Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google είναι ένα προϊόν Google που βασίζεται σε σύννεφο με όλες τις λειτουργίες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε έγγραφα. Η Google προσφέρει μια σειρά εφαρμογών που έχουν σχεδιαστεί για χρήστες που εργάζονται στο διαδίκτυο. Ενσωμάτωση με Οι δυνατότητες αποθήκευσης cloud του Google Drive σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση και να εργάζεστε στα έγγραφά σας από οπουδήποτε.

Η μετάβαση στα Έγγραφα Google μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία, καθώς υπάρχουν πολλές νέες δυνατότητες που πρέπει να ανακαλύψετε και η διεπαφή επεξεργασίας εγγράφων μπορεί να φαίνεται άγνωστη.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με τα Έγγραφα Google ακολουθώντας μερικά απλά βήματα και μαθαίνοντας περισσότερα σχετικά με τις διαφορετικές δυνατότητες αυτού του εργαλείου θα σας βοηθήσει να γίνετε ειδικός στα Έγγραφα Google σε ελάχιστο χρόνο.

Βήμα 1: Ρύθμιση του λογαριασμού σας Google

Η χρήση των Εγγράφων Google απαιτεί να εγγραφείτε για λογαριασμό Google. Είναι δωρεάν να το κάνετε και ο λογαριασμός σας σάς παρέχει πρόσβαση στο Gmail, Χάρτες Googleκαι το YouTube, καθώς και ολόκληρη τη σουίτα Drive.

Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Google, μεταβείτε στο τη σελίδα εγγραφής. Εισαγάγετε τα στοιχεία σας και ακολουθήστε τις υποδείξεις που εμφανίζονται στην οθόνη. Συγχαρητήρια! Τώρα έχετε λογαριασμό Google. Εάν έχετε ήδη λογαριασμό, απλώς συνδεθείτε όπως θα κάνατε συνήθως.

Βήμα 2: Εκκίνηση των Εγγράφων Google

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι πρόσβασης στα Έγγραφα Google, ανάλογα με τη συσκευή σας. Μπορείτε να κατεβάσετε την εφαρμογή από το App Store ή Google Play, ή κάντε κλικ στο Εφαρμογές Google εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του Αρχική σελίδα Google σελίδα (που αντιπροσωπεύεται από εννέα τελείες). Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στο Έγγραφα κουμπί — ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα κάτω μέσα στο μενού που εμφανίζεται ή να κάνετε κλικ Περισσότερα από την Google στο ίδιο αναδυόμενο μενού για να το δείτε.

Εναλλακτικά, μπορείτε να πλοηγηθείτε στο Google Drive και να επιλέξετε GoogleΈγγραφα μέσα στο Το Drive μου αναπτυσσόμενο μενού στο επάνω μέρος ή επιλέξτε Έγγραφα Google αφού κάνετε κλικ Νέος στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η τελευταία επιλογή είναι να πλοηγηθείτε απευθείας στο Έγγραφα Google. Μόλις εκκινήσετε την εφαρμογή Ιστού, θα είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε ένα έγγραφο.

Βήμα 3: Δημιουργία εγγράφου

Για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, κάντε κλικ στην κενή σελίδα με το πολύχρωμο Πρόσθεση υπογράψτε μέσα σε αυτό, το οποίο βρίσκεται στην επάνω αριστερή πλευρά της κύριας σελίδας των Εγγράφων Google. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό το εικονίδιο, κάντε κύλιση προς τα πάνω για να το δείτε ή κάντε κύλιση προς τα κάτω για να κάνετε κλικ στο πολύχρωμο Σημάδι συν εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Μόλις το κάνετε αυτό, το προαναφερθέν εικονίδιο κενή σελίδας με το πολύχρωμο σύμβολο προσθήκης θα εμφανιστεί ξανά στο επάνω μέρος της οθόνης σας. Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο.

Εάν δημιουργείτε ένα έγγραφο από το Drive, επιλέγοντας Έγγραφα Google μετά το χτύπημα Νέος θα δημιουργήσει αυτόματα ένα κενό έγγραφο. Εάν κάνετε κλικ στο μικρό, με τη δεξιά πλευρά Βέλος δίπλα στο Έγγραφα Google, μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με βάση ένα παρεχόμενο πρότυπο. Υπάρχει μια ποικιλία προτύπων για να διαλέξετε, όπως βιογραφικά, επαγγελματικές επιστολές και μια επιλογή προτύπων τρίτων. Μπορείτε ακόμη να ανεβάσετε ένα υπάρχον αρχείο .doc ή .docx στο Drive σας κάνοντας κλικ Νέο >Ανέβασμα αρχείου.

Βήμα 4: Ξεκινήστε να εργάζεστε

Μόλις δημιουργήσετε ένα έγγραφο, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δουλειά. Κάντε κλικ Εγγραφο χωρίς τίτλο στην επάνω αριστερή γωνία για να προσθέσετε έναν τίτλο στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον τύπο γραμματοσειράς, το μέγεθος του κειμένου και πολλά άλλα μέσω του Γραμμή εργαλείων στην κορυφή της σελίδας. Εάν δεν μπορείτε να δείτε τον τίτλο σας ή τη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της σελίδας, αυτές οι επιλογές ενδέχεται να είναι κρυφές. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο στραμμένο προς τα κάτω Βέλος στην επάνω δεξιά γωνία για να τα εμφανίσετε.

Εφόσον εργάζεστε στο πρόγραμμα περιήγησής σας, οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται στο έγγραφό σας θα αποθηκευτούν αυτόματα. Εάν κοιτάξετε στα δεξιά του τίτλου του εγγράφου σας στο επάνω μέρος της οθόνης, θα πρέπει να το δείτε Οικονομία… ή Αποθηκεύτηκε στο Drive. Περιμένετε να εμφανιστεί το δεύτερο μήνυμα πριν βγείτε για να βεβαιωθείτε ότι όλη η εργασία σας έχει αποθηκευτεί. Για να εμφανίσετε το ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου, κάντε κλικ στο Η τελευταία τροποποίηση έγινε πριν από [αριθμός δευτερολέπτων/λεπτών/ωρών] σύνδεσμος που βρίσκεται στα δεξιά του Βοήθεια κουμπί μενού στο επάνω μέρος της οθόνης σας. Στη συνέχεια, θα μεταφερθείτε σε μια οθόνη που σας δείχνει διαφορετικές επεξεργασμένες εκδόσεις του εγγράφου σας που μπορείτε να επιλέξετε να επαναφέρετε.

Πώς να μοιραστείτε τα πράγματά σας

Για να μοιραστείτε τα έγγραφά σας με άλλα άτομα, κάντε κλικ στο μπλε Μερίδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου που θέλετε να μοιραστείτε. Το κουμπί θα σφηνωθεί μεταξύ της φωτογραφίας σας — υποθέτοντας ότι έχετε προσθέσει μία στον λογαριασμό σας Google — και του Ανοίξτε το ιστορικό σχολίων εικονίδιο, το οποίο μοιάζει με συννεφάκι ομιλίας κινουμένων σχεδίων. Στη συνέχεια, προσκαλέστε άλλους χρήστες εισάγοντας τις κατάλληλες διευθύνσεις email στο παράθυρο που προκύπτει και κάνοντας κλικ Εγινε.

Τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε περιεχόμενο μπορούν είτε να επεξεργαστούν, να προβάλουν ή να σχολιάσουν ένα έγγραφο ανάλογα με τα δικαιώματα που τους εκχωρείτε. Αυτό μπορεί να αλλάξει πατώντας το αναπτυσσόμενο μενού απευθείας στα δεξιά του πεδίου διεύθυνσης email μόλις προσθέσετε κάποιον. Σε αυτό το μενού, μπορείτε να επισημάνετε κάποιον ως α Θεατής, Σχολιαστής, ή Συντάκτης.

Εάν θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο με άτομα που χρησιμοποιούν κάτι διαφορετικό από το email, κάντε κλικ Αντιγραφή συνδέσμου στο κάτω μισό του Κοινή χρήση με άτομα και ομάδες παράθυρο. Ένας σύνδεσμος θα αντιγραφεί στο πρόχειρό σας. Το έγγραφό σας μπορεί να έχει οριστεί από προεπιλογή σε περιορισμένο επίπεδο απορρήτου. Αυτό σημαίνει ότι μόνο άτομα που έχουν προστεθεί στο έγγραφό σας μπορούν να ανοίξουν τον σύνδεσμο που τους στέλνετε. Εάν θέλετε να αλλάξετε το επίπεδο απορρήτου του εγγράφου, ώστε να είναι προσβάσιμο από οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο, μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο μπλε Αλλαγή σε Όποιος έχει το σύνδεσμο υπερσύνδεσμος, ο οποίος βρίσκεται επίσης στο κάτω μισό του Μοιραστείτε με Άτομα και Ομάδες παράθυρο.

Μόλις το κάνετε αυτό, θα μεταφερθείτε σε ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να αντιγράψετε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο στο έγγραφό σας ή περισσότερο προσαρμόστε τα δικαιώματα του εγγράφου σας επιτρέποντάς σας να επιλέξετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες με το έγγραφο μόλις λάβουν ένα σύνδεσμο προς αυτό. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού (δηλαδή στα δεξιά του Οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο επιλογή) και μετά επιλέγοντας Θεατής, Σχολιαστής, ή Συντάκτης από το μενού.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σχολίων

Με τα Έγγραφα Google, μπορείτε να παρακολουθείτε σε πραγματικό χρόνο καθώς άλλα άτομα κάνουν αλλαγές σε ένα έγγραφο. Κάνοντας κλικ στο Ανοίξτε το ιστορικό σχολίων κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας, εσείς ή οποιοσδήποτε άλλος που βρίσκεται στο έγγραφο μπορείτε να ξεκινήσετε μια συζήτηση για το έργο σας. Μπορείτε επίσης να δείτε ποιοι χρήστες βλέπουν αυτήν τη στιγμή το έγγραφο χρησιμοποιώντας τη σειρά κύκλων που βρίσκεται στα αριστερά του Ανοίξτε το ιστορικό σχολίων κουμπί. Εάν κανείς εκτός από εσάς δεν κοιτάζει μια δεδομένη σελίδα, τίποτα δεν θα εμφανίζεται εδώ.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε κάθε έγγραφο έτσι ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για όλα τα σχόλια που προστίθενται στο έγγραφο, μόνο για σχόλια που αναφέρονται σε εσάς ή για καθόλου ειδοποιήσεις. Οι ειδοποιήσεις μπορούν να είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για τη συνεργασία με μεγάλες ομάδες ανθρώπων. Είναι ιδανικό όταν εργάζεστε με μια ομάδα που δεν βρίσκεται στον ίδιο φυσικό χώρο. Εάν, για κάποιο λόγο, δεν θέλετε οι χρήστες να έχουν την επιλογή να προσθέτουν σχόλια σε ένα δεδομένο έγγραφο, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη λειτουργία επεξεργασίας (περισσότερα για αυτό στην επόμενη ενότητα).

Γνωρίστε τους διάφορους τρόπους επεξεργασίας

Το ελειτουργία κατάδυσης αναπτυσσόμενο μενού (βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης κάτω από το Μερίδιο κουμπί) σας επιτρέπει να προβάλετε και να επεξεργαστείτε το έγγραφό σας με διάφορους τρόπους. Οι τρεις κύριες επιλογές σας είναι: Επεξεργαστείτε το αρχείο μόνοι σας (Επεξεργασία), προτείνετε αλλαγές για να κάνει κάποιος άλλος συνεργάτης (προτείνοντας), ή προβάλετε ή εκτυπώστε το έγγραφο (Προβολή). Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Microsoft Word, το προτείνοντας λειτουργούν παρόμοια με Παρακολούθηση αλλαγών. Το εργαλείο θα αναδείξει τις προτεινόμενες τροποποιήσεις σε μια αξιοσημείωτη απόχρωση σε όλο το έγγραφο. Άλλοι συντελεστές ή συντάκτες μπορούν είτε να εγκρίνουν είτε να απορρίψουν αυτές τις προτάσεις καθώς δημιουργούν το τελικό προσχέδιο. Εκτός από το προτείνοντας χαρακτηριστικό, μπορείτε να παρακολουθείτε το ιστορικό αναθεωρήσεων ενός εγγράφου Αρχείο > Ιστορικό έκδοσης > Δείτε το Ιστορικό εκδόσεων.

Δοκιμάστε έναν διαφορετικό τύπο εγγράφου

Το Google Drive περιέχει πλήθη. Το Google Slides είναι ένας αμφισβητίας της Microsoft PowerPoint, αλλά όπως και το Docs, ανοίγει την πόρτα στη συνεργασία πολλών συνεργατών. Τα Φύλλα Google είναι ο αντίπαλος του Microsoft Excel όσον αφορά τη δημιουργία και την επεξεργασία υπολογιστικών φύλλων.

Η σουίτα εφαρμογών ιστού παραγωγικότητας της Google είναι ένας δωρεάν και σκληρός ανταγωνιστής του Microsoft 365. Δεν είναι τόσο λεπτομερές ή ολοκληρωμένο, αλλά χωρίς χρέωση, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις εφαρμογές για να δημιουργήσουν και να αποθηκεύσουν περιεχόμενο στο διαδίκτυο με περίτεχνη συνεργασία. Οι χρήστες μπορούν να συνδεθούν στον Λογαριασμό τους Google για να αποκτήσουν πρόσβαση στα αποθηκευμένα Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις τους σε οποιαδήποτε συσκευή, οπουδήποτε στον κόσμο, αρκεί να έχουν πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Συστάσεις των συντακτών

• GPT-4: πώς να χρησιμοποιήσετε το chatbot AI που κάνει το ChatGPT σε ντροπή
• Πώς δοκιμάζουμε φορητούς υπολογιστές
• Ο αντίπαλος ChatGPT της Google μόλις ξεκίνησε στην αναζήτηση. Δείτε πώς να το δοκιμάσετε
• Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το Bing – η Αναζήτηση Google έχει επίσης AI τώρα
• Το OpenAI απειλεί με αγωγή για το φοιτητικό έργο GPT-4, ξεχνάει ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν