Πώς να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες Avery 5160 στο Excel

Οι ετικέτες Avery είναι ένα πολύ γνωστό τυπικό προϊόν γραφείου και οι ετικέτες 5160 (μεταξύ άλλων μεγεθών) είναι συμβατές με προϊόντα της Microsoft. Μπορείτε να εκτυπώσετε ετικέτες Avery από το Excel, αλλά η διαδικασία απαιτεί τελικά συγχώνευση αλληλογραφίας για την κατηγοριοποίηση των πεδίων ετικετών και την εισαγωγή τους σε μορφή ετικέτας.

Κατά τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, ρυθμίζετε στήλες δεδομένων στο Excel και, στη συνέχεια, αντιστοιχίζετε αυτές με τα πεδία μορφοποίησης στο Microsoft Word. Η διαδικασία δεν είναι περίπλοκη, αλλά απαιτεί χρόνο για τη σωστή ρύθμιση της μορφοποίησης. Οι μεγάλες λίστες επαφών ή άλλες μορφές δεδομένων στο Excel απαιτούν επίσης περισσότερο χρόνο για να ολοκληρωθούν.

Η εναλλακτική λύση στη χρήση του Excel με το Word είναι να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε ετικέτα ή να εκτελέσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας μέσω ενός άλλου συμβατού προγράμματος όπως το Microsoft Outlook. Η επιλογή του Microsoft Outlook είναι ελκυστική μόνο εάν χρησιμοποιείτε ήδη την υπηρεσία ως διαχειριστή αλληλογραφίας.

Οι ετικέτες Avery είναι τυπικές στη μορφοποίηση ετικετών του Microsoft Word και το μέγεθος είναι ήδη αποθηκευμένο σε προκαθορισμένη ρύθμιση, γεγονός που τις καθιστά εξαιρετική επιλογή για τη διαδικασία επισήμανσης. Άλλες κοινές μάρκες ετικετών και διατάξεις αποθηκεύονται επίσης στη μορφοποίηση ετικετών για τη Microsoft.

Προτού μεταβείτε στο Excel και χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα για τη φιλοξενία των δεδομένων σας, σκεφτείτε εάν το Excel είναι η καλύτερη χρήση για τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας. Εάν δημιουργείτε μικρό αριθμό ετικετών – κάτω από 100 με ελάχιστες πληροφορίες, για παράδειγμα – η πληκτρολόγηση των πληροφοριών απευθείας σε ένα έγγραφο Word με μορφοποίηση ετικετών είναι καλύτερη επιλογή. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για μια λίστα μίας χρήσης.

Το Excel είναι ιδανικό για τη φιλοξενία μεγάλου όγκου πληροφοριών, όπως λίστα επαφών με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες για εκατοντάδες ή και χιλιάδες άτομα. Οι λίστες που συνεχώς αυξάνονται και εξελίσσονται είναι εύκολο να διαχειριστείτε στο Excel.

Το βιβλίο εργασίας του Excel δεν είναι καλή επιλογή για την εκτύπωση ετικετών για τη διαχειριζόμενη λίστα, αλλά η μορφοποίηση διευκολύνει τη μεταφορά των δεδομένων σε άλλα προγράμματα και μορφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανεβάσετε μια λίστα επαφών σε έναν διαχειριστή email από το Excel εύκολα.

Χρησιμοποιήστε το Excel εάν οι πληροφορίες είναι σημαντικές και θα δείτε συνεχή χρήση. Διαφορετικά, σκεφτείτε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις πληροφορίες απευθείας σε ένα έγγραφο του Word.

Στο Excel, μορφοποιήστε τα πεδία ετικετών χρησιμοποιώντας επικεφαλίδες στηλών. Για παράδειγμα, επικεφαλίστε κάθε στήλη με ένα συγκεκριμένο πεδίο όπως π.χ όνομα, επίθετο, διεύθυνση, πόλη, κατάσταση, ταχυδρομικός κώδικας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία διατηρείτε στις επαφές. Η ρύθμιση μιας στήλης για κάθε συγκεκριμένο σύνολο δεδομένων είναι σημαντική όταν έρθει η ώρα να μορφοποιήσετε τις ετικέτες.

Κάθε σειρά αντιστοιχεί σε μία επαφή ή ένα σύνολο δεδομένων. Η χρήση μιας επικεφαλίδας στήλης για κάθε πληροφορία μεγιστοποιεί την ικανότητά σας να τοποθετείτε τη θέση των πληροφοριών στις ετικέτες αργότερα όταν χρησιμοποιείτε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Σε αυτό το σημείο, αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας του Excel και βγείτε από το πρόγραμμα. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Microsoft Word για να εκτελέσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και τελικά να εκτυπώσετε τις ετικέτες.

Κατευθυνθείτε προς το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα στο νέο έγγραφο του Word και επιλέξτε το Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας επιλογή. Επιλέγω Ετικέτες και κάντε κλικ Επιλογές ετικέτας. Εδώ μορφοποιείτε το έγγραφο του Word για τις ετικέτες Avery 5160.

Επιλέξτε εκτυπωτή συνεχούς τροφοδοσίας ή εκτυπωτή σελίδας με βάση το μοντέλο που χρησιμοποιείτε. Κάτω από τις επιλογές του εκτυπωτή υπάρχουν οι επιλογές ετικετών. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού για να δείτε τους προμηθευτές και επιλέξτε Έιβερι από αυτή τη λίστα.

Μια άλλη λίστα δημιουργείται με όλα τα στυλ ετικετών Avery. Κάντε κλικ στο 5160 ετικέτες μοντέλων και επιλέξτε Εντάξει. Το έγγραφο του Word μεγεθύνει τις ετικέτες ώστε να ταιριάζουν με την ακριβή απόσταση και τον απαραίτητο σχεδιασμό.

Τώρα, κάντε κλικ Αρχείο και επιλέξτε το Προχωρημένος επιλογή σύνδεσης του Excel με το Word. Σημειώστε το Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου πλαίσιο ελέγχου και επιλέξτε Εντάξει. Επιστρέψετε στην ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ και κάντε κλικ Επιλέξτε Παραλήπτες για να εντοπίσετε το αρχείο σας Excel. Επιλέξτε το αρχείο για να συγχωνεύσετε τις πληροφορίες με το Word.

Μορφοποιήστε τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να φαίνονται τα δεδομένα σας στις ετικέτες στις ρυθμίσεις αλληλογραφίας επίσης. Χρησιμοποιήστε το <> styling για τη διάταξη των πληροφοριών. Αυτό συσχετίζεται με τις στήλες που δημιουργήσατε νωρίτερα στο Excel. Μπορείτε να διαμορφώσετε αυτές τις πληροφορίες με όποιον τρόπο θέλετε.

Μια ετικέτα διεύθυνσης συνήθως φιλοξενεί το όνομα, τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα όνομα εταιρείας ή οποιοδήποτε προσαρμοσμένο πεδίο, εφόσον υπάρχει σε μια στήλη του Excel. Μορφοποιήστε κάθε επικεφαλίδα στήλης με τον ακριβή τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται. Αυτό περιλαμβάνει την απόσταση μεταξύ των λέξεων και τη γραμμή στην οποία υπάρχει.

Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς και σε αυτήν την περιοχή. Η χρήση της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς όπως έχει αντιστοιχιστεί από το Excel λειτουργεί καλά, αλλά το προσαρμοσμένο στυλ είναι μια εύκολη επιλογή για τις ετικέτες. Απλώς εκτελέστε μια προεπισκόπηση εκτύπωσης μετά τη συγχώνευση για να βεβαιωθείτε ότι η γραμματοσειρά και το μέγεθος του κειμένου ταιριάζουν στην ετικέτα.

Τώρα οι ετικέτες Avery έχουν μορφοποιηθεί και οι πληροφορίες συνδέονται. Κάντε κλικ Πεδία αγώνα υπό ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ και βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες στηλών από το Excel ταιριάζουν με το <> μορφοποίηση που χρησιμοποιήσατε νωρίτερα. Αν όλα ταιριάζουν, προχωρήστε. Εάν όχι, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για προσαρμογή μέχρι να ταιριάζουν όλα τα πεδία. Αυτό αντιστοιχίζει τις στήλες του Excel στις ετικέτες.

Κάντε κλικ Τέλος και συγχώνευση κάτω από την καρτέλα Αποστολές για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Κάντε κλικ Τυπώνω για να στείλετε την εργασία στον εκτυπωτή σας. Τοποθετήστε τις ετικέτες Avery στο δίσκο του εκτυπωτή πριν εκτελέσετε τη λειτουργία εκτύπωσης.

Επίσης, κάντε μια προεπισκόπηση εκτύπωσης για να ελέγξετε δύο φορές τη στοίχιση και το διάστημα και να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα. Οι ετικέτες και το μελάνι του εκτυπωτή είναι δαπανηρά και ο διπλός έλεγχος του αρχείου διασφαλίζει ότι δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε περισσότερες από μία φορές.

Υπάρχει μια εναλλακτική λύση για την εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας μεταξύ του Excel και του Word. Η επιλογή του Outlook είναι συγκεκριμένη για λίστες επαφών, αλλά προσφέρει μια εύκολη μέθοδο για τη φόρτωση επαφών από το Excel στη Διαχείριση επαφών του Outlook.

Εάν διατηρείτε επαφή μέσω email με οποιονδήποτε στη λίστα, αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Μπείτε στο Outlook και επιλέξτε Πρόσθεσε επαφές και επιλέξτε Από αρχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel ή ένα τυπικό αρχείο CSV για να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα. Επιλέξτε το αρχείο και εισαγάγετε τα πάντα στον διαχειριστή του Outlook.

Τώρα, η εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word είναι μια πολύ πιο σύντομη διαδικασία. Επιλέξτε όλες τις επιθυμητές επαφές χρησιμοποιώντας το Μετατόπιση+Ελεγχος εντολή πληκτρολογίου για την επισήμανση πολλών επαφών.

μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα στο Outlook και επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας ακολουθούμενη από Μόνο επιλεγμένες επαφές. Επιλέξτε τα πεδία επαφής που θέλετε στις ετικέτες ή κάντε κλικ Όλα τα πεδία επαφών να μεταφερθούν τα πάντα. Επιλέγω Νέο Έγγραφο και επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου. Ετικέτες αλληλογραφίας είναι η πιο προφανής επιλογή στη λίστα.

Αυτή η ενέργεια ενεργοποιεί το άνοιγμα ενός εγγράφου του Word και όλα τα στοιχεία επικοινωνίας αντιστοιχίζονται και είναι έτοιμα. Πρέπει ακόμα να χρησιμοποιήσετε το Word για να επιλέξετε το στυλ ετικέτας Avery, αλλά η διαδικασία είναι η ίδια όπως αναφέρεται παραπάνω.

Εάν είστε συνετοί, εισάγετε το Γράφω και ΕισάγετεΠεδία ενότητα στο Word για διπλό έλεγχο της αντιστοίχισης. Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε μια προεπισκόπηση εκτύπωσης για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά τοποθετημένα και έτοιμα για εκτύπωση. Διαφορετικά, είστε έτοιμοι και μπορείτε να εκτυπώσετε γρήγορα τις ετικέτες χρησιμοποιώντας τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Outlook.