Πληκτρολογήστε τα γράμματά σας αντί να τα γράψετε με το χέρι για ευκολότερη επεξεργασία.
Με την εξέλιξη της τεχνολογίας, οι μέρες που γράφαμε γράμματα με το χέρι και στη συνέχεια ταχυδρομούσαμε πέρασαν. Τώρα, απλά ανοίγετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, πληκτρολογείτε το γράμμα σας και στη συνέχεια το στέλνετε στον εκτυπωτή σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με έργα και έγγραφα, το βιογραφικό σας ή οποιοδήποτε άλλο υλικό για εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε την επιστολή σας στον υπολογιστή σας για να την εκτυπώσετε ξανά ή να κάνετε αλλαγές σε δευτερόλεπτα αργότερα.
Βήμα 1
Ανοίξτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στον υπολογιστή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εμπορικό λογισμικό όπως το Microsoft Word ή να χρησιμοποιήσετε το Wordpad, το οποίο δεν έχει τόσες πολλές δυνατότητες, αλλά είναι δωρεάν με τα Windows. Εάν χρησιμοποιείτε Linux, το OpenOffice είναι μια δωρεάν σουίτα λογισμικού παραγωγικότητας ανοιχτού κώδικα.
Το βίντεο της ημέρας
Βήμα 2
Γράψτε την επικεφαλίδα της επιστολής σας στο επάνω μέρος της σελίδας. Οι περισσότερες επιστολές, τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές, απαιτούν να βάλετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία.
Βήμα 3
Απευθυνθείτε στον αναγνώστη σας δύο γραμμές κάτω από την επικεφαλίδα σας με έναν χαιρετισμό. Για μια φιλική επιστολή, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το "Αγαπητέ μου", ενώ μια επαγγελματική επιστολή μπορεί να περιλαμβάνει "Κύριε Τζόουνς" ή "Ποιον μπορεί να αφορά".
Βήμα 4
Πληκτρολογήστε το σώμα του γράμματος. Διαχωρίστε τις χρήσιμες πληροφορίες σε παραγράφους για να τις διευκολύνετε στην ανάγνωση και κατανόηση.
Βήμα 5
Επιλέξτε ένα κλείσιμο. Έχετε υπόψη σας το κοινό σας. Για παράδειγμα, δεν θέλετε να κλείσετε την αλληλογραφία με έναν επαγγελματία ή επιχειρηματικό συνεργάτη με το "Love" ή ένα γράμμα στον καλύτερο φίλο σας με υπερβολική επισημότητα. Διπλασιάστε το διάστημα και αφήστε αρκετό χώρο για να υπογράψετε το όνομά σας αφού εκτυπώσετε το γράμμα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα και το επώνυμό σας.
Βήμα 6
Εκτελέστε τη λειτουργία ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου για να ελέγξετε για λάθη στυλ και ορθογραφίας. Μια επιστολή με κραυγαλέα λάθη φαίνεται αντιεπαγγελματική και μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια απάντηση ή να αγνοηθεί.
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο "Αρχείο" και μετά επιλέξτε "Εκτύπωση". Εάν θέλετε να εκτυπώσετε το γράμμα σας σε σταθερό ή υψηλής ποιότητας χαρτί, πρώτα εκτυπώστε ένα αντίγραφο σε κανονικό χαρτί για να ελέγξετε για τυχόν ορατά σφάλματα, όπως ακατάλληλα περιθώρια ή κενά μεταξύ τους παραγράφους.
Υπόδειξη
Πάντα να αποθηκεύετε το γράμμα σας στον υπολογιστή σας για λίγο, ακόμα κι αν πιστεύετε ότι δεν θα το χρειαστείτε αργότερα. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη να το ξαναγράψετε. Τα έγγραφα είναι τόσο μικρά που η αποθήκευσή τους δεν επηρεάζει σημαντικά την αποθήκευση των αρχείων σας.
