Οι καλύτερες συμβουλές και κόλπα του Microsoft Excel για να ξεκινήσετε

Ποιος δεν αγαπάει ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ? Πιθανώς πολλοί άνθρωποι, στην πραγματικότητα, αλλά ακόμα κι αν η σκέψη να γεμίσει σειρές και στήλες με διάφορα δεδομένα Οι βαθμοί δεν αυξάνουν τον παλμό σας, υπάρχουν αρκετοί κλάδοι όπου τα υπολογιστικά φύλλα είναι αναγκαιότητα. Ωστόσο, αν και υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις τρίτων για την εμβληματική σουίτα γραφείου της Microsoft, το Excel παραμένει η κορυφαία εφαρμογή για τη δημιουργία και τη διαχείριση υπολογιστικών φύλλων. Εάν είστε νέοι σε Προέχω — ή ένα παλιό χέρι που θέλει να ξεπεράσει τα βάθη του Excel — οι συμβουλές και τα κόλπα του Excel είναι βέβαιο ότι θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε παρακάτω για όλες τις λεπτομέρειες.

Εάν αναζητάτε πρόσθετους δείκτες του Excel, έχουμε συγκεντρώσει οδηγούς πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης ένα έγγραφο του Excel και πώς να φτιάξετε ένα γράφημα στο Excel.

Επιλογή όλων

Εάν θέλετε να επισημάνετε ένα συγκεκριμένο πλέγμα κελιών, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ και να σύρετε, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να τα επιλέξετε όλα; Υπάρχουν δύο τρόποι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου — Ctrl + "A" στο Windows 10, Command + "A" in MacOS High Sierra και παλαιότερη επανάληψη του MacOS — ή μεταβείτε στο μικρότερο κελί στην επάνω αριστερή γωνία (που σημειώνεται με ένα λευκό βέλος) και κάντε κλικ σε αυτό.

Πώς να σκιάζετε κάθε άλλη σειρά

Τα υπολογιστικά φύλλα μπορεί να είναι εξαιρετικά βαρετά και αν έχετε πολλά δεδομένα για να δείτε, τα μάτια του αναγνώστη μπορεί να αρχίσουν να παρασύρονται άσκοπα στη σελίδα. Ωστόσο, η προσθήκη μιας πινελιάς χρώματος μπορεί να κάνει ένα υπολογιστικό φύλλο πιο ενδιαφέρον και πιο ευανάγνωστο, επομένως δοκιμάστε να σκιάζετε κάθε άλλη σειρά.

Για να ξεκινήσετε, επισημάνετε την περιοχή στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε το εφέ. Εάν θέλετε να προσθέσετε χρώμα σε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο, απλώς επιλέξτε όλα. Κατά την προβολή του Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους κουμπί. Στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος Κανόνας από το αναπτυσσόμενο μενού που προκύπτει.

Στο αναπτυσσόμενο μενού Στυλ, επιλέξτε Κλασσικός.

Στη συνέχεια, επιλέξτε Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε.

Ο τύπος που πρέπει να εισαγάγετε είναι "=MOD(ROW(),2)."

Επιλέξτε ποιο χρώμα γεμίσματος θέλετε και κάντε κλικ Εντάξει. Τώρα οι σειρές πρέπει να σκιάζονται με εναλλασσόμενο χρώμα.

Απόκρυψη/απόκρυψη σειρών

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να αποκρύψετε ορισμένες σειρές ή στήλες δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να εκτυπώσετε αντίγραφα για μια παρουσίαση, για παράδειγμα, αλλά το κοινό χρειάζεται μόνο να δει τα βασικά. Ευτυχώς, είναι εύκολο να αποκρύψετε μια σειρά ή μια στήλη στο Excel. Απλώς κάντε δεξί κλικ και μετά επιλέξτε Κρύβω.

Η στήλη ή η σειρά θα σημειωθεί από ένα παχύ περίγραμμα μεταξύ των παρακείμενων στηλών ή σειρών.

Εάν θέλετε να αποκρύψετε μια συγκεκριμένη γραμμή ή στήλη, θα πρέπει να επισημάνετε τις στήλες ή τις σειρές σε κάθε πλευρά της. Μόλις τελειώσετε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Απόκρυψη από τη λίστα επιλογών που προκύπτει.

Εάν έχετε κρύψει πολλές σειρές ή/και στήλες, μπορείτε να τις αποκρύψετε γρήγορα επιλέγοντας τις εν λόγω γραμμές ή στήλες και, στη συνέχεια, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Απόκρυψη. Σημείωση: Εάν προσπαθείτε να αποκρύψετε και τις δύο γραμμές και στήλες, θα πρέπει να αποκρύψετε έναν άξονα κάθε φορά.

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε πληροφορίες από ένα συγκεκριμένο κελί. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι έχετε ένα απόθεμα για ένα κατάστημα και θέλετε να ελέγξετε την τιμή ενός συγκεκριμένου προϊόντος. Ευτυχώς, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση vlookup του Excel.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ένα απόθεμα όπου κάθε είδος έχει έναν αριθμό ταυτότητας και μια τιμή. Θέλουμε να δημιουργήσουμε μια συνάρτηση όπου οι χρήστες θα μπορούν να μπουν στο αναγνωριστικό και να λάβουν αυτόματα την τιμή. Η συνάρτηση vlookup το κάνει αυτό, επιτρέποντάς σας να καθορίσετε ένα εύρος στηλών που περιέχει σχετικά δεδομένα, μια συγκεκριμένη στήλη για την εξαγωγή της εξόδου και ένα κελί για την παράδοση της εξόδου.

Θα γράψουμε τη συνάρτηση vlookup στο κελί I4. εδώ θα εμφανίζονται τα δεδομένα. Χρησιμοποιούμε το κελί I3 ως μέρος για την εισαγωγή των δεδομένων και λέμε στη συνάρτηση ότι ο σχετικός πίνακας εκτελείται από το B2 έως το D11 και ότι οι απαντήσεις θα βρίσκονται στην τρίτη στήλη (το vlookup διαβάζει από αριστερά προς τα δεξιά).

Έτσι, η συνάρτησή μας θα μορφοποιηθεί ως εξής: "=vlookup (κελί εισόδου, εύρος σχετικών κελιών, στήλη για να ληφθούν απαντήσεις)" ή "=vlookup (I3,B2:D11,3)."

Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Εάν θέλετε να περιορίσετε το εύρος των επιλογών που μπορεί να βάλει ένας χρήστης σε ένα κελί, α πτυσώμενο μενού είναι μια καλή λύση. Ευτυχώς, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα που προσφέρει στους χρήστες μια λίστα επιλογών για να διαλέξουν. Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε ένα κελί και μετά μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα και επιλέξτε Επικυρώνω.

Κάτω από Ρυθμίσεις, βρείτε το αναπτυσσόμενο μενού με την ετικέτα Επιτρέπω. Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα.

Τώρα, επισημάνετε τα κελιά από τα οποία θέλετε να επιλέξουν οι χρήστες και κάντε κλικ Εντάξει.

Τώρα, όταν οι χρήστες κάνουν κλικ στο κελί, μπορούν να επιλέξουν επιλογές από ένα αναπτυσσόμενο μενού.

Κρατήστε τα μηδενικά σας ορατά

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να εισάγετε σειρές αριθμών που ξεκινούν με ένα ή περισσότερα μηδενικά. Δυστυχώς, το Excel ενδέχεται να μην εμφανίζει αυτά τα μηδενικά, από προεπιλογή. Για να το διορθώσετε, προσθέστε ένα μόνο εισαγωγικό πριν από τα μηδενικά, π.χ. "'00001" αντί για "00001."

Πώς να συνενωθεί

Μερικές φορές, μπορεί να θέλετε να αναδιοργανώσετε δεδομένα και να συνδυάσετε πληροφορίες από διαφορετικά κελιά σε μία καταχώρηση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση concatenate.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ένα ρόστερ πρωταθλήματος φαντασίας μπάσκετ, με πεδία για τα επώνυμα, τα ονόματα και τις θέσεις των παικτών. Εάν θέλουμε να συνδυάσουμε όλες αυτές τις πληροφορίες σε ένα πεδίο, θα χρειαστούμε έναν τύπο που θα λέει "=concat (πρώτο κελί, δεύτερο κελί, τρίτο κελί)" ή, σε αυτήν την περίπτωση, "=concat (C6,B6,D6) ” χωρίς τα εισαγωγικά.

Δυστυχώς, το concatenate δεν τοποθετεί αυτόματα κενά μεταξύ κειμένου από διαφορετικά κελιά. Για να εμφανιστεί ένα κενό, θα χρειαστεί να προσθέσετε εισαγωγικά με ένα κενό ανάμεσα. Τώρα η συνάρτηση θα πρέπει να διαβάζει "=concat (C6," ",B6," ",D6)."

Για να εφαρμόσετε αυτόν τον τύπο σε όλες τις σειρές που χρειαζόμαστε, κάντε κλικ στο μπλε πλαίσιο στη γωνία του κελιού και σύρετε προς τα κάτω.

Το Excel θα αντιγράψει αυτόματα τον τύπο και θα συμπληρώσει κατάλληλα.

Πώς να τυλίξετε κείμενο

Έχετε πολύ κείμενο σε ένα μόνο κελί; Πιθανότατα θα χυθεί σε άλλα κελιά, τα οποία μπορεί να μην φαίνονται τόσο όμορφα όσο θα θέλατε. Ευτυχώς, είναι εύκολο να κάνετε αναδίπλωση κειμένου μέσα σε ένα κελί.

Ξεκινήστε επιλέγοντας το κελί με το υπερβολικό κείμενο. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών.

Σύμφωνα με το Ευθυγραμμία καρτέλα, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα Αναδίπλωση του κειμένου.

Προσαρμόστε το πλάτος του κελιού σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Πώς να δείτε την καρτέλα προγραμματιστή

Εάν θέλετε να κάνετε πιο προηγμένες εργασίες στο Excel — όπως δημιουργία μακροεντολές — θα χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση στην κορδέλα προγραμματιστή. Δυστυχώς, αυτή η καρτέλα είναι κρυμμένη από προεπιλογή. Για να το δείτε, κάντε κλικ Προέχω στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε Προτιμήσεις.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ταινία κουμπί.

Θα πρέπει να δείτε τη λίστα με τα κουμπιά και τα πλαίσια ελέγχου που καθορίζουν εάν μπορείτε να δείτε τα διάφορα στοιχεία. Εδώ, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Προγραμματιστής κουτί και ελέγξτε το.

Τώρα θα πρέπει να δείτε την κορδέλα Devolper στην κορυφή.

Συστάσεις των συντακτών

• Οι καλύτερες προσφορές του Microsoft Office: Αποκτήστε δωρεάν Word, PowerPoint και Excel
• Τα καλύτερα πρότυπα προϋπολογισμού του Excel
• Πώς να χρησιμοποιήσετε το iCloud για αντίγραφα ασφαλείας στο iPhone, το iPad ή το Mac σας
• Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης ένα αρχείο Excel
• Οι καλύτερες συμβουλές και κόλπα για το Chromebook