Ονομάστε και δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων από την εντολή "Νέο" στην καρτέλα "Αρχείο". Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα" και ανοίγει ένας νέος πίνακας. Μεταβείτε σε "Προβολή σχεδίασης".
Εισαγάγετε το όνομα του "Πρωτεύοντος κλειδιού" στη στήλη "Όνομα πεδίου" στη σειρά 1. Το "ID" είναι η προεπιλογή με έναν "AutoNumber" στη στήλη "Τύπος δεδομένων". Αυτό μπορεί να διατηρηθεί ή να αλλάξει σε άλλο μοναδικό αναγνωριστικό αρχείου, όπως αριθμός ταυτότητας υπαλλήλου ή αριθμός κοινωνικής ασφάλισης. Ο "Τύπος δεδομένων" μπορεί να διατηρηθεί ως "AutoNumber" ή να αλλάξει σε μη αυτόματη καταχώριση, εφόσον η ιδιότητα "Ευρετήριο" έχει οριστεί σε "Ναι (Όχι διπλότυπα)."
Δημιουργήστε πεδία για όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται από τους νέους υπαλλήλους. Αυτό περιλαμβάνει: 1. Όνομα και επίθετο, αρχικά ή μεσαία ονόματα, εάν επιθυμείτε 2. Διευθύνσεις κατοικίας και ταχυδρομικές διευθύνσεις 3. Αριθμοί εργασίας, σπιτιού και κινητού τηλεφώνου 4. Αριθμός κρατήσεων για παρακράτηση φόρου εισοδήματος ομοσπονδιακού και πολιτειακού εισοδήματος 5. Αριθμός Κοινωνικής Ασφάλισης 6. Άδεια οδήγησης ή άλλος αριθμός αναγνώρισης του κράτους 7. Ένα πλαίσιο ελέγχου που διασφαλίζει ότι η επιλεξιμότητα της "απόδειξης απασχόλησης" έχει επαληθευτεί 8. Ένα πλαίσιο κειμένου για την καταγραφή των εγγράφων που έχουν επαληθευτεί 9. Επίσημη ημερομηνία έναρξης απασχόλησης 10. Επίσημη ημερομηνία λήξης της απασχόλησης (συμπληρώνεται όταν αποχωρήσει ο εργαζόμενος) 11. Μισθός 12. Τίτλος εργασίας και άλλες πληροφορίες όπως επιθυμεί ο εργοδότης Τα βιογραφικά και οι αιτήσεις μπορούν να ψηφιοποιηθούν και να επισυναφθούν στο αρχείο, εάν το επιθυμείτε
Εκχωρήστε τύπο δεδομένων σε κάθε πεδίο ορίζοντας τις απαιτούμενες ιδιότητες για τη μορφοποίηση αριθμών, ορίστε τον αριθμό των χαρακτήρων που επιτρέπονται σε ένα πεδίο και προσδιορίστε εάν τα δεδομένα πρόκειται να ευρετηριαστούν. Κατά τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων, είναι επίσης συνετό να προσθέσετε μια περιγραφή πεδίου που να καθορίζει τον σκοπό της, μια ενέργεια για την ανακίνηση της μνήμης αργότερα όταν η βάση δεδομένων πρέπει να τροποποιηθεί ή να αναθεωρηθεί.
Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και κάντε κλικ στο κουμπί "Φόρμα" στην ομάδα "Φόρμα". Προσθέστε όλα ή μερικά πεδία στη φόρμα και αποθηκεύστε την. Μορφοποιήστε τις ιδιότητες πεδίου ώστε να ταιριάζουν με τις ιδιότητες του πίνακα. Αποθηκεύστε το για άλλη μια φορά πριν επιστρέψετε στην "Προβολή φόρμας" στο κουμπί "Προβολή" της καρτέλας "Αρχική σελίδα". Χρησιμοποιήστε τη φόρμα για την εισαγωγή δεδομένων.
Επιλέξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αναφορά" στην ομάδα "Αναφορά". Προσθέστε όλα ή μερικά από τα πεδία και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην προβολή "Διάταξη". Τροποποιήστε τα πλάτη στηλών και μορφοποιήστε πεδία και ετικέτες. Τροποποιήστε γραμματοσειρές, χρώματα ή επιλέξτε ένα προδιαμορφωμένο σχέδιο από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Σχεδίαση". Αποθηκεύστε την αναφορά. Το πρότυπο αναφοράς θα σας επιτρέψει να εκτυπώσετε αναφορές μισθοδοσίας.
Κρυπτογραφήστε τη βάση δεδομένων για ασφάλεια. Κλείστε τη βάση δεδομένων, ανοίξτε ξανά σε Αποκλειστική λειτουργία χρησιμοποιώντας το κάτω βέλος στο κουμπί "Άνοιγμα" του παραθύρου "Άνοιγμα αρχείου" και επιλέγοντας "Open Exclusive." Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε την εντολή Πληροφορίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης" στο "Πληροφορίες" τζάμι. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Ορισμός κωδικού πρόσβασης βάσης δεδομένων", ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης και πληκτρολογήστε τον για δεύτερη φορά για επαλήθευση. Κάντε κλικ στο OK. Την επόμενη φορά που θα ανοίξει η βάση δεδομένων, θα απαιτηθεί ο κωδικός πρόσβασης. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης, πληκτρολογήστε τον ξανά στο πλαίσιο Επαλήθευση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
Υπόδειξη
Οι ισχυροί κωδικοί πρόσβασης είναι τουλάχιστον οκτώ χαρακτήρες και περιλαμβάνουν αριθμούς, κεφαλαία και πεζά γράμματα, και έναν ιδιαίτερο χαρακτήρα, όπως "!" ή "&." Χρησιμοποιήστε τις ιδιότητες "Caption" για να δώσετε στα πεδία απλή γλώσσα ονόματα. Η αλλαγή του ονόματος πεδίου "FirstName" σε "First Name" φαίνεται πιο επαγγελματική στις αναφορές. Υπάρχουν ηλεκτρονικά και μη διαθέσιμα πακέτα λογισμικού μισθοδοσίας που χειρίζονται τους υπολογισμούς καρτών χρόνου και μισθοδοσίας. Για να γίνει αυτό στην Access απαιτεί εξαιρετικά εξελιγμένες δεξιότητες προγραμματισμού και κατανόηση πέρα από το περιεχόμενο ενός συνοπτικού άρθρου.
