Οι καλύτεροι χαιρετισμοί μέσω email

Αν και το email δεν είναι τόσο επίσημο όσο μια έντυπη επαγγελματική επιστολή, δεν είναι επίσης τόσο απλό όσο η συνομιλία με φίλους. Παρόλο που το email υπάρχει εδώ και χρόνια, η εθιμοτυπία για τη σωστή χρήση του δεν είναι πάντα σαφής. Για να ορίσετε τον σωστό τόνο για το email που στέλνετε, χρειάζεστε τον σωστό χαιρετισμό.

Στο επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι καλύτερα να κάνετε λάθος με την τυπικότητα. Με κάποιον που δεν έχετε στείλει email πριν, χρησιμοποιήστε τον επίσημο τίτλο του -- "Αγαπητή Δρ. Σμιθ" ή "Αγαπητή κυρία Τζόουνς", για παράδειγμα. Το "Αγαπητέ" χρησιμοποιείται πολύ λιγότερο σε χαιρετισμούς μέσω email από ό, τι στο παρελθόν, αλλά οι ειδικοί της εθιμοτυπίας εξακολουθούν να το συνιστούν για μια αρχική επαγγελματική επαφή. Εάν ο παραλήπτης δεν σας γνωρίζει καθόλου, ακολουθήστε τον χαιρετισμό με μια εισαγωγή -- ποιοι είστε και γιατί επικοινωνείτε μαζί της.

Εάν το άλλο μέρος σας χαιρετήσει στο email με το μικρό σας όνομα ή σας ζητήσει να χρησιμοποιήσετε το μικρό του όνομα, είστε ασφαλείς με το μικρό σας όνομα. Κλείστε ένα χαλαρό άνοιγμα, όπως "γεια" για συναδέλφους που γνωρίζετε πολύ καλά και αισθάνεστε άνετα. Ακόμη και σε ένα απλό email, να είστε βέβαιοι ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα του άλλου. Εάν στέλνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μόνο νήμα, μόνο το πρώτο ή δύο χρειάζονται χαιρετισμό.

Εάν στείλετε ένα μήνυμα σε πολλά άτομα, το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθεί να χρειάζεται έναν χαιρετισμό -- "Αγαπητέ Τομ, Ντικ και Μαίρη", για παράδειγμα. Εάν έχετε πάρα πολλούς παραλήπτες για να αναφέρετε όλα τα ονόματά τους, το "Dear Team" είναι μια πρακτική εναλλακτική λύση. Όπως και με μεμονωμένους παραλήπτες, εάν στέλνετε email εμπρός και πίσω, μπορείτε να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τους χαιρετισμούς μετά το πρώτο γράμμα.

Έχετε πολύ μεγαλύτερη ευελιξία όταν γράφετε ένα προσωπικό email. Το πρώτο όνομα ή ένα απλό "γεια" ή "γεια" είναι εντάξει, εκτός αν γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης έχει μεγάλη προτίμηση. Ένα περιστασιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί με ασφάλεια να χάσει το "αγαπητέ", καθώς συχνά ακούγεται ατημέλητο. Ακόμη και σε ένα οικείο email, το "αγαπητέ" μπορεί να ακούγεται περισσότερο ως τυπικότητα παρά ως ειλικρινής έκφραση. Η χρήση του ονόματος του ατόμου ή κάτι πιο υπερβολικό, όπως "αγαπητέ μου", μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα.

Μαζί με τον χαιρετισμό σας, δώστε προσοχή στη γραμμή θέματός σας. Είναι το πρώτο πράγμα που πρόκειται να δει ο παραλήπτης, οπότε θέλετε να μάθει για τι της γράφετε. Μην το αφήνετε ποτέ κενό και μην χρησιμοποιείτε μια παραπλανητική γραμμή θέματος για να τραβήξετε την προσοχή. Σίγουρα ποτέ μην βάλετε "Επείγοντα" σε αυτό αν το θέμα δεν είναι πραγματικά επείγον.