γενικά οργανωθείτε. Αφήστε τα πράγματα μακριά, κάντε προσαρμογές της τελευταίας στιγμής και απομακρύνετε αυτήν την προσωρινή ακαταστασία, ώστε να μην περιμένει την επόμενη φορά.

Αποκτήστε μια εξαιρετική εφαρμογή για την αποσυμφόρηση του υπολογιστή σας

Ακόμα κι αν έχετε ψηφιακό χώρο εργασίας, μπορεί να διαπιστώσετε ότι ο υπολογιστής σας είναι γεμάτος με περιττά αρχεία, προγράμματα, εικόνες και άλλα σκουπίδια. Ήρθε η ώρα να το καθαρίσετε. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα όπως App Cleaner ή Καθαρός Δάσκαλος για να σας βοηθήσει να καθαρίσετε όλα τα περιττά πράγματα. Μπορεί επίσης να θέλετε να κάνετε κάποιο μη αυτόματο καθαρισμό των φακέλων και των αρχείων σας—ο οποίος έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα επιτάχυνση του υπολογιστή σας.

Καθαρίστε και φιλτράρετε το email σας

Στοιχηματίζουμε ότι όλα αυτά τα γεμάτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προκαλούν μεγάλη χαρά σε εσάς. Ήρθε η ώρα να απαλλαγούμε από αυτά. Μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας φίλτρα και φακέλους email για να βοηθήσετε στην ταξινόμηση των πραγμάτων, αλλά υπάρχουν και εφαρμογές που μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν. Δοκιμάστε λογισμικό όπως Καθαρίστε το email, Mailstrom, ή Cleanfox για να αυτοματοποιήσετε τον καθαρισμό του email σας και να απολαύσετε τα οφέλη.

Συστάσεις των συντακτών

• Το χριστουγεννιάτικο δέντρο σας μπορεί να είναι φωτεινό, αλλά δείτε πώς να το κάνετε έξυπνο