Μέρη ενός επιστολόχαρτου

Ένα επιστολόχαρτο είναι σταθερό που περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση ενός ατόμου ή μιας επιχείρησης. Μπορεί επίσης να περιέχει ένα λογότυπο εταιρείας, ένα προσωπικό λογότυπο ή άλλο γραφικό, όπως μια εποχική εικόνα. Ένα επιστολόχαρτο χρησιμοποιείται για να δώσει στη γραπτή επικοινωνία μια επαγγελματική εμφάνιση στην επίσημη αλληλογραφία. Τα κολέγια, για παράδειγμα, συνήθως περιλαμβάνουν τις σφραγίδες τους σε επιστολόχαρτα ως σημάδια επίσημης επικοινωνίας από το σχολείο.

Το όνομα του ατόμου ή της επιχείρησης που στέλνει την επιστολή εμφανίζεται συνήθως στο επάνω μέρος του επιστολόχαρτου στο κέντρο, αλλά ορισμένα σχέδια θα μπορούσαν να το έχουν αριστερά ή δεξιά ή να δουλεύουν με λογότυπο γραφικός. Μπορούν να προστεθούν επιπλέον γραφικά στο επιστολόχαρτο για λόγους διακόσμησης.

Η διεύθυνση μπορεί να εμφανίζεται στην κορυφή κοντά στο όνομα ή το λογότυπο ή στο κάτω μέρος του γράμματος στο υποσέλιδο. Η διεύθυνση θα περιέχει μεθόδους επικοινωνίας που το άτομο ή η εταιρεία επιθυμεί να δημοσιοποιήσει, όπως μια ταχυδρομική διεύθυνση, μια διεύθυνση email, μια διεύθυνση ιστότοπου ή/και ένα τηλέφωνο και έναν αριθμό φαξ.

Σε τυπικό στυλ επιχειρηματικής επιστολής, το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη εμφανίζονται στο επάνω μέρος του γράμματος κάτω από τις πληροφορίες ή το λογότυπο του αποστολέα. Ακολουθεί χαιρετισμός προς τον παραλήπτη για να ανοίξει η επιστολή.

Η ημερομηνία της επιστολής μπορεί να είναι πριν ή μετά το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη, αλλά πάντα προηγείται του χαιρετισμού.

Το τμήμα του σώματος του επιστολόχαρτου ακολουθεί τον χαιρετισμό και καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος του χώρου στη σελίδα.

Κάτω από το σώμα είναι το κλείσιμο και η υπογραφή του αποστολέα. Ορισμένα επιστολόχαρτα ενδέχεται να περιλαμβάνουν ένα γραφικό της υπογραφής του αποστολέα, εάν η επιστολή πρόκειται να σταλεί ως αρχείο μέσω email ή να μετατραπεί σε PDF (Μορφή φορητού εγγράφου) για χρήση στον Ιστό.