Διαφορετικές χρήσεις των υπολογιστών στις επιχειρήσεις

Στο σημερινό επιχειρηματικό κλίμα, οι ανταγωνιστές μπορεί να είναι τόσο κοντά όσο ο επόμενος ιστότοπος ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας τρόπος για να αποκτήσετε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι να μάθετε πώς οι υπολογιστές μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας. Μπορεί να γνωρίζετε για προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λογιστικής και επεξεργασίας κειμένου, αλλά υπάρχει άλλο λογισμικό που μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, να προσελκύσει νέους πελάτες, να μειώσει το κόστος και να εξοικονομήσει χρόνο.

Οι υπηρεσίες email, όπως το Yahoo και εξειδικευμένες υπηρεσίες, όπως το HushMail, βοηθούν τις επιχειρήσεις να στέλνουν και να λαμβάνουν ηλεκτρονική αλληλογραφία. Πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες email σάς δίνουν επίσης τη δυνατότητα να συνομιλείτε με φωνή με άλλους μέσω Διαδικτύου. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν εφαρμογές όπως το Outlook για να διαχειρίζονται την αλληλογραφία της επιχείρησης, να παρακολουθούν συμβάντα και να βοηθούν τους υπαλλήλους να προγραμματίζουν συναντήσεις. Το Skype, το Google Hangouts και παρόμοια προγράμματα σάς δίνουν τη δυνατότητα να πραγματοποιείτε συσκέψεις βίντεο από απόσταση με άτομα από όλο τον κόσμο. Πολλές από αυτές τις πλατφόρμες επικοινωνίας λειτουργούν επίσης σε smartphone και tablet.

Οι επιχειρήσεις συχνά αποκτούν και αποθηκεύουν τεράστιο όγκο πληροφοριών σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα, αρχεία XML και άλλα αποθετήρια. Μάθετε να χρησιμοποιείτε τεχνικές εξόρυξης δεδομένων και μπορείτε να αξιοποιήσετε μια πολύτιμη άγνωστη πηγή επιχειρηματικής ευφυΐας. Το λογισμικό εξόρυξης δεδομένων μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν μοτίβα και να ανακαλύψουν νέες σχέσεις στα ιστορικά δεδομένα. Αν και η εξόρυξη δεδομένων μπορεί να βοηθήσει τις μικρές εταιρείες, είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο σύνθετων δεδομένων. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν εξόρυξη δεδομένων μπορούν να ενισχύσουν τις πωλήσεις, να αποκτήσουν νέους πελάτες, να βελτιώσουν την παραγωγή, να αυξήσουν την ικανοποίηση των πελατών και να προβλέψουν τις μελλοντικές επιχειρηματικές τάσεις.

Υπάρχει αυτόνομο λογισμικό που μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να βρουν, να εξυπηρετήσουν και να διατηρήσουν πελάτες. Οι σύγχρονες εφαρμογές CRM ενσωματώνουν πολλές από αυτές τις λειτουργίες σε ένα ενιαίο, ενοποιημένο σύστημα. Οι τυπικές εργασίες που εκτελούν οι εφαρμογές CRM με πλήρεις δυνατότητες περιλαμβάνουν τη διαχείριση επαφών, την εξυπηρέτηση πελατών και την αυτοματοποίηση της δύναμης πωλήσεων.

Η εκπλήρωση των παραγγελιών μπορεί να είναι μια χρονοβόρα εργασία, επειδή μπορεί να απαιτεί τη βοήθεια ανθρώπων στα τμήματα λογιστικής, αποθήκης, ελέγχου αποθεμάτων και αποστολής. Οι υπολογιστές διευκολύνουν τις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν και να επιταχύνουν τις χρονοβόρες διαδικασίες εκπλήρωσης παραγγελιών. Για παράδειγμα, μια εφαρμογή εκπλήρωσης παραγγελίας μπορεί να χρησιμοποιεί σαρωτές γραμμωτού κώδικα για την καταγραφή πληροφοριών προϊόντος καθώς ένα προϊόν μετακινείται από την αποθήκη στα φορτηγά αποστολής. Το λογισμικό εκπλήρωσης παραγγελιών μπορεί επίσης να σας πει πότε να συμπληρώσετε το απόθεμά σας.

Δεν χρειάζεται να προσλάβετε έναν επαγγελματία γραφίστα για να δημιουργήσετε γραφικά με επαγγελματική εμφάνιση για την επιχείρησή σας. Εργαλεία, όπως προγράμματα επεξεργασίας εικόνων και εφαρμογές δημοσίευσης επιτραπέζιων υπολογιστών, μπορούν να βοηθήσουν τους αρχάριους να δημιουργήσουν κουμπιά και banner Web, να σχεδιάσουν λογότυπα, να δημιουργήσουν υλικό μάρκετινγκ, να βελτιώσουν φωτογραφίες και να παράγουν ενημερωτικά δελτία. Προγράμματα, όπως το PowerPoint και το Open Office Impress, μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ισχυρές επαγγελματικές παρουσιάσεις κάνοντας κλικ σε κουμπιά και σύροντας το ποντίκι σας. Τα προγράμματα επεξεργασίας βίντεο σάς δίνουν επίσης τη δύναμη να δημιουργήσετε τα δικά σας εταιρικά βίντεο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διαφήμιση και μάρκετινγκ. Οι υπολογιστές μπορούν επίσης να σας συνδέσουν στο Διαδίκτυο όπου μπορείτε να κάνετε λήψη δωρεάν γραφικών που μπορείτε να προσαρμόσετε.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τις επιχειρήσεις να διαφημίσουν και να προωθήσουν τις υπηρεσίες τους. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν υπολογιστές για να αξιοποιήσουν τη δύναμη των τοποθεσιών κοινωνικής δικτύωσης, όπως το Facebook και το Twitter. Εκτός από τη διαφήμιση προϊόντων και υπηρεσιών σε αυτούς τους ιστότοπους, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν λογισμικό για να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν καμπάνιες μάρκετινγκ μέσω email που στοχεύουν σε δυνητικούς πελάτες.

Το λογισμικό Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να κάνουν τα πάντα, από την εύρεση πιθανών υπαλλήλων έως την πειθαρχία τους όταν παρουσιάζονται προβλήματα. Αποθηκεύοντας πληροφορίες εργαζομένων σε ένα κεντρικό αποθετήριο, οι εφαρμογές HR διευκολύνουν επίσης το προσωπικό HR για την παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων, τη διατήρηση πληροφοριών σχετικά με τα οφέλη και την επικοινωνία με τους υπαλλήλους αποτελεσματικά. Πολλές εφαρμογές Ανθρώπινου Δυναμικού δίνουν επίσης στους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού τη δυνατότητα να δημιουργούν αναφορές που δίνουν προφίλ σε συγκεκριμένους υπαλλήλους.

Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, είναι σημαντικό να διατηρείτε τους υπολογιστές σας ασφαλείς. Εάν έχετε μεγάλη εταιρεία, βεβαιωθείτε ότι το τμήμα πληροφορικής σας διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες για να εγκαταστήσει χρήστες, να εγκαταστήσει λογισμικό και να διατηρήσει το δίκτυό σας ασφαλές. Εάν έχετε ένα μικρό γραφείο, ορίστε έναν διαχειριστή για τη διαχείριση των υπολογιστών σας.