Όταν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel, δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να εκτελείτε τα ίδια μονότονα βήματα ξανά και ξανά. Εξοικονομήστε χρόνο δημιουργώντας μακροεντολές που αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες εργασίες. Οι περισσότερες μακροεντολές Excel μπορούν να δημιουργηθούν χωρίς γνώση της εφαρμογής Visual Basic (VBA) της Microsoft, απλώς καταγράφοντας τα βήματα που κάνετε για την εκτέλεση της εργασίας.
Αυτά τα βήματα μπορεί να περιλαμβάνουν τυχόν πληκτρολογήσεις και κλικ του ποντικιού που κάνετε, όπως πληκτρολόγηση αριθμών ή κειμένου, κλικ σε κελιά σε εντολές στην κορδέλα και μορφοποίηση κελιών, στηλών ή σειρών. Εάν γνωρίζετε πώς να εργάζεστε με VBA, μπορείτε να επεξεργαστείτε τον εγγεγραμμένο κώδικα ή να δημιουργήσετε πιο σύνθετες μακροεντολές στον Επεξεργαστή VB (VBE), προσβάσιμες από το Excel και άλλες εφαρμογές του Microsoft Office.
Το βίντεο της ημέρας
Χωρίς καν να χρησιμοποιήσετε το VBE, ωστόσο, μπορείτε να εγγράψετε μια απλή μακροεντολή, για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε μια μεμονωμένη μορφή -- όπως ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ -- σε
όλες οι ημερομηνίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια άλλη μακροεντολή για τη μορφοποίηση των ονομάτων όλων πελάτες με ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς με έντονα, κόκκινα γράμματα.Μπορείτε επίσης να εγγράψετε μακροεντολές στο Excel που επεκτείνονται σε άλλες εφαρμογές του Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή η οποία ενημερώνει πρώτα έναν πίνακα στο Excel και στη συνέχεια ανοίγει το Outlook για να στείλει τον πίνακα σε μια λίστα καθορισμένων διευθύνσεων email.
Ετοιμάζομαι
Πριν από την εγγραφή μιας μακροεντολής, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, Προσαρμογή κορδέλας. Στη συνέχεια, στην κατηγορία Προσαρμογή κορδέλας, στη λίστα Κύριες καρτέλες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.
Αφού ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής, πρέπει να ενεργοποιήσετε την εκτέλεση μακροεντολών. Μπορείτε να το κάνετε στην καρτέλα Προγραμματιστής κάνοντας κλικ στην Ασφάλεια Μακροεντολών. Στη συνέχεια, στις ρυθμίσεις μακροεντολών, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση όλων των μακροεντολών και, στη συνέχεια, OK.
Καταγραφή της μακροεντολής
Μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο Εγγραφή μακροεντολής με έναν από τους δύο τρόπους. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα Κώδικας, κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής. Εναλλακτικά, πατήστε Alt+T+M+R.
Στο πλαίσιο Εγγραφή μακροεντολής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα σας μακροεντολή. Ο πρώτος χαρακτήρας πρέπει να είναι γράμμα, αλλά οι επόμενοι χαρακτήρες μπορεί να είναι αριθμοί, γράμματα ή σύμβολα υπογράμμισης.
Είναι καλή ιδέα να κάνετε το όνομα της μακροεντολής όσο το δυνατόν πιο περιγραφικό, ώστε να μπορείτε να βρείτε τη μακροεντολή γρήγορα, εάν χρειάζεται. Ωστόσο, θα δείτε επίσης ένα προαιρετικό πλαίσιο περιγραφής που μπορείτε να συμπληρώσετε εάν το επιθυμείτε.
Εάν θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα κλειδί συντόμευσης, πληκτρολογήστε το κεφαλαίο ή το πεζό γράμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πλαίσιο συντόμευσης.
Κάντε κλικ στο OK και το Excel θα αρχίσει να καταγράφει πραγματικά τις ενέργειές σας στη νέα μακροεντολή.
Κατά την εγγραφή, το κουμπί Εγγραφή μακροεντολής θα αλλάξει σε τετράγωνο Διακοπή εγγραφής. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί όταν ολοκληρώσετε την αποθήκευση της μακροεντολής σας.
Γενικά, θα θέλετε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή στη θέση Αυτό το βιβλίο εργασίας, αλλά εάν θέλετε να είναι διαθέσιμη κάθε φορά που εκκινείτε το Excel, θα πρέπει να την αποθηκεύσετε στο Βιβλίο εργασίας Personal Macro.
Κοινή χρήση μακροεντολής
Για να μοιραστείτε τη μακροεντολή στο υπολογιστικό φύλλο σας με άλλους, πρέπει να την αποθηκεύσετε ως αρχείο βιβλίου εργασίας με δυνατότητα μακροεντολής του Excel.
Διανείμετε το κύριο αρχείο βιβλίου εργασίας του Excel σε εκείνους τους συναδέλφους με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε τη μακροεντολή. Όταν ένας χρήστης βασίζει ένα βιβλίο εργασίας σε αυτό το κύριο αρχείο, η μακροεντολή θα παραμείνει ενσωματωμένη στο κύριο αρχείο.
Χρησιμοποιώντας το VBE
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή στην Κορδέλα. Κάντε κλικ στις Μακροεντολές και από αυτό το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προβολή μακροεντολών. Μπορείτε είτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα μακροεντολή που καταγράψατε είτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Το VBE θα ανοίξει, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε πιο ισχυρές μακροεντολές εάν γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία του VBA. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να προσθέσετε μεταβλητές, δομές ελέγχου και άλλον κώδικα που το Macro Recorder δεν μπορεί να καταγράψει.
