Πατήστε "Φάκελοι" στην καρτέλα "Αλληλογραφία". στο Word να ξεκινήστε ένα νέο έργο φακέλου. Συμπληρώστε τη διεύθυνση επιστροφής σας εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μία, αλλά αφήστε τη διεύθυνση παράδοσης κενή.
Πατήστε "Επιλογές" και ορίστε το μέγεθος του φακέλου στην καρτέλα Επιλογές φακέλου. Οι επιλογές περιλαμβάνουν επίσης ρυθμίσεις γραμματοσειράς και ρυθμίσεις περιθωρίου. Το Word επιλέγει αυτόματα μια κατεύθυνση για την τροφοδοσία φακέλων με βάση το μοντέλο του εκτυπωτή σας, αλλά εάν πρέπει να αλλάξετε την τροφοδοσία, ανοίξτε την καρτέλα Επιλογές εκτύπωσης.
Κάντε κλικ στο "Προσθήκη στο έγγραφο" για να δημιουργήσετε το πρότυπο φακέλου. Εάν εισαγάγατε μια νέα διεύθυνση επιστροφής, επιλέξτε εάν θα την ορίσετε ως προεπιλογή για μελλοντική χρήση.
Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου διεύθυνσης παράδοσης στο κάτω μισό του φακέλου. Δεν μπορείτε να δείτε το πλαίσιο μέχρι να κάνετε κλικ σε αυτό, αλλά ένα κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του πλαισίου το ενεργοποιεί σωστά. Πατήστε "Επιλογή παραληπτών" στην καρτέλα "Αλληλογραφία" και επιλέξτε "Χρήση υπάρχουσας λίστας" για να φορτώσετε το αρχείο Excel και ξεκινήστε α συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν έχετε ακολουθήσει τις οδηγίες μέχρι τώρα, το κάνετε δεν πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" σε οποιοδήποτε σημείο.
Επιλέξτε ποιο υπολογιστικό φύλλο ή πίνακα στο βιβλίο εργασίας του Excel περιέχει τις διευθύνσεις σας εάν το αρχείο έχει πολλές επιλογές. Επιλέξτε εάν η επάνω σειρά περιέχει κεφαλίδες, όπως "Όνομα" και "Διεύθυνση" και πατήστε "OK".
Κάντε κλικ στο "Αποκλεισμός διευθύνσεων" για να ρυθμίσετε τον τρόπο εμφάνισης των διευθύνσεων στους φακέλους. Επιλέξτε επιλογές μορφοποίησης στην αριστερή πλευρά του παραθύρου για να προσαρμόσετε την προεπισκόπηση. Εάν λείπουν πληροφορίες από την προεπισκόπηση από το αρχείο σας Excel, πατήστε "Αντιστοίχιση πεδίων" για να αντιστοιχίσετε τμήματα κάθε διεύθυνσης σε συγκεκριμένες στήλες στο υπολογιστικό φύλλο.
Το Word είναι ικανό να ερμηνεύει δεδομένα διεύθυνσης στο Excel, ακόμα κι αν δεν τα χωρίσετε σε στήλες "Πόλη", "Πολιτεία", "Ταχυδρομικός κώδικας" και άλλες στήλες. Μεταξύ του αυτόματου εντοπισμού του Word και των επιλογών Αντιστοίχισης πεδίων, συνήθως δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε το αρχείο Excel για να λειτουργήσει στο Word.
Πατήστε "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων" για να προβάλετε ένα δείγμα του πρώτου φακέλου και χρησιμοποιήστε τα βέλη ή τα κουμπιά "Εύρεση παραλήπτη" στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ενότητα για να ελέγξετε άλλους φακέλους. Δεν χρειάζεται να κοιτάτε κάθε καταχώριση πριν από την εκτύπωση -- απλώς βεβαιωθείτε ότι η γενική μορφή φαίνεται σωστή. Κάντε κλικ στο κουμπί "Finish & Merge" και επιλέξτε "Print Documents" για εκτύπωση. Εάν προτιμάτε να αποθηκεύσετε τη διάταξη του φακέλου, τις διευθύνσεις που περιλαμβάνονται, επιλέξτε "Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων".
Επιλέξτε "Όλα" για να εκτυπώσετε έναν φάκελο για κάθε διεύθυνση ή καθορίστε μια σειρά από καταχωρίσεις, με τη σειρά της λίστας του Excel. Επιλέξτε "Τρέχουσα εγγραφή" για να εκτυπώσετε τον ένα φάκελο στην οθόνη.
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάθε διεύθυνση στα δεδομένα σας Excel, πατήστε "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" αφού φορτώσετε το αρχείο Excel. Καταργήστε την επιλογή μεμονωμένες διευθύνσεις για να τις εξαιρέσετε ή επιλέξτε "Φίλτρο" για να χρησιμοποιήσετε διευθύνσεις που αντιστοιχούν σε ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό, όπως όλες οι διευθύνσεις με "NY" στη στήλη "Κατάσταση".
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κάποιο συγκεκριμένο πρότυπο στο Excel για το Word για να εισάγετε διευθύνσεις, αλλά εάν δημιουργείτε μια λίστα αλληλογραφίας από την αρχή, εξοικονομήστε χρόνο ξεκινώντας από ένα πρότυπο λίστας διευθύνσεων. Στο Excel 2013, κάντε κλικ στο "Αρχείο", "Νέο" και αναζητήστε "διεύθυνση" για να βρείτε πολλές επιλογές.
Εάν δεν έχετε εκτυπώσει ποτέ φακέλους στο παρελθόν, δοκιμάστε να εκτυπώσετε έναν μόνο με τη διεύθυνση επιστροφής -- χρησιμοποιώντας "Αρχείο" και "Εκτύπωση" -- προτού φορτώσετε τα δεδομένα του Excel. Εάν βγει προς τη λάθος κατεύθυνση, αλλάξτε την κατεύθυνση τροφοδοσίας στις επιλογές εκτύπωσης φακέλων.
