Οι εναρκτήριες δηλώσεις λένε στους αναγνώστες τι αφορά το email.
Πίστωση εικόνας: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Τα επαγγελματικά μηνύματα συνήθως ακολουθούν είτε ένα άμεσο μοτίβο είτε ένα έμμεσο μοτίβο. Είναι ένας τρόπος οργάνωσης των πληροφοριών που μεταδίδονται στο μήνυμα, ανάλογα με το αν η κύρια ιδέα είναι καλή, κακή ή ουδέτερη είδηση. Επιλέξτε το πιο αποτελεσματικό μοτίβο για τα email της επιχείρησής σας ανάλογα με το πώς πιστεύετε ότι ο αναγνώστης σας πρόκειται να αντιδράσει στην κύρια ιδέα.
Χρησιμοποιώντας το άμεσο email για να φτάσετε στο σημείο
Στα απευθείας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κύριο σημείο βρίσκεται στην αρχή, ακολουθούμενο από λεπτομέρειες, εξηγήσεις ή στοιχεία που το υποστηρίζουν. Ένα email που οργανώνεται με αυτόν τον τρόπο εξοικονομεί χρόνο στον αναγνώστη, φτάνοντας αμέσως στον σκοπό του μηνύματος. Βοηθά επίσης τον αναγνώστη να βάλει τις λεπτομέρειες που ακολουθούν σε πλαίσιο και προοπτική. Αυτό αποτρέπει τον αναγνώστη από το να απογοητευτεί επειδή χρειάζεται να περιηγηθεί σε παραγράφους πληροφοριών για να βρει το κύριο σημείο. Το άμεσο μοτίβο λειτουργεί καλύτερα εάν ο αναγνώστης σας πρόκειται να είναι δεκτικός στο κύριο σημείο, όχι ανθεκτικός.
Το βίντεο της ημέρας
Αποστολή θετικών και ουδέτερων μηνυμάτων
Εάν ο αναγνώστης σας θα είναι ευχαριστημένος, ενδιαφέρεται ήπια ή ουδέτερος (δεν θα έχει συναισθήματα για αυτό με τον έναν ή τον άλλον τρόπο), χρησιμοποιήστε το άμεσο μοτίβο. Σκεφτείτε ένα email από έναν πελάτη μετά από μια προσφορά για την εκπλήρωση μιας σύμβασης. Εάν κερδίσετε τη σύμβαση, η επιστολή ξεκινά με κάτι σαν "Η προσφορά σας έχει εξεταστεί και είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προσφέρουμε Όταν το κύριο θέμα είναι τα καλά νέα ή τα ουδέτερα νέα, κοινοποιήστε τα αμέσως και συνεχίστε με τον Λεπτομέριες. Τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα χρησιμοποιούν αυτήν την προσέγγιση, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν συνήθεις εργασίες, παραγγελίες και επιβεβαιώσεις.
Χρησιμοποιώντας έμμεσο email για να κάνετε ένα σημείο
Στα έμμεσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κύριο θέμα είναι αργότερα στο μήνυμα, μετά τις λεπτομέρειες, τις εξηγήσεις ή τα στοιχεία. Η χρήση του έμμεσου μοτίβου σε ένα email δείχνει ότι σέβεστε τα συναισθήματα του αναγνώστη σας, τα οποία μπορεί να πληγωθούν από το κύριο σημείο. Με το να το αναπτύξετε, επιτρέπετε στον αναγνώστη σας να είναι πιο έτοιμος να το λάβει. Είναι επίσης μια προσπάθεια να ενθαρρύνετε τον αναγνώστη να σας ακούσει εάν εκφράσετε μια κύρια ιδέα που θα τον αναστατώσει αμέσως στην αρχή ενός μηνύματος, μπορεί να σταματήσει να διαβάζει. Συνολικά, ο στόχος είναι να ελαχιστοποιήσετε οποιαδήποτε αρνητική αντίδραση μπορεί να έχει ο αναγνώστης σας.
Αποστολή αρνητικών ή ευαίσθητων μηνυμάτων
Εάν ο αναγνώστης σας δεν ενδιαφέρεται, είναι δυσαρεστημένος ή εχθρικός, χρησιμοποιήστε το έμμεσο μοτίβο. Σκεφτείτε ξανά το email από τον πελάτη. Αν δεν κερδίσατε, η επιστολή ξεκινά διαφορετικά: «Σας ευχαριστούμε που υποβάλατε μια προσφορά για να δουλέψουμε στο συμβόλαιό μας. Εξετάσαμε προσεκτικά κάθε προσφορά, κ.λπ.." Το κύριο σημείο, που νομίζετε ήδη ότι γνωρίζετε, αλλά συνεχίζετε να διαβάζετε ούτως ή άλλως, έρχεται πολύ αργότερα. Χρησιμοποιήστε ένα έμμεσο email όταν το κύριο σημείο είναι τα κακά νέα, όπως όταν απορρίπτετε ένα αίτημα ή απορρίπτετε μια αξίωση. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί επίσης καλά όταν προσπαθείτε να πουλήσετε κάτι ή μοιράζεστε ευαίσθητες πληροφορίες.
