Πώς να κάνετε το email πιο παραγωγικό και λιγότερο αγχωτικό

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα αναμφισβήτητα χρήσιμο εργαλείο επικοινωνίας, αλλά όταν χρησιμοποιείται ακατάλληλα, μπορεί να μετατραπεί σε έναν παράγοντα άγχους που πιάνει χρόνο, κλέβει την προσοχή και είναι πάντα σε θέση να προκαλέσει άγχος που είναι περισσότερο βάρος παρά όφελος. Εάν αντιλαμβάνεστε τον εαυτό σας να φοβάται τα εισερχόμενά σας κάθε μέρα, ρίξτε μια ματιά σε αυτήν τη λίστα επαγγελματικών τεχνικών που μπορούν να σας βοηθήσουν να αναστρέψετε το σενάριο και να μετατρέψετε το email ξανά στο εργαλείο παραγωγικότητας που υποτίθεται ότι είναι.

Ορίστε (και μεταδώστε) τις ώρες εκτός λειτουργίας

Για να μην εισχωρήσει το email στις μη εργάσιμες ώρες της ζωής σας, είναι καλή ιδέα να ορίσετε εκτός ωραρίου – όχι απλώς δεσμεύεστε διανοητικά να μην ελέγχετε τα email κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων περιόδων την ημέρα ή ακόμα και ενεργοποιώντας τις ρυθμίσεις «μην ενοχλείτε» για να αποκλείσετε τις ειδοποιήσεις μέσω email (που είναι επίσης καλή ιδέα), αλλά ρυθμίζοντας επίσης την απάντησή σας εκτός γραφείου να ενεργοποιείται μετά την εργασία ώρες. Αυτό βοηθά στη διαχείριση των προσδοκιών και θα σας βοηθήσει να θέσετε όρια με τους συναδέλφους σας, αλλά χωρίς να αποκλείσετε εντελώς τις επικοινωνίες εάν εμφανιστεί κάτι επείγον.

Στην αρχή μπορεί να είναι λίγο ενοχλητικό αν συνηθίζετε να ελέγχετε email όλες τις ώρες της ημέρας, αλλά με την πάροδο του χρόνου, θα το διαπιστώσετε ο έλεγχος email κατά τη διάρκεια συγκεκριμένων ωρών της ημέρας σας ενθαρρύνει να είστε πιο συγκεντρωμένοι και αποτελεσματικοί κατά τη διάρκεια της περιόδου που έχετε αποκλείσει μακριά από.

Πάρτε τον έλεγχο του ρυθμού

Παρόμοια με το να μην ελέγχετε το email σας κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας, δεν είναι επίσης ιδανικό να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας συνεχώς κατά τη διάρκεια της ημέρας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως εφαρμογή συνομιλίας σε πραγματικό χρόνο – αυτό είναι το Slack και Ομάδες της Microsoft είναι για. Ως εκ τούτου, εάν δεν είναι σημαντικό για εσάς να λαμβάνετε άμεσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως είναι συνετό να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις των εισερχομένων σας έτσι ώστε τα νέα μηνύματα να έρχονται μόνο σε προκαθορισμένες ώρες. Οι περισσότεροι από τους δημοφιλείς πελάτες email αυτές τις μέρες σάς επιτρέπουν να προσαρμόσετε πόσο συχνά τα εισερχόμενά σας φέρνουν νέα μηνύματα και η κλήση της συχνότητας μπορεί να κάνει θαύματα για την παραγωγικότητά σας. Εκτός από το ότι το email σας αποσπά λιγότερο την προσοχή, η στρατηγική ρύθμιση του ρυθμού σάς επιτρέπει να αποκλείετε πιο αποτελεσματικά κομμάτια του προγράμματός σας για την αλληλογραφία μέσω email.

Δείτε πώς γίνεται Αποψη και Ταχυδρομείο για Mac.

Επιθετική κατάργηση εγγραφής από λίστες

Ανεπιθύμητα, άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από λίστες αλληλογραφίας είναι ένα ενοχλητικό γεγονός της ζωής, αλλά αν η μέθοδος αντιμετώπισης τους είναι απλώς να πατήσετε το κουμπί διαγραφής, κάνετε κακό στον εαυτό σας. Αντί να διαγράφετε απλώς αυτά τα μηνύματα, αξίζει τον κόπο να αφιερώσετε μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να διαγραφείτε πλήρως από τη λίστα αλληλογραφίας. Χρειάζεται λίγο περισσότερος χρόνος, αλλά αυτά τα επιπλέον κλικ θα αποδώσουν δεκαπλάσια στο μέλλον, εξοικονομώντας σας από τον κόπο να διαγράψετε έναν αυξανόμενο αριθμό ανεπιθύμητων email που φράζουν τα εισερχόμενά σας.

Ορισμένα σύγχρονα προγράμματα-πελάτες email διευκολύνουν αυτήν τη διαδικασία για εσάς και θα εντοπίζουν αυτόματα τα μηνύματα της λίστας αλληλογραφίας και θα προσφέρουν ένα εύκολο στην εύρεση κουμπί κατάργησης εγγραφής. Αλλά ακόμα κι αν το πρόγραμμα-πελάτης email σας δεν διαθέτει αυτήν τη δυνατότητα, αξίζει να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος του μηνύματος και να αναζητήσετε μη αυτόματα έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής. Εάν όλα τα άλλα αποτύχουν και δεν υπάρχει σύνδεσμος κατάργησης εγγραφής, συχνά αξίζει να στείλετε ένα σύντομο απαντητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά ξεκάθαρα από τον αποστολέα να "παρακαλώ αφαιρέστε με από τη λίστα σας".

Χρησιμοποιήστε μια αυτόματη συμπλήρωση

Προτάσεις αυτόματης συμπλήρωσης (όπως Έξυπνη σύνταξη του Gmail) είναι αναμφισβήτητα ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά που έχουν προστεθεί στο λογισμικό email στην πρόσφατη μνήμη. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι, βασικά λειτουργούν προβλέποντας κοινές λέξεις και προτάσεις που έχετε την τάση να χρησιμοποιείτε και στη συνέχεια τις εμφανίζουν ως προτάσεις που μπορείτε να εισαγάγετε με ένα μόνο πάτημα πλήκτρων. Οι καλοί μαθαίνουν το στυλ γραφής σας όσο περισσότερο τους χρησιμοποιείτε και μπορούν να γίνουν σχεδόν ανατριχιαστικά ακριβείς με την πάροδο του χρόνου.

Για να είμαστε απόλυτα ειλικρινείς, οι προτάσεις αυτόματης συμπλήρωσης δεν είναι πιθανό να σας εξοικονομήσουν περισσότερα από μερικά επιπλέον λεπτά την εβδομάδα, αλλά μπορούν να λειτουργήσουν θαύματα για τη μείωση της διανοητικής προσπάθειας που απαιτείται για τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — ειδικά αν δυσκολεύεστε να βρείτε τον σωστό τρόπο για να λέτε κάτι. Οι προτάσεις μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως χρήσιμη υπενθύμιση για να κρατάτε τα πράγματα σύντομα και γλυκά.

Μάθετε πότε να παραλείπετε email και να σηκώνετε το τηλέφωνο

Μία από τις καλύτερες δεξιότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε ενδεχομένως να καλλιεργήσετε είναι η ικανότητα να αναγνωρίζετε πότε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι - και το πιο σημαντικό, πότε δεν είναι - η ιδανική μέθοδος επικοινωνίας για χρήση σε μια δεδομένη κατάσταση. Σε πολλές περιπτώσεις, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι προτιμότερο επειδή είναι ασύγχρονο, επιτρέπει πιο προσεκτικές απαντήσεις και αφήνει ένα ίχνος χαρτιού - καθιστώντας το ιδανικό για ορισμένα είδη μηνυμάτων. Αλλά για λιγότερο επίσημες συνομιλίες, το email μπορεί να μην είναι ο καλύτερος χώρος επικοινωνίας. Όποτε η επικοινωνία σας δεν χρειάζεται απαραιτήτως καταγραφή, είναι συχνά πιο γρήγορο και πιο αποτελεσματικό να πυροδοτήσετε ένα σύντομο μήνυμα Slack ή ακόμα και να σηκώσετε το τηλέφωνο. Το να καλείς ανθρώπους μερικές φορές αποδοκιμάζεται σε ορισμένες εργασιακές καταστάσεις, αλλά όταν χρησιμοποιείται στρατηγικά, τα οφέλη (επιπλέον ταχύτητα, σαφήνεια και δυνατότητα χρήσης τόνου και κλίσης για τη μετάδοση πληροφοριών) υπερτερούν δικαστικά έξοδα.

Συστάσεις των συντακτών

• 10 επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας
• Το απλό hack GPU κάνει τον φορητό υπολογιστή RTX 3080 20% πιο ισχυρό, αν τολμάς

Αναβαθμίστε τον τρόπο ζωής σαςΤο Digital Trends βοηθά τους αναγνώστες να παρακολουθούν τον γρήγορο κόσμο της τεχνολογίας με όλα τα τελευταία νέα, διασκεδαστικές κριτικές προϊόντων, διορατικά editorial και μοναδικές κρυφές ματιές.