Μπορείτε να προσθέσετε μια υπενθύμιση μόνο εάν επισημάνετε το email.
Εκκινήστε το Microsoft Outlook 2013 και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο email" για να δημιουργήσετε ένα νέο email. Συντάξτε το email σας, κάντε κλικ στο "Follow Up" στην ομάδα Tags στην καρτέλα Message και επιλέξτε "Add Reminder". Εμφανίζεται το παράθυρο Προσαρμογή.
Επιλέξτε το πλαίσιο "Σημαία για μένα" για να δημιουργήσετε μια υπενθύμιση για τον εαυτό σας. Επιλέξτε τον τύπο της σημαίας από το πλαίσιο "Σημαία σε". Μπορείτε να επιλέξετε μια σημαία "Παρακολούθηση", "Για τις πληροφορίες σας", "Προώθηση", "Δεν απαιτείται απάντηση", "Ανάγνωση", "Απάντηση", "Απάντηση σε όλους" ή "Έλεγχος". Επιλέξτε την ημερομηνία έναρξης για τη σημαία από το πλαίσιο "Ημερομηνία έναρξης" και την ημερομηνία λήξης από το πλαίσιο "Ημερομηνία λήξης". Οι σημαίες επιτρέπουν στους ανθρώπους να εντοπίζουν γρήγορα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να ταξινομηθούν κατά κατάσταση σημαίας. Επιλέξτε το πλαίσιο "Υπενθύμιση" και επιλέξτε μια ημερομηνία και ώρα για την υπενθύμιση από τα δύο αναπτυσσόμενα πλαίσια.
Επιλέξτε το πλαίσιο "Επισήμανση για παραλήπτες" και, στη συνέχεια, το πλαίσιο "Υπενθύμιση" για να επισημάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους παραλήπτες και επίσης να προσθέσετε μια υπενθύμιση για αυτούς. Επιλέξτε τον τύπο της σημαίας από το πλαίσιο "Σημαία σε" και, στη συνέχεια, ορίστε την ημερομηνία και την ώρα για την υπενθύμιση χρησιμοποιώντας τα δύο αναπτυσσόμενα πλαίσια. Κάντε κλικ στο "OK" για να προσθέσετε τις υπενθυμίσεις στο email και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αποστολή" για να στείλετε το μήνυμα.
Κάντε κλικ στο "Tasks" στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του Outlook 2013 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Tasks" για να δείτε όλες τις εργασίες σας. Οι εργασίες μπορούν να ταξινομηθούν κατά θέμα, ημερομηνία λήξης, κατηγορία ή σημαία.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα εργασία" στη Νέα ομάδα στην καρτέλα Αρχική σελίδα για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Ανάθεση εργασίας" στην ομάδα Διαχείριση εργασιών στην καρτέλα Εργασία.
Επιλέξτε την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης για την εργασία από τα πλαίσια "Ημερομηνία έναρξης" και "Ημερομηνία λήξης". Επιλέξτε μια προτεραιότητα για την εργασία από τη λίστα "Προτεραιότητα". Μπορείτε να επιλέξετε μια προτεραιότητα "Υψηλή", "Κανονική" ή "Χαμηλή".
Επιλέξτε την κατάσταση της εργασίας από το πλαίσιο "Κατάσταση". Μπορείτε να επιλέξετε μια κατάσταση "Δεν ξεκίνησε", "Σε εξέλιξη", "Ολοκληρώθηκε", "Αναμονή για κάποιον άλλο" ή "Αναβολή".
Επιλέξτε το "Διατήρηση ενημερωμένου αντιγράφου αυτής της εργασίας στη λίστα εργασιών μου" εάν θέλετε να προσθέσετε την εργασία στη λίστα εργασιών σας και να την ενημερώσετε αυτόματα. Επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία", εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε όταν ο παραλήπτης ολοκληρώσει την εργασία.
Υπόδειξη
Μπορείτε να έχετε υπενθυμίσεις τόσο για εσάς όσο και για τους παραλήπτες στο ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν τα πλαίσια "Σημαία για εμένα" και "Σημαία για παραλήπτες" είναι και τα δύο επιλεγμένα.
Για να αφαιρέσετε υπενθυμίσεις και σημαίες, ανοίξτε το email, κάντε κλικ στο "Follow Up" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Add Reminder". Καταργήστε την επιλογή των πλαισίων "Σημαία για εμένα" και "Σημαία για παραλήπτες" για να αφαιρέσετε τις σημαίες και τις υπενθυμίσεις. Για να καταργήσετε μόνο τις υπενθυμίσεις, καταργήστε την επιλογή των πλαισίων "Υπενθύμιση". Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να έχετε υπενθύμιση χωρίς σημαία.
Εάν θέλετε να στείλετε μια υπάρχουσα εργασία, ανοίξτε την και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ανάθεση εργασίας". Μπορείτε να επεξεργαστείτε την εργασία πριν την στείλετε.
Μπορείτε να επαναλάβετε μια εργασία κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επανάληψη" στην ομάδα Επανάληψη και επιλέγοντας τις κατάλληλες επιλογές επανάληψης.
Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες παραμένουν στη λίστα εργασιών σας, αλλά δεν ενημερώνονται ποτέ. Ωστόσο, μπορείτε να λάβετε μια αναφορά κατάστασης για κάθε ολοκληρωμένη εμφάνιση, εάν επιλέξετε το πλαίσιο "Αποστολή αναφοράς κατάστασης όταν ολοκληρωθεί αυτή η εργασία".
Προειδοποίηση
Να είστε προσεκτικοί όταν στέλνετε υπενθυμίσεις με τα email σας. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να εκνευριστούν όταν σβήνει η υπενθύμιση, ειδικά αν είναι στη δουλειά. Για να επιλύσετε αυτό το πιθανό πρόβλημα, επισημάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον παραλήπτη χωρίς να επιλέξετε το πλαίσιο "Υπενθύμιση".
Δεν μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία σε πολλά άτομα. Ωστόσο, μπορείτε να χωρίσετε την εργασία σας σε πολλές μικρότερες εργασίες και να αναθέσετε την καθεμία σε διαφορετικό άτομο.
