Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Drive

Το Google Drive είναι μια λύση αποθήκευσης cloud με αποθηκευτικό χώρο 15 GB διαθέσιμο για δωρεάν και επί πληρωμή πακέτα, καθώς και πρόσθετο χώρο αποθήκευσης και λειτουργίες. Το Google Drive είναι μια φιλική προς τον χρήστη επιλογή χάρη στην απλή διεπαφή και την ενσωμάτωσή του με Έγγραφα Google.

Εάν είστε νέος στη χρήση του Google Drive, ρίξτε μια ματιά στον παρακάτω οδηγό για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, να ανεβάσετε και να κατεβάσετε έγγραφα, να μοιραστείτε τα αρχεία σας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την υπηρεσία.

Ξεκινώντας

Πρόσβαση στο Google Drive

Βήμα 1: Εάν δεν έχετε ήδη ένα, θα χρειαστεί αποκτήστε λογαριασμό Google πριν συνεχίσετε με το Drive. Η εγγραφή είναι δωρεάν και θα σας δώσει ομαλή, συγχρονισμένη πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες της Google. θα χρειαστεί να πληρώσει ένα τέλος εάν θέλετε περισσότερο από 15 GB αποθηκευτικού χώρου, αλλά εάν το επιλέξετε δεν θα επηρεάσει την ικανότητά σας να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία. Λήψη

Google Chrome Δεν βλάπτει επίσης, δεδομένου ότι το δημοφιλές πρόγραμμα περιήγησης ιστού διαθέτει αρκετές επεκτάσεις και εργαλεία που ενσωματώνονται καλά με το Drive.

Βήμα 2: Αφού εγγραφείτε (ή συνδεθείτε στον υπάρχοντα λογαριασμό σας), μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Drive μέσω του προγράμματος περιήγησής σας ή της αποκλειστικής εφαρμογής για κινητά, η οποία είναι προς το παρόν διαθέσιμη και για τα δύο Android και iOS.

Πλοήγηση

Μόλις συνδεθείτε στο Drive, κάντε κλικ στο σύμβολο πολύχρωμα συν Νέος κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία ή Το Drive μου, το οποίο βρίσκεται προς το κέντρο της οθόνης. Στην εφαρμογή για κινητά, πατήστε τον κύκλο με το σύμβολο συν στην κάτω δεξιά γωνία. Αυτό ανοίγει ένα μενού που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ή να ανεβάσετε ένα αρχείο στο Drive. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα έγγραφο word, μια παρουσίαση παρουσίασης, μια φόρμα, ένα σχέδιο και πολλά άλλα πράγματα μέσω εφαρμογών τρίτων.

Δεν θα προχωρήσουμε σε βάθος σχετικά με τον τρόπο χρήσης καθενός από αυτά τα δωρεάν προγράμματα εδώ, αλλά εδώ είναι μερικές συμβουλές για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες γρήγορα:

Συμβουλή 1: Τα κουμπιά στο Drive είναι αρκετά απλά, αλλά αν δεν είστε βέβαιοι για το τι κάνει, απλώς τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό με το ποντίκι σας. Θα πρέπει να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που να εξηγεί τη λειτουργία του κουμπιού.

Υπόδειξη 2: Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Office — π.χ. Excel, Word ή PowerPoint — τότε τα λογισμικά Φύλλα, Έγγραφα και Παρουσιάσεις της Google θα σας φαίνονται οικεία. Λειτουργούν παρόμοια και είναι αναμφισβήτητα πιο διαισθητικά. Δεν θα βρείτε τόσες προηγμένες λειτουργίες όπως στο λογισμικό της Microsoft, αλλά το Drive είναι δωρεάν, οπότε αυτό είναι αναμενόμενο.

Υπόδειξη 3: Ενώ μπορείτε να πάτε στο δημοτικό Έγγραφα, Φύλλα, ή Διαφάνειες σελίδα για να δείτε όλα τα αρχεία αυτού του τύπου σε ένα μόνο μέρος, η δημιουργία φακέλων μπορεί να είναι ένας καλύτερος τρόπος για να παραμείνετε οργανωμένοι. Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο, κάντε κλικ στο Νέος κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία, επιλέξτε Ντοσιέ, και ονομάστε τον κατάλογο αρχείων. Στη συνέχεια, απλώς σύρετε τα αρχεία σας στο φάκελο της επιλογής σας από την κύρια σελίδα του Drive.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αστέρι στα αρχεία στα οποία θα θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση αργότερα κάνοντας κλικ Προσθήκη αστεριού στο μενού αυτού του αντικειμένου, ωστόσο έχετε υπόψη σας ότι μπορούν να προβληθούν μόνο από το άτομο που τα πρόσθεσε και όχι από εκείνους με τους οποίους έχετε μοιραστεί ένα συγκεκριμένο στοιχείο.

Υπόδειξη 4: Ένας άλλος τρόπος για να βρείτε γρήγορα ένα στοιχείο στο Drive σας είναι χρησιμοποιώντας το Αναζήτηση στο Drive λειτουργία. Στην κορυφή κάθε σελίδας υπάρχει ένα πεδίο όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας το όνομά του ή τον τύπο αρχείου του. Εάν πατήσετε το βέλος που βλέπει προς τα κάτω σε αυτό το πεδίο ή Περισσότερα εργαλεία αναζήτησης, μπορείτε να καθορίσετε ακόμη περισσότερα και να αναζητήσετε αρχεία με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως η ημερομηνία ή με ποιον έχετε μοιραστεί το αρχείο.

Αξιοποιήστε στο έπακρο το Google Drive

Μεταφόρτωση και κοινή χρήση εγγράφων

Για να ανεβάσετε ένα έγγραφο στο Drive, κάντε κλικ είτε στο Μεταφόρτωση Αρχείων ή Ανέβασμα αρχείου κουμπί κάτω Νέος ή Το Drive μουκαι επιλέξτε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας. Το Drive είναι εξαιρετικό για προσωπική χρήση, αλλά αυτό που το κάνει να ξεχωρίζει από άλλες υπηρεσίες cloud είναι τα ισχυρά εργαλεία συνεργασίας του. Εάν χρειάζεται να εργαστείτε εξ αποστάσεως με κάποιον σε ένα έργο, μπορείτε να μοιραστείτε ένα έγγραφο μαζί του και να κάνετε αλλαγές μαζί σε πραγματικό χρόνο.

Για να μοιραστείτε ένα έγγραφο αφού το δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο Μερίδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία, προσθέστε τους συνεργάτες σας χρησιμοποιώντας τις διευθύνσεις email τους και κάντε κλικ στο μπλε Εγινε κουμπί. Μόλις τους παραχωρηθεί πρόσβαση, το έγγραφο θα πρέπει να εμφανίζεται κάτω από το Μοιράστηκε μαζί μου καρτέλα στον πίνακα ελέγχου του Drive και ένας σύνδεσμος προς το κοινόχρηστο έγγραφο θα σταλεί επίσης στα εισερχόμενα του email τους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης στο κάτω μέρος του Κοινή χρήση με άτομα και ομάδες μενού για αποστολή του αρχείου μέσω κειμένου ή άλλης υπηρεσίας ανταλλαγής μηνυμάτων. Απλώς κάντε κλικ στο Αντιγραφή συνδέσμου στο κάτω μέρος αυτού του μενού.

Ενώ βρίσκεστε σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο, μπορείτε να δείτε ποιος άλλος το επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή κοιτάζοντας στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Τα ονόματα των συνεργατών θα εμφανίζονται με διαφορετικά χρώματα (ή με την εικόνα του λογαριασμού τους), ώστε να μπορείτε να τα ξεχωρίζετε γρήγορα. Απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από οποιοδήποτε χρώμα για να δείτε ποιον αντιπροσωπεύει.

Λήψη εγγράφων και πρόσβαση σε αρχεία εκτός σύνδεσης

Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία του Drive είναι η δυνατότητα προβολής και επεξεργασίας αρχείων ακόμα κι αν δεν έχετε πρόσβαση στο διαδίκτυο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κατεβάσετε το Έγγραφα Google εκτός σύνδεσης επέκταση για το Google Chrome. Μόλις γίνει λήψη — και ενεργοποιηθεί στο δικό σας Ρυθμίσεις μονάδας δίσκου — μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία (Έγγραφα, Φύλλα και Διαφάνειες) ακόμα και όταν ταξιδεύετε ή χωρίς internet για λίγες ώρες. Ένας γκρι κύκλος με έναν κεραυνό μέσα από αυτόν θα εμφανιστεί δίπλα στο όνομα του αρχείου σας στο παράθυρο του αρχείου, ενημερώνοντάς σας όταν είστε εκτός σύνδεσης.

Ένα από τα μειονεκτήματα αυτού, ωστόσο, είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση μόνο σε αρχεία που έχετε δημιουργήσει και δεν έχετε μοιραστεί με κανέναν. Πρέπει επίσης να έχετε ήδη ανοίξει το Google Drive στο πρόγραμμα περιήγησής σας για να το κάνετε αυτό. Η πρόσβαση στα δεδομένα είναι δυνατή και εκτός σύνδεσης μέσω της εφαρμογής για κινητά, με την προϋπόθεση ότι έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Ρυθμίσεις Εκ των προτέρων.

Προσθήκη πολλών συνεργατών μέσω μιας Ομάδας Google

Εάν θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο με μια μεγάλη ομάδα ατόμων, μπορείτε να αποφύγετε την εισαγωγή κάθε διεύθυνσης email ξεχωριστά κοινοποιώντας το έγγραφο με ένα ολόκληρο Ομάδα Google. Κάθε άτομο σε αυτήν την ομάδα (καθώς και τα άτομα που προστέθηκαν αργότερα στην ομάδα) θα έχουν πρόσβαση σε οτιδήποτε έχετε μοιραστεί.

Κοινή χρήση πολλών αρχείων ταυτόχρονα

Θέλετε να μοιραστείτε μια δέσμη αρχείων ταυτόχρονα; Αντί να μοιράζεστε κάθε αρχείο ξεχωριστά, μπορείτε να τα μετακινήσετε σε έναν φάκελο και να μοιραστείτε αυτόν τον φάκελο. Όλοι με τους οποίους μοιράζεστε τον φάκελο θα έχουν πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα μέσα σε αυτόν.

Μετατροπή εγγράφων που δημιουργούνται με άλλα προγράμματα

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα αρχείο εγγράφου σε άλλο πρόγραμμα, αλλά πρέπει να το μετατρέψετε σε Google Drive, είστε τυχεροί. Μπορείτε να κάνετε την αλλαγή γρήγορα, αρκεί τα έγγραφα να είναι σωστά μορφοποιημένα. Αφού το μετακινήσετε στα Έγγραφα Google, μπορείτε να μοιραστείτε το αρχείο με οποιονδήποτε συνεργάτη αμέσως. Για να ξεκινήσετε, ανεβάστε το επιλεγμένο αρχείο. Ο. γράψτε το στο Drive και θα εμφανιστεί μια οθόνη προεπισκόπησης εγγράφων. Επιλέξτε Άνοιγμα με από το κουμπί του αναπτυσσόμενου μενού. Ανάλογα με τον τύπο του αρχείου, η Google ενδέχεται να κάνει αυτόματα προτάσεις σχετικά με το πρόγραμμα με το οποίο θα το ανοίξει. Κάντε μια επιλογή από τη λίστα και μετατρέψτε το αρχείο σε μορφή Εγγράφων Google. Ακολουθούν οι μορφές αρχείων που μπορείτε να μετατρέψετε αυτήν τη στιγμή σε Google Drive.

Επαναφορά σε παλαιότερη έκδοση ενός εγγράφου

Ένα από τα πιο σημαντικά μειονεκτήματα των συνεργατικών έργων είναι ότι μπορεί να είναι δύσκολο να βρεις την επεξεργασία ενός συνεργάτη και να τη διορθώσεις αν κάνει λάθος. Μπορεί να είναι δύσκολο να το κάνετε σε ζωντανά αρχεία όπου πολλά άτομα μπορούν να κάνουν αλλαγές ταυτόχρονα. Η Google έχει κάνει σημαντικά βήματα για να ελαχιστοποιήσει το πρόβλημα για τους συνεργάτες. Το Drive αποθηκεύει κάθε ενημερωμένη έκδοση των εγγράφων σας για 30 ημέρες ή 100 αναθεωρήσεις, όποιο συμβεί πρώτο. Αυτή η δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης καθιστά εύκολη την επαναφορά σε παλαιότερη έκδοση ενός αρχείου, ακόμα κι αν χρειαστεί να το επαναφέρετε πολλές φορές.

Για να ανακτήσετε μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου σας, ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να αλλάξετε. Κάντε κλικ Αρχείο και Ιστορικό έκδοσης, μετά επιλέξτε Δείτε το Ιστορικό εκδόσεων. Θα ανοίξει μια νέα οθόνη και μια γραμμή θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά του εγγράφου. Αυτή η γραμμή είναι το κλειδί: θα απαριθμήσει όλες τις προηγούμενες αναθεωρήσεις με χρονολογική σειρά. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά για να δείτε μια προεπισκόπηση αυτής της αναθεώρησης. Όταν βρείτε τη διόρθωση στην οποία θέλετε να επιστρέψετε, κάντε κλικ στο μπλε Επαναφορά αυτής της έκδοσης κουμπί που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της οθόνης και θα αλλάξει αμέσως. Αυτό το ιστορικό αναθεωρήσεων είναι επίσης χρήσιμο επειδή δείχνει ακριβώς ποιος έκανε ποιες αλλαγές. Εάν παρατηρήσετε ότι ένα άτομο τείνει να είναι πιο προβληματικό, μπορείτε να αλλάξετε τα δικαιώματα επεξεργασίας του σε δικαιώματα μόνο για ανάγνωση.

Συστάσεις των συντακτών

• GPT-4: πώς να χρησιμοποιήσετε το chatbot AI που κάνει το ChatGPT σε ντροπή
• Πώς να μετατρέψετε τις κασέτες σας VHS σε DVD, Blu-ray ή ψηφιακό
• Η Google μόλις έκανε εντελώς δωρεάν αυτό το ζωτικής σημασίας εργαλείο ασφάλειας του Gmail
• Το Wi-Fi δεν λειτουργεί; Πώς να διορθώσετε τα πιο συνηθισμένα προβλήματα
• Η Google υποχωρεί σε αμφιλεγόμενες αλλαγές στο Google Drive