Καθορίστε την επιχειρηματική διαδικασία που θέλετε να αναλύσετε. Πρέπει να είναι μια ολοκληρωμένη επιχειρηματική συναλλαγή με αρχή και τέλος, με εισροές και εκροές και να έχει ως αποτέλεσμα την ικανοποίηση μιας επιχειρηματικής ανάγκης. Παράδειγμα: Η "Μίσθωση υπαλλήλου" είναι μια πλήρης διαδικασία, ενώ η "Συμπλήρωση φόρμας πρόσληψης" είναι ένα βήμα στη διαδικασία, αλλά δεν έχει νόημα αν γίνεται μόνος.
Προσδιορίστε τους ρόλους στη διαδικασία. Ένας ρόλος είναι ένα μέρος που παίζει ένα άτομο ή μια ομάδα ανθρώπων στη διαδικασία. Οι ρόλοι θα πρέπει να επισημαίνονται με το είδος της δράσης που αναλαμβάνουν, όχι τις θέσεις εργασίας ή τους τίτλους των τμημάτων τους. Ένα άτομο που εγκρίνει την κάρτα χρόνου ενός υπαλλήλου θα πρέπει να ονομάζεται "Εγκριτής χρόνου".
Προσδιορίστε τα βήματα της διαδικασίας που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της συναλλαγής. Καταγράψτε κάθε λεπτομερές βήμα που προσθέτει αξία στη διαδικασία, ακόμα κι αν αυτή η τιμή είναι μόνο για να ελέγξετε και να διασφαλίσετε ότι τα προηγούμενα βήματα έχουν γίνει σωστά.
Τεκμηριώστε τη ροή της διαδικασίας δημιουργώντας ένα διάγραμμα που δείχνει κάθε βήμα, τον ρόλο που εκτελεί το βήμα και πληροφορίες που ρέουν από βήμα σε βήμα. Αριθμήστε κάθε βήμα. Καθορίστε την κατεύθυνση των πληροφοριών χρησιμοποιώντας βέλη που πηγαίνουν από κάθε βήμα στο επόμενο. Ένα «Διαλειτουργικό» στυλ διαγραμμάτων ροής λειτουργεί καλύτερα για τον προσδιορισμό των ρόλων και της ροής πληροφοριών μεταξύ των ανθρώπων, καθώς και για τα βήματα της διαδικασίας. Στο τμήμα κειμένου του εγγράφου περιγράψτε κάθε βήμα λεπτομερώς.
