Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες διευθύνσεων στο Excel

Το Microsoft Excel χρησιμεύει ως ένα εξαιρετικό πρόγραμμα για τη διαχείριση λιστών email. Οι μεγάλες λίστες αλληλογραφίας είναι ιδιαίτερα εύκολο να διαχειρίζονται στο Excel, ενώ ταξινομούνται και οργανώνονται οι επαφές σε προσαρμοσμένη μορφή.

Οι μορφές Excel και CSV χρησιμοποιούνται για εισαγωγή και εξαγωγή λιστών από διαχειριστές αλληλογραφίας και οι διαιρέσεις κελιών σημαίνουν ότι μπορείτε να διαχωρίσετε το όνομα, τη διεύθυνση και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία σε μεμονωμένες στήλες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να τοποθετήσετε ολόκληρη την επαφή σε ένα μόνο κελί.

Η ευελιξία για έμπειρους χρήστες του Excel είναι βολική, αλλά η εκτύπωση ετικετών απευθείας από το Excel δεν είναι εύκολη. Αν και η διαδικασία δεν είναι υπερβολικά περίπλοκη, δεν είναι ούτε προφανής και μπορείτε να δημιουργήσετε μια τεχνική καταστροφή. Η χρήση μιας διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος ρύθμισης ετικετών για τον εκτυπωτή.

Ο πιο γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος για να εκτυπώσετε ετικέτες από τη λίστα αλληλογραφίας του Excel είναι μέσω της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αυτή η διαδικασία λαμβάνει τις οργανωμένες πληροφορίες του Excel και συγκεντρώνει κάθε διεύθυνση σε μια μεμονωμένη ετικέτα για τον εκτυπωτή.

Αν και αυτό ακούγεται απλό, υπάρχει μια σύλληψη. Το φύλλο Excel πρέπει να μορφοποιηθεί σε μια συγκεκριμένη διάταξη που χρησιμοποιεί στήλες για κάθε κατηγορία. Εάν χρησιμοποιήσατε διαφορετική μέθοδο κατά την εισαγωγή των διευθύνσεων, η επαναδιαμόρφωση είναι χρονοβόρα.

Στην ιδανική περίπτωση, ξεκινάτε καινούργια και μπορείτε να πληκτρολογήσετε κάθε επαφή στη σωστή μορφή. Εάν τα έχετε ήδη χωρίσει σε κατηγορίες, ενδέχεται να απαιτούνται μόνο απλές αλλαγές και προσαρμογές ετικετών για την κάλυψη των απαιτήσεων μορφοποίησης.

Ρυθμίστε το υπολογιστικό φύλλο Excel με επικεφαλίδες στηλών. Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει μια συγκεκριμένη κατηγορία. Δημιουργήστε μια ξεχωριστή στήλη για το όνομα, το επώνυμο, τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα.

Οι πληροφορίες για κάθε άτομο βρίσκονται σε μια οριζόντια σειρά. Χρησιμοποιήστε την ακριβή ορθογραφία, τις συντομογραφίες και τα κεφαλαία που θέλετε σε κάθε πεδίο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε NV αντί για Νεβάδα, εκτός εάν θέλετε να γράψετε το πλήρες όνομα της πολιτείας.

Επίσης, σκεφτείτε πώς θέλετε να φαίνονται τα ονόματα στις ετικέτες. Το στυλ των γραμμάτων είναι θέμα προσωπικής προτίμησης. Σε ορισμένα άτομα αρέσει να γράφουν κεφαλαία όλα τα γράμματα, ενώ σε άλλα μόνο το πρώτο γράμμα σε κάθε λέξη.

Έχετε επίσης την επιλογή να προσθέσετε στήλες όπως απαιτείται. Για παράδειγμα, εάν θέλετε η πρώτη γραμμή της ετικέτας να διαβάζει το όνομα της εταιρείας, αλλάξτε την πρώτη στήλη ώστε να αντικατοπτρίζει αυτές τις πληροφορίες.

Αφού ρυθμιστούν όλες οι στήλες, το επόμενο βήμα είναι η κουραστική εργασία εισαγωγής για κάθε επαφή. Προσθέστε όλα τα δεδομένα και κάντε έναν ή δύο γύρους επεξεργασιών για να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται καλά.

Αφού οι επαφές και όλες οι σχετικές πληροφορίες βρίσκονται στο υπολογιστικό φύλλο, επισημάνετε τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων των στηλών. Μπορείτε να σύρετε τον κέρσορα σε όλα τα πεδία ενώ κρατάτε πατημένο το κουμπί του ποντικιού για να επισημάνετε τα πάντα ή να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση επιλογής όλων, Ctrl+ΕΝΑ.

Αφού επισημανθούν οι πληροφορίες, επιλέξτε την καρτέλα με την ετικέτα ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι και κάντε κλικ Ορίστε Όνομα. Πληκτρολογήστε ένα όνομα λίστας στο πλαίσιο που εμφανίζεται. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε Προσκλητήρια γάμου ή Κάρτες Χριστουγέννων.

Εάν εκτυπώνετε ετικέτες με οποιαδήποτε κανονικότητα, η προσθήκη ημερομηνίας σε κάθε λίστα είναι επίσης χρήσιμη. Οι λίστες επαφών ενημερώνονται συχνά και η ημερομηνία σάς δίνει μια ιδέα για το πότε ενημερώθηκε η λίστα για τελευταία φορά. Επίσης, διασφαλίζει ότι εκτυπώνετε τη σωστή και πιο πρόσφατη έκδοση.

Αποθηκεύστε το νέο φύλλο εργασίας επαφών του Excel και βγείτε από το έγγραφο για να συνεχίσετε με τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Το Microsoft Word είναι το μέρος όπου εκτυπώνετε τις ετικέτες. Το Excel είναι ιδανικό για την οργάνωση και τη φιλοξενία των δεδομένων και λειτουργεί καλά για τη γρήγορη φόρτωση της λίστας σε άλλα προγράμματα. Το Microsoft Word, ωστόσο, διαθέτει ένα ενσωματωμένο πρότυπο εκτύπωσης ετικετών που εκθέτει τις διευθύνσεις στη μορφή που απαιτείται από τον εκτυπωτή.

Η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας συνδυάζει το Excel για τη δυνατότητα οργάνωσης των πεδίων και το Word για τη δυνατότητα μορφοποίησης των ετικετών για τον εκτυπωτή.

Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Word και κάντε κλικ στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα για να ανοίξετε μια λίστα επιλογών. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη επιλογή για Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να αποκαλύψετε ένα δευτερεύον μενού όπου μπορεί να χρειαστείτε κλικ Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας ξανά πριν μπορέσετε να επιλέξετε Ετικέτες για να ανοίξετε ένα μενού του Επιλογές ετικέτας.

Σε αυτό το σημείο, χρειάζεστε πληροφορίες σχετικά με τον εκτυπωτή και τις ετικέτες για να προχωρήσετε. Πρέπει να επιλέξετε μεταξύ εκτυπωτές συνεχούς τροφοδοσίας και εκτυπωτές σελίδων. Συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο του εκτυπωτή σας για να προσδιορίσετε τον τύπο που χρησιμοποιείτε. Εάν διαθέτετε εκτυπωτή στυλ σελίδας, ένα άλλο αναπτυσσόμενο μενού απαιτεί να επιλέξετε τον συγκεκριμένο τύπο δίσκου για τον εκτυπωτή σελίδων σας. Ένας δίσκος παράκαμψης είναι αρκετά συνηθισμένος.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τον προμηθευτή ετικετών. Κάθε προμηθευτής έχει τη δική του συγκεκριμένη διάταξη και αυτό είναι σημαντικό για τον εκτυπωτή. Οι Microsoft, Avery και πολλές άλλες επιλογές προμηθευτών παρατίθενται στο αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε αυτή που ταιριάζει με τις ετικέτες που αγοράσατε για την εργασία.

Τέλος, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος που αντιστοιχεί στον αριθμό προϊόντος στις ετικέτες σας. Αυτό βρίσκεται συνήθως στη συσκευασία και όχι στα ίδια τα φύλλα της ετικέτας. Ο αριθμός προϊόντος λέει στον εκτυπωτή σας τις διαστάσεις του χαρτιού για να διασφαλίσει ότι η εκτύπωση είναι σωστά ευθυγραμμισμένη με τις ετικέτες.

Σε σπάνιες περιπτώσεις, ο αριθμός προϊόντος μπορεί να μην είναι διαθέσιμος για τις ετικέτες σας. Η εκτύπωση μπορεί ακόμα να προχωρήσει, αλλά πρέπει να μετρήσετε χειροκίνητα το μέγεθος της μεμονωμένης ετικέτας. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε πόσες ετικέτες υπάρχουν σε μια σελίδα και πόσες βρίσκονται σε κάθε στήλη και σειρά.

Για να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη ιδιότητα ετικέτας, επιλέξτε το Λεπτομέριες επιλογή στο Επιλογές ετικέτας παράθυρο για εμφάνιση της διάταξης για το φύλλο ετικέτας ανά στήλες και γραμμές. Εισαγάγετε τα περιθώρια, τις στήλες και τις γραμμές στο πεδίο που παρέχεται. Κάντε κλικ Εντάξει εάν αυτό ταιριάζει με τη διαμόρφωσή σας. Εάν όχι, κάντε κλικ Ματαίωση και μετά επιλέξτε Νέα ετικέτα και προσπαθήστε ξανά.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις ετικέτες σας, ώστε οι διαστάσεις να αποθηκεύονται για μελλοντική αναφορά. Οποιοδήποτε όνομα θα είναι αρκετό. Στη συνέχεια, ορίστε τις διαστάσεις στο μετρούμενο ύψος και πλάτος. Επίσης, εισαγάγετε τη διάταξη γραμμής και στήλης. Προχωρήστε και κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις νέες ρυθμίσεις μεγέθους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει ξανά για να αποθηκεύσετε όλες τις ρυθμίσεις.

Σε αυτό το σημείο, έχετε προετοιμάσει τις ετικέτες στο Excel και το έγγραφο του Word έχει μορφοποιηθεί σωστά για να εκτυπώσετε τις ετικέτες. Τώρα πρέπει να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας για να συμπληρώσετε τις ετικέτες.

Στο έγγραφο του Word, κάντε κλικ Αρχείο και μετά Επιλογές και Προχωρημένος. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου στο άνοιγμα και επιλέξτε Εντάξει. Επιστροφή στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και κάντε κλικ Επιλέξτε Παραλήπτες για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού επιλογών. Επιλέγω Χρήση υπάρχουσας λίστας για να εντοπίσετε τα στοιχεία επικοινωνίας του Excel στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ Εντάξει. Αυτή η διαδικασία συνδέει το φύλλο Excel με το έγγραφο του Word. Αν και τα προγράμματα είναι συνδεδεμένα, οι ετικέτες δεν έχουν ακόμη γεμίσει με τις πληροφορίες.

Ο ευκολότερος τρόπος εισαγωγής ολόκληρης της λίστας είναι μέσω των placeholders. Ο προσδιορισμός κράτησης θέσης αντιστοιχεί στις στήλες που δημιουργήσατε στο αρχείο Excel. Για παράδειγμα, πληκτρολογείτε <> όπου θέλετε να εμφανίζεται το πρώτο όνομα στην ετικέτα. Λάβετε υπόψη ότι αυτή η ακολουθία επαναλαμβάνεται σε όλες τις ετικέτες.

Μια τυπική ακολουθία διευθύνσεων μοιάζει με αυτό:

<> <>

<>

<> <> <>

Κάθε ετικέτα αντιστοιχεί απευθείας σε μια στήλη στο φύλλο Excel. Εάν θέλετε να προσθέσετε προσαρμοσμένες πληροφορίες, πρέπει να βρίσκονται σε μια στήλη με ετικέτα στο φύλλο. Στη συνέχεια, εισάγετε το πεδίο στην προτιμώμενη ακολουθία τοποθέτησης για την ετικέτα.

Εάν φορτώνετε συχνά λίστες χρησιμοποιώντας τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, υπάρχει επίσης μια συντόμευση μπλοκ διευθύνσεων για να συνδυάζει πολλά πεδία δεδομένων κάτω από ένα μόνο <

Τώρα που οι ετικέτες έχουν οριστεί με τη σειρά για κάθε πεδίο, μπορείτε να φορτώσετε αποτελεσματικά εκατοντάδες ή και χιλιάδες επαφές, ενώ δημιουργείτε μια συνεπή ακολουθία ετικετών για τον εκτυπωτή. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ιδανική για μαζικές λίστες επαφών.

Πρέπει να αντιστοιχίσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, ώστε το Word να διαβάζει τις σωστές στήλες από το Excel. Επιστροφή στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Πεδία αγώνα και επιλέξτε Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο με έναν αριθμό ετικετών που παρατίθενται δίπλα στα αναπτυσσόμενα πλαίσια.

Οι ετικέτες είναι κοινά στοιχεία μιας ετικέτας διεύθυνσης. Απαριθμεί Τίτλος, Ονομα, Επίθετο, Διεύθυνση, και ούτω καθεξής. Στα αντίστοιχα αναπτυσσόμενα μενού, βλέπετε τις ετικέτες στηλών από το φύλλο Excel. Πολλά από αυτά θα έχουν ήδη αντιστοιχιστεί, αλλά βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο είναι ευθυγραμμισμένο και σωστά αντιστοιχισμένο. Αυτό σημαίνει όταν γράφετε <>, τραβάει μόνο από το Ονομα στήλη στο φύλλο Excel.

Τώρα που έχουν αντιστοιχιστεί τα πεδία και έχουν δημιουργηθεί οι ετικέτες, κάντε κλικ Προεπισκόπηση στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί. Πριν αποφασίσετε να εκτυπώσετε, κάντε μια λεπτομερή προεπισκόπηση για να δείτε τις ετικέτες. Ελέγξτε ξανά τη στοίχιση και τη μορφοποίηση με αυτήν την προβολή.

Όταν είστε έτοιμοι να εκτυπώσετε, κάντε κλικ Τέλος και συγχώνευση σύμφωνα με το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί. Κάντε κλικ Εκτύπωση εγγράφων για να στείλετε την τελική εργασία στον εκτυπωτή. Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής είναι εφοδιασμένος με χαρτί ετικετών πριν στείλετε την εργασία.

Ενώ το Excel είναι ένα εξαιρετικό μέσο εκτέλεσης συγχώνευσης αλληλογραφίας, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε επαφές από το Outlook. Το Outlook σάς επιτρέπει να εξάγετε επαφές σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία όπως περιγράφεται παραπάνω.

Εάν θέλετε να τραβήξετε τις επαφές απευθείας από το πρόγραμμα email του Outlook, τραβήξτε τη λίστα επαφών σας. Χρήση Μετατόπιση+Ελεγχος για να επιλέξετε και να επισημάνετε πολλές επαφές μέχρι να επισημανθεί κάθε επιθυμητή επαφή.

μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας. Επιλέγω Μόνο επιλεγμένες επαφές ακολουθούμενη από Όλα τα πεδία επαφών. Στη συνέχεια, επιλέξτε Νέο Έγγραφο και Ετικέτες αλληλογραφίας ως τύπος εγγράφου.

Αυτή η ενέργεια ενεργοποιεί ένα νέο έγγραφο του Word με συγχώνευση αλληλογραφίας. Επιλέγω Πεδία εγγραφής και εισαγωγής σύμφωνα με το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ευθυγραμμιστεί σωστά. Κάντε κλικ Ενημέρωση ετικετών για τη δημιουργία ετικετών.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία προεπισκόπησης για να ελέγξετε και να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά ευθυγραμμισμένα. Αφού επεξεργαστείτε και κάνετε τυχόν τελικές αναθεωρήσεις, κάντε ξανά προεπισκόπηση και μετά εκτελέστε Ολοκλήρωση συγχώνευσης αλληλογραφίας και Τυπώνω για να στείλετε την εργασία στον εκτυπωτή.

Το Outlook είναι εξαιρετικό στη διαχείριση επαφών και η εκτέλεση συγχώνευσης αλληλογραφίας από το πρόγραμμα είναι εύκολη. Ωστόσο, δεν έχουν όλοι το Outlook ως διαχειριστή email και η διαδικασία εκτύπωσης ετικετών από το Excel παραμένει η καλύτερη εναλλακτική επιλογή για τη διαχείριση επαφών.