Αποκλείστε τις διακοπές στο Outlook, ώστε οι συνάδελφοι να γνωρίζουν ότι θα λείπετε.
Πίστωση εικόνας: Robert Daly/OJO Images/Getty Images
Χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook 2013, αποκλείστε την ώρα των διακοπών στο ημερολόγιό σας απλά κλείνοντας ένα ραντεβού με τον εαυτό σας. Εάν το γραφείο σας χρησιμοποιεί Microsoft Exchange, μπορείτε να προσαρμόσετε τα μηνύματα αυτόματης απάντησης που πηγαίνουν μόνο σε άτομα που συμμετέχουν τον οργανισμό σας, ενώ στέλνετε ένα διαφορετικό μήνυμα σε οποιονδήποτε άλλο σας στέλνει ένα email ενώ λείπετε. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Exchange, μπορείτε ακόμα να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις σε μηνύματα από το Outlook, αλλά θα πρέπει να αφήσετε τον υπολογιστή σας ενεργοποιημένο όσο λείπετε.
Ώρα κράτησης στο ημερολόγιό σας
Βήμα 1
Ανοίξτε το Ημερολόγιο στο Outlook 2013, σύρετε τον κέρσορα στις ημέρες που θα βρίσκεστε σε διακοπές και κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο μπλοκ του χρόνου. Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί «Νέο ραντεβού» και να εισάγετε τις ώρες έναρξης και λήξης στα κατάλληλα μενού.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Πληκτρολογήστε "Διακοπές!" ή άλλος τίτλος που ισχύει για την άδεια σας στο πλαίσιο "Θέμα". Εισαγάγετε μια τοποθεσία εάν θέλετε στο πλαίσιο "Τοποθεσία". Το "Hawaii" λειτουργεί πάντα καλά, ακόμα κι αν μένετε στο σπίτι για μια εβδομάδα για να παρακολουθήσετε το Netflix.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Εμφάνιση ως" που βρίσκεται στην ομάδα Επιλογές κάτω από την καρτέλα Ραντεβού και επιλέξτε "Εκτός γραφείου" για να επιτρέψετε σε όλους όσους έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιό σας να δουν πότε θα λείπετε. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση & Κλείσιμο" για να οριστικοποιήσετε τα σχέδια των διακοπών σας -- τουλάχιστον όσον αφορά το Ημερολόγιο του Outlook.
Αυτόματες απαντήσεις με το Exchange
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" στο Outlook 2013 και επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου)." Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, δεν έχετε λογαριασμό Microsoft Exchange. Ανοίγει το παράθυρο Αυτόματες Απαντήσεις.
Βήμα 2
Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων". Σημειώστε ότι είναι επιλεγμένη η καρτέλα "Μέσα στον οργανισμό μου".
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο μεγάλο πεδίο κειμένου και πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να σταλεί σε οποιονδήποτε εντός του οργανισμού σας όσο λείπετε. Αυτό κανονικά θα πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία που επιστρέφετε. Εάν κάποιος σας καλύπτει ενώ λείπετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού του ατόμου ή τα στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης εάν θέλετε. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές μορφοποίησης πάνω από το πεδίο κειμένου για να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εκτός από τον οργανισμό μου", εάν θέλετε το Outlook να απαντά αυτόματα και σε άτομα που δεν εργάζονται στην εταιρεία σας. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός του οργανισμού μου". Επιλέξτε είτε την επιλογή "Μόνο οι επαφές μου" ή "Οποιοσδήποτε εκτός του οργανισμού μου". Το κείμενο που χρησιμοποιήσατε για τις αυτόματες απαντήσεις στον οργανισμό σας εμφανίζεται αυτόματα στο πεδίο κειμένου μηνύματος. Επεξεργαστείτε αυτό το μήνυμα όπως θέλετε ή διαγράψτε το και γράψτε ένα διαφορετικό μήνυμα.
Βήμα 5
Κάντε κλικ στα μενού "Ώρα έναρξης" και "Ώρα λήξης" για να επιλέξετε την ημερομηνία και την ώρα που θα φύγετε για διακοπές και πότε θα επιστρέψετε στο γραφείο. Το Outlook θα στείλει την αυτόματη απάντησή σας κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου.
Βήμα 6
Απενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις εάν επιστρέψετε νωρίς κάνοντας κλικ στο μενού "Αρχείο" και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κουμπί "Απενεργοποίηση" κάτω από την επιλογή Αυτόματες απαντήσεις.
Αυτόματες απαντήσεις χωρίς ανταλλαγή
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο email" στο Outlook 2013. Πληκτρολογήστε έναν κατάλληλο τίτλο στη γραμμή "Θέμα", όπως "Εκτός αυτής της εβδομάδας" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο πεδίο "Μήνυμα".
Βήμα 2
Επιλέξτε «Αποθήκευση ως» από το μενού Αρχείο. Κάντε κλικ στο μενού "Αποθήκευση ως τύπου" και επιλέξτε "Πρότυπο του Outlook". Από προεπιλογή, ο τίτλος του αρχείου είναι ο ίδιος με τη γραμμή θέματός σας, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε εάν χρειάζεται. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" που βρίσκεται στην αρχική καρτέλα της Κορδέλας. Επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων" από το αναπτυσσόμενο μενού. Ανοίγει το παράθυρο Κανόνες και Ειδοποιήσεις.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέος κανόνας". Αυτό ανοίγει τον Οδηγό νέων κανόνων. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα που λαμβάνω" που βρίσκεται στην ενότητα "Έναρξη από κενό κανόνα". Κάντε κλικ στο "Επόμενο". Εμφανίζεται μια λίστα επιλογών για να φιλτράρει ποιος πρέπει ή όχι να λαμβάνει το μήνυμά σας εκτός γραφείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι το μήνυμα θα αποστέλλεται μόνο σε μηνύματα όταν το όνομά σας είναι στο "Προς" πεδίο και όχι το πεδίο "CC" ή μπορείτε να καθορίσετε ότι η απάντηση θα αποστέλλεται μόνο σε μηνύματα με υψηλή σημασια.
Βήμα 5
Επιλέξτε τις επιλογές για να προσδιορίσετε ποιος λαμβάνει ή όχι την αυτόματη απάντηση. Εάν αφήσετε κενές τις επιλογές, η αυτόματη απάντηση αποστέλλεται σε όλους όσοι σας στέλνουν ένα email. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 6
Κάντε κλικ στην επιλογή "Απάντηση με χρήση συγκεκριμένου προτύπου" στην ενότητα Βήμα 1 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στην ενότητα Βήμα 2. Ανοίγει ένα παράθυρο πλοήγησης. Κάντε κλικ στο μενού "Look In" και επιλέξτε "User Templates in File System" και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο μηνύματος αυτόματης απάντησης που μόλις δημιουργήσατε πριν από λίγα λεπτά.
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο", ελέγξτε τις επιλογές σας και κάντε ξανά κλικ στο "Επόμενο". Κάντε κλικ στο "Τέλος". Αφήστε το Outlook να εκτελείται στον υπολογιστή σας. Εάν ο υπολογιστής τεθεί σε κατάσταση αναστολής λειτουργίας, τερματιστεί η λειτουργία του ή εάν το Outlook είναι κλειστό, το μήνυμα αυτόματης απάντησης δεν θα σταλεί σε κανέναν.
Βήμα 8
Πατήστε το εικονίδιο "Αναζήτηση" στην οθόνη έναρξης των Windows 8.1, πληκτρολογήστε "sleep" και επιλέξτε "Power and Sleep Settings". Κάντε κλικ το μενού "Sleep" και επιλέξτε "Never". Σε φορητό υπολογιστή, αυτό είναι διαθέσιμο μόνο στο "When Plugged In, Turn Off After" μενού.
Βήμα 9
Απενεργοποιήστε την αυτόματη απάντηση όταν επιστρέψετε από τις διακοπές επιστρέφοντας στην επιλογή "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων" από το κουμπί Κανόνες. Κάντε κλικ στο σημάδι επιλογής δίπλα στον κανόνα για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση και κάντε κλικ στο "Εφαρμογή". Μην ξεχάσετε να επαναφέρετε τη ρύθμιση αναστολής λειτουργίας του υπολογιστή σας στο κανονικό.
Υπόδειξη
Εάν το γραφείο σας χρησιμοποιεί Microsoft Exchange, μπορείτε να ορίσετε έναν συνάδελφο ως εκπρόσωπο για τα email και το ημερολόγιό σας όταν λείπετε. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" του Outlook 2013, επιλέξτε "Ρυθμίσεις λογαριασμού", κάντε κλικ στην επιλογή "Ανάθεση πρόσβασης" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη". Πληκτρολογήστε το όνομα του συναδέλφου σας, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο "Προσθήκη". Στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε τι μπορεί να κάνει ο πληρεξούσιος, όπως η αποδοχή συσκέψεων εκ μέρους σας, στα δικαιώματα εκπροσώπου κουτί διαλόγου. Στη συνέχεια, ο αντιπρόσωπός σας μπορεί να έχει πρόσβαση στον λογαριασμό σας.
