5 κόλπα του Microsoft Word που έφεραν επανάσταση στη ροή εργασίας μου

Το Microsoft Word είναι ένα σημαντικό μέρος πολλών από την καθημερινή μας επαγγελματική ζωή, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι το χρησιμοποιούμε πάντα όσο αξίζει. Στο περασμα του χρονου, Η Microsoft έχει προσθέσει νέες δυνατότητες που κάνουν το Word πιο ισχυρό, αλλά δεν έχετε πάντα πληροφορίες για νέες δυνατότητες ή ακόμα και για αυτά τα χρήσιμα κρυφά εργαλεία.

Για να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word, ακολουθούν πέντε κόλπα που βελτίωσαν δραματικά τον χρόνο μου με την εφαρμογή. Με τα χρόνια, αυτά μου εξοικονόμησαν χρόνο, μείωσαν τον κίνδυνο σφαλμάτων και ενίσχυσαν την αποτελεσματικότητά μου στη χρήση του Word.

Παρακολουθήστε μόνο τις αλλαγές σας

Εάν συνεργάζεστε με άλλους στα έγγραφά σας στο Word, τότε μπορεί να είστε εξοικειωμένοι με την παρακολούθηση αλλαγών. Αυτή η εύχρηστη λειτουργία σάς επιτρέπει να βλέπετε εύκολα τις προσθήκες ή τις αλλαγές όλων στο έγγραφο.

Με ένα ενημέρωση στο Word στα τέλη του 2021, η Microsoft πρόσθεσε τη δυνατότητα παρακολούθησης μόνο των αλλαγών σας. Για εκείνες τις στιγμές που δεν χρειάζεται ο καθένας να παρακολουθεί τα δικά του και θέλετε απλώς να δείτε το δικό σας, αυτό είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό.

Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο του Word και μεταβείτε στο Ανασκόπηση αυτί.

Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αναπτυσσόμενο βέλος.

Βήμα 3: Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών βέλος και επιλέξτε Μόνο δικό μου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο έγγραφό σας, να προσθέσετε σχόλια και να αποδεχτείτε τις αλλαγές που κάνετε μόνοι σας χωρίς τη συμμετοχή των συνεργατών σας.

Εκμεταλλευτείτε περισσότερο το πρόχειρο

Το Πρόχειρο του Office είναι μια δυνατότητα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε άλλες εφαρμογές του Office όπως το Excel και το Outlook εκτός από το Word. Με αυτό, οτιδήποτε αντιγράψετε παραμένει στο πρόχειρο μέχρι να αντιγράψετε κάτι άλλο.

Αυτό που κάνει το πρόχειρο τόσο χρήσιμο εργαλείο είναι ότι μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε ό, τι υπάρχει στο ιστορικό του έως και 24 στοιχεία. Αυτό περιλαμβάνει κείμενο καθώς και εικόνες. Επιπλέον, λειτουργεί είτε το χρησιμοποιείτε Επεξεργασία > αντίγραφο, κάντε δεξί κλικ και αντίγραφο, ή το συντόμευση πληκτρολογίουCtrl+ ντο.

Για να δείτε το πρόχειρο, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και κάντε κλικ στην εκκίνηση του πλαισίου διαλόγου Πρόχειρο. Αυτό είναι το μικροσκοπικό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία του τμήματος Πρόχειρο της κορδέλας.

Θα δείτε το παράθυρο εργασιών του Προχείρου ανοιχτό στην αριστερή πλευρά με μια λίστα με τα στοιχεία που έχετε αντιγράψει. Επιλέξτε ένα στοιχείο για να το επικολλήσετε στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο βέλος στα δεξιά ενός στοιχείου και να επιλέξετε Επικόλληση ή, για να το αφαιρέσετε, επιλέξτε Διαγράφω.

Στο επάνω μέρος του παραθύρου εργασιών, θα δείτε πρόσθετες ενέργειες σε Επικόλληση όλων ή Τα καθαρίζω όλα αντικείμενα, τα οποία είναι και τα δύο βολικά.

Αυτό είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου, εάν χρησιμοποιείτε συχνά ενέργειες αντιγραφής και επικόλλησης στα έγγραφά σας του Word.

Εισαγάγετε τυχαίο κείμενο για σύμβολα κράτησης θέσης

Αν χρειάστηκε ποτέ να αφιερώσετε χρόνο στη δημιουργία ενός εγγράφου χωρίς το κείμενο, θα εκτιμήσετε αυτό το επόμενο τέχνασμα για το Microsoft Word. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια απλή γραμμή και το Word θα εισαγάγει τυχαίο κείμενο για εσάς. Αυτό είναι ιδανικό για σύμβολα κράτησης θέσης μέχρι να έχετε το κείμενο που χρειάζεστε.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε αυτό το κείμενο στο έγγραφό σας.

Μέθοδος 1: Για τυχαίο κείμενο, όπου P είναι ο αριθμός των παραγράφων και S είναι ο αριθμός των προτάσεων που θέλετε, πληκτρολογήστε τα εξής:

=RAND(P, S)

Για παράδειγμα, το =RAND(2,3) σας δίνει δύο παραγράφους με τρεις προτάσεις η καθεμία.

Μέθοδος 2: Για lorem ipsum (κοινό κείμενο κράτησης θέσης), πληκτρολογήστε την παρακάτω εντολή. Όπως το RAND, χρησιμοποιήστε αριθμούς για τον αριθμό των παραγράφων (P) και των προτάσεων (S) που θέλετε να εισαγάγετε.

=LOREM(P, S)

Έτσι, το =LOREM(4,2) σας παρέχει τέσσερις παραγράφους που περιέχουν δύο προτάσεις η καθεμία.

Αμέσως μετά την πληκτρολόγηση της εντολής, το κείμενο θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας, έτοιμο για χρήση ως σύμβολο κράτησης θέσης στο Πρότυπο λέξης ή έγγραφο.

Αποθηκεύστε και επαναχρησιμοποιήστε κείμενο, εικόνες και άλλα

Κάθε φορά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά κάτι κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου, όπως το παραπάνω πρόχειρο, είναι μια ευπρόσδεκτη λειτουργία.

Το Microsoft Word προσφέρει Γρήγορα Ανταλλακτικά και AutoText που λειτουργούν παρόμοια, επιτρέποντάς σας να αποθηκεύετε και να επαναχρησιμοποιείτε κείμενο, εικόνες, πίνακες, υπογραφές, και άλλα στοιχεία. Εάν πιάνετε τον εαυτό σας να πληκτρολογείτε ή να εισάγετε το ίδιο πράγμα ξανά και ξανά, τότε αυτά τα εργαλεία είναι για εσάς.

Βήμα 1: Επιλέξτε το κείμενο, την εικόνα ή άλλο στοιχείο που θέλετε να αποθηκεύσετε.

Βήμα 2: μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα και κάντε κλικ στο Γρήγορα Ανταλλακτικά αναπτυσσόμενο βέλος.

• Για να το αποθηκεύσετε ως Γρήγορο Εξάρτημα, επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής στη Συλλογή Γρήγορων τμημάτων.
• Για να το αποθηκεύσετε ως AutoText, μεταβείτε στο Αυτόματο κείμενο και επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής στο AutoText Gallery.

Βήμα 3: Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορείτε να του δώσετε ένα όνομα με νόημα, να επιλέξετε σε ποια Συλλογή θα το αποθηκεύσετε, να προσθέσετε μια κατηγορία και να συμπληρώσετε οποιαδήποτε άλλα στοιχεία θέλετε.

Βήμα 4: Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε την καταχώρισή σας.

Όταν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε την αποθηκευμένη επιλογή σας, τοποθετήστε τον κέρσορα στο έγγραφο όπου τον θέλετε. Επιστροφή στο Εισάγετε καρτέλα, κάντε κλικ στο Γρήγορα Ανταλλακτικά αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε το στοιχείο. Στη συνέχεια εμφανίζεται στο έγγραφό σας στο σημείο που καθορίσατε με τον κέρσορα.

Το κύριο διαφορές μεταξύ Quick Parts και AutoText είναι ότι το AutoText είναι μέρος της δυνατότητας Quick Parts και το καθένα έχει τη δική του Gallery για αποθηκευμένα στοιχεία.

Όποιο κι αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε, ή ίσως και τα δύο, θα εκτιμήσετε αυτόν τον εκπληκτικό τρόπο εξοικονόμησης χρόνου και μείωσης των σφαλμάτων από την επανάληψη ή την ανάγνωση του ίδιου περιεχομένου.

Λήψη και εισαγωγή στιγμιότυπων οθόνης

Ένα ακόμη τέχνασμα παραγωγικότητας για το Word που αξίζει να αναφερθεί είναι το εργαλείο Screenshot. Με αυτό, μπορείτε γρήγορα και σχεδόν χωρίς κόπο να εισάγετε ένα στιγμιότυπο οθόνης στο έγγραφό σας. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα άλλο ανοιχτό παράθυρο στην επιφάνεια εργασίας σας ή να εισαγάγετε ένα στιγμιότυπο οθόνης από κάτι που τραβάτε με μη αυτόματο τρόπο.

Για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο, μεταβείτε στο Εισάγετε καρτέλα και κάντε κλικ στο Στιγμιότυπο οθόνης αναπτυσσόμενο βέλος.

Στο επάνω μέρος του πλαισίου, θα δείτε τα άλλα ανοιχτά παράθυρα. Επιλέξτε ένα για να το εμφανίσετε στο έγγραφό σας και στη συνέχεια να το μορφοποιήσετε ή να το επεξεργαστείτε όπως οποιαδήποτε άλλη εικόνα στο Word.

Εναλλακτικά, μπορείτε να καταγράψετε ένα συγκεκριμένο τμήμα της οθόνης σας ή άλλο παράθυρο. Επιλέγω Αποκοπή οθόνης. Θα δείτε τον κέρσορα σας να αλλάζει σε σταυρόνημα. Σύρετε για να τραβήξετε το τμήμα που θέλετε και αφήστε το όταν τελειώσετε. Το απόκομμα θα εμφανιστεί αυτόματα στο έγγραφό σας ως στατική εικόνα.

Οταν χρειάζεσαι στιγμιότυπα οθόνης από τον υπολογιστή σας, μπορείτε να εξαλείψετε την ανάγκη να ανοίξετε ένα εργαλείο στιγμιότυπου οθόνης, να τραβήξετε ό, τι χρειάζεστε, να το μέγεθος και να το αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε στο έγγραφο για να το εισαγάγετε. Απλώς χρησιμοποιήστε το ενσωματωμένο εργαλείο Στιγμιότυπου οθόνης του Word.

Συστάσεις των συντακτών

• Αυτή η στοιβαγμένη, κάθετη ρύθμιση οθόνης έφερε επανάσταση στη ροή εργασίας μου
• 5 λειτουργίες που θέλω να δοκιμάσω στο πρόγραμμα περιήγησης Edge της Microsoft που υποστηρίζεται από ChatGPT
• Η Microsoft μπορεί να τοποθετήσει το ChatGPT στο Outlook, στο Word και στο PowerPoint
• Ο Microsoft Edge έχει ένα νέο κόλπο για αυξημένη απόδοση
• Χρήση του Office; Ο υπολογιστής σας μπορεί να κινδυνεύσει λόγω αυτής της αλλαγής της Microsoft