Το email έχει γίνει μια ουσιαστική μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας. Αν και το προσωπικό email είναι ανεπίσημο, η αποστολή email για επιχειρήσεις απαιτεί επαγγελματισμό και ευγένεια. Τα βασικά μέρη μιας έντυπης επαγγελματικής επιστολής ισχύουν και για την αλληλογραφία στο Διαδίκτυο.
Θέμα
Κάντε τη γραμμή θέματος σύντομη και ακριβή. Αποφύγετε τη χρήση χαρακτηρισμών που θα μπορούσαν να ενεργοποιήσουν το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του παραλήπτη, όπως "Re", μια παραδοσιακή συντομογραφία υπομνήματος γραφείου για "Σχετικά" ή "Fwd", που σημαίνει ένα προωθημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να συμπληρώνετε πάντα τη γραμμή θέματος. Εάν το αφήσετε κενό, θα μπορούσε επίσης να κλωτσήσει το μήνυμά σας στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Το βίντεο της ημέρας
Χαιρετισμός
Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό για επαγγελματικά μηνύματα email. Το "Αγαπητέ κύριε Φόστερ" δημιουργεί πολύ καλύτερη εντύπωση από το "Hey, Bob" και αντανακλά την εικόνα σου ως επιχειρηματία. Αφήστε μια κενή γραμμή μετά τον χαιρετισμό και, στη συνέχεια, ξεκινήστε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το μοτίβο διευκολύνει την ανάγνωση ολόκληρου του μηνύματος από τον παραλήπτη.
Σώμα
Ακολουθήστε τις τυπικές οδηγίες επαγγελματικών επιστολών για το σώμα του email σας. Χρησιμοποιήστε ευγενική γλώσσα για να κάνετε ένα αίτημα ή να εξηγήσετε ένα σημείο. Εάν δεν είστε σίγουροι ότι ο παραλήπτης θα σας θυμάται ή εάν επικοινωνείτε για πρώτη φορά, παρουσιάστε τον εαυτό σας στην πρώτη γραμμή. Το "Ευχαριστώ που μιλήσατε μαζί μου την περασμένη Πέμπτη σχετικά με το συμβόλαιο Johnson" θα μειώσει τη μνήμη του παραλήπτη προτού μπείτε στις λεπτομέρειες της επιχείρησης.
Υπογραφή
Προσθέστε μια κενή γραμμή μετά το κύριο μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξανά για να κάνετε το μήνυμα πιο εύκολο στα μάτια και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε το μήνυμα με ένα ευγενική υπογραφή, όπως "Δική σου αλήθεια", "Ειλικρινά" ή ακόμα και "Ευχαριστώ". Μετά το όνομά σας, προσθέστε τη διεύθυνση email, το τηλέφωνό σας αριθμός. τον τίτλο σας με την εταιρεία και ακόμη και τη διεύθυνση του γραφείου εάν θέλετε. Αυτό προσφέρει στον παραλήπτη όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε ένα μέρος.
Διαβάστε δύο φορές, στείλτε μία φορά
Πριν πατήσετε "Αποστολή", διαβάστε ξανά το email για να αναζητήσετε προβλήματα: Είναι η διεύθυνση email του παραλήπτη σωστή στο "Προς" πεδίο, υπάρχει κατάλληλη γραμμή στο πεδίο "Θέμα" και είναι το μήνυμα απαλλαγμένο από ορθογραφία, συμφραζόμενα ή γραμματικά Σφάλματα. Ελέγξτε ξανά την υπογραφή σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Μείνε Επαγγελματίας
Χρησιμοποιήστε μόνο μαύρο κείμενο σε λευκό φόντο. Επιλέξτε μια επιχειρηματική γραμματοσειρά, όπως Times New Roman ή Courier. Μη χρησιμοποιείτε έγχρωμες γραμματοσειρές με καμπύλες, φόντο με βαριά γραφικά, emoticons ή αργκό του Διαδικτύου, όπως "LOL" (Γελώντας δυνατά). Αποφύγετε να πληκτρολογείτε ένα μήνυμα με όλα τα κεφαλαία γράμματα, το οποίο θεωρείται ότι φωνάζετε σε μορφή κειμένου. Εάν στέλνετε ένα επαγγελματικό email σε μεγάλο αριθμό παραληπτών, χρησιμοποιήστε την επιλογή Blind Carbon Copy (BCC). Με αυτόν τον τρόπο, η διεύθυνση email κάθε αναγνώστη προστατεύεται και είναι λιγότερο πιθανό να καταλήξει στη λίστα ανεπιθύμητων μηνυμάτων κάποιου.
