Τα μειονεκτήματα των υπολογιστικών φύλλων

Οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων παρέχουν στους χρήστες υπολογιστών έναν βολικό τρόπο συλλογής, παρακολούθησης και αναφοράς δεδομένων. Χρησιμοποιώντας μια σειρά από ισχυρές λειτουργίες, οι χρήστες μπορούν γρήγορα και εύκολα να συναρμολογήσουν εκτενείς αναφορές και να θέσουν τις βάσεις για προηγμένη ανάλυση. Παρά τα πλεονεκτήματα αυτά, ωστόσο, τα υπολογιστικά φύλλα περιλαμβάνουν αρκετά μειονεκτήματα που δημιουργούν προκλήσεις για τους άπειρους και εμποδίζουν τους χρήστες να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά το λογισμικό.

Οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων προσφέρουν μια εκτενή βιβλιοθήκη ενσωματωμένων λειτουργιών και οι χρήστες που χρειάζονται πρόσθετες, πιο προηγμένες λειτουργίες μπορούν ακόμη και να προγραμματίσουν τη δική τους λειτουργικότητα. Ωστόσο, πολλές από τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται σε ισχυρές εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Excel, απαιτούν από τον χρήστη να γνωρίζει και να εισάγει με μη αυτόματο τρόπο πολλούς σύνθετους τύπους. Σύμφωνα με τον επίσημο ιστότοπο της Microsoft, οι χρήστες υπολογιστικών φύλλων του Excel μπορούν να επιλέξουν βασικές λειτουργίες από εικονίδια στο επάνω μέρος του προβολή υπολογιστικού φύλλου, αλλά οι χρήστες πρέπει να καλούν πιο προηγμένες λειτουργίες εισάγοντας με μη αυτόματο τρόπο έναν τύπο ή μια εντολή σε ένα υπολογιστικό φύλλο κύτταρο. Οι χρήστες που απαιτούν υψηλότερο επίπεδο λειτουργίας μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη γλώσσα προγραμματισμού της Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), για να δημιουργήσετε τη λειτουργικότητα, σύμφωνα με την αναφορά Excel της Microsoft δικτυακός τόπος; Ωστόσο, για να καλύψουν αυτήν την ανάγκη και να εκτελέσουν αυτήν την εργασία, οι χρήστες πρέπει να έχουν κάποια εξοικείωση με τη γλώσσα VBA.

Οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων μπορεί να φαίνονται κάπως τρομακτικές σε μη μυημένους χρήστες και αυτή η συντριπτική αρχική εμφάνιση μπορεί να οδηγήσει τους χρήστες να χρησιμοποιούν τις εφαρμογές για ακούσιους σκοπούς. Σύμφωνα με το Τμήμα Ψαριών και Άγριας Ζωής του Όρεγκον, οι χρήστες θα πρέπει να χρησιμοποιούν εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων μόνο για σκοπούς της βραχυπρόθεσμης συλλογής και ανάλυσης δεδομένων, όχι για τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση δεδομένων που πολλοί χρήστες απόπειρα. Επιπλέον, ορισμένες χρήσεις υπολογιστικών φύλλων, ειδικά η ταξινόμηση και η κοινή χρήση δεδομένων, αντιμετωπίζονται καλύτερα στις βάσεις δεδομένων. το Τμήμα Ψαριών και Άγριας Ζωής του Όρεγκον αναφέρει συγκεκριμένα ότι τα υπολογιστικά φύλλα προσφέρουν περιορισμένη ταξινόμηση, ερωτήματα και κοινή χρήση δυνατοτήτων ενώ οι προγραμματιστές σχεδιάζουν εφαρμογές βάσεων δεδομένων, όπως η Microsoft Access και η Apple Filemaker για να τις εξυπηρετήσουν σκοποί. Επειδή πολλοί χρήστες δεν είναι εξοικειωμένοι με τις δυνατότητες υπολογιστικών φύλλων, ενδέχεται να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν αναποτελεσματικά υπολογιστικά φύλλα για αυτές τις λειτουργίες βάσης δεδομένων.

Αν και οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων μπορούν να εκτελούν πολύ προχωρημένους και πολύ περίπλοκους υπολογισμούς με ευκολία, τα πακέτα λογισμικού συχνά περιορίζουν ή παραλείπουν εντελώς την απλή λειτουργικότητα. Σύμφωνα με το Πανεπιστήμιο Murdoch, τα υπολογιστικά φύλλα δεν έχουν την ικανότητα να υπολογίζουν απλές αλγεβρικές εξισώσεις και τα υπολογιστικά φύλλα Οι χρήστες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν σημαντικές προκλήσεις όταν προσπαθούν να γράψουν μια συνάρτηση που περιλαμβάνει πολλά αλγεβρικά μεταβλητές. Πολλοί χρήστες, επίσης, προσπαθούν να πληκτρολογήσουν σύντομες περιγραφές ή να εισαγάγουν δεδομένα κειμένου σε κελιά υπολογιστικού φύλλου. Επειδή τα υπολογιστικά φύλλα περιστρέφονται σχεδόν αποκλειστικά γύρω από αριθμούς και όχι γράμματα, μπορεί να μην υπάρχουν απλές λειτουργίες επεξεργασίας κειμένου. Η απουσία λειτουργιών επεξεργασίας κειμένου όπως ο ορθογραφικός έλεγχος και η μορφοποίηση παραγράφων μπορεί να δημιουργήσει προκλήσεις χρήστες που εισάγουν σημαντικές ποσότητες κειμένου, ενσωματώνουν τεκμηρίωση ή επιθυμούν να δημιουργήσουν περίτεχνα υπολογιστικά φύλλα κεφαλίδες.