Πώς να καταγράψετε μια σύσκεψη του Microsoft Teams

Γνωρίζοντας πώς να καταγράφετε μια σύσκεψη του Microsoft Teams μπορεί να εξοικονομήσετε τόσο πολύ χρόνο που συχνά ξοδεύετε ζητώντας από τους ανθρώπους να επαναλάβουν οδηγίες ή να σας υπενθυμίσουν τι είπαν. Οι οργανισμοί μπορεί επίσης να θέλουν να καταγράφουν συναντήσεις αντιμετώπισης προβλημάτων για μεταγενέστερη ανάλυση, απαιτήσεις συμμόρφωσης ή για να ανακαλέσουν σημαντικές αποφάσεις που ελήφθησαν. Το Microsoft Teams το κατανοεί αυτό και έχει κάνει τη διαδικασία εγγραφής απλή στη χρήση - εάν έχει ρυθμιστεί σωστά.

Ας δούμε τι χρειάζεστε για να ηχογραφήσετε μια σύσκεψη στο Teams, πώς να βρείτε εγγραφές όταν ολοκληρωθεί η σύσκεψη και οτιδήποτε άλλο πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη διαδικασία.

Πώς να καταγράψετε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams

Βήμα 1: Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά δικαιώματα. Απαιτούνται ορισμένα δικαιώματα για την έναρξη και τη διακοπή μιας εγγραφής σε μια σύσκεψη. Αρχικά, ο χρήστης θα χρειαστεί μια συνδρομή όπως το Office 365 Enterprise, το Business Premium ή το Business Essentials.

Εάν εργάζεστε ως μέρος ενός οργανισμού, ο διαχειριστής IT ενδέχεται να χρειαστεί να ενεργοποιήσει τις εγγραφές για τον οργανισμό. Ορισμένοι οργανισμοί από προεπιλογή απενεργοποιούν τις εγγραφές εκτός από ορισμένες περιπτώσεις. Εάν εργάζεστε ανεξάρτητα, τότε θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.

Μόνο ορισμένοι χρήστες μπορούν να καταγράφουν συσκέψεις όταν συμμετέχουν. Αυτό περιλαμβάνει τόσο τους διοργανωτές συναντήσεων όσο και εκείνους που έχουν μέρος της οργάνωσης του διοργανωτή Ομάδες της Microsoft. Όσοι συμμετέχουν σε διαφορετικούς οργανισμούς και επισκέπτες δεν θα μπορούν να κάνουν εγγραφή.

Βήμα 2: Συνδεθείτε στο Microsoft Teams και συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη. Κανονίστε για ένα άτομο να ξεκινήσει και να σταματήσει την εγγραφή εάν είναι απαραίτητο – δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε πολλές εγγραφές μιας συνάντησης ταυτόχρονα.

Βήμα 3: Στη σύσκεψη, κοιτάξτε το μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε το Περισσότερες δράσεις επιλογή (το εικονίδιο με τις τρεις τελείες).

Βήμα 4: Επιλέγω Ξεκινήστε την εγγραφή στο αναπτυσσόμενο μενού. Ορισμένοι οργανισμοί έχουν μια πολιτική εγγραφής που θα πρέπει τώρα να αποδεχτείτε πριν ξεκινήσει η εγγραφή, αν και αυτό δεν είναι σύνηθες. Όλοι όσοι έχουν συμμετάσχει στη σύσκεψη θα λάβουν ειδοποίηση ότι η σύσκεψη τώρα καταγράφεται.

Βήμα 5: Η ενεργοποίηση της εγγραφής θα ενεργοποιήσει επίσης τις μεταγραφές, εκτός εάν οι μεταγραφές έχουν αποκλειστεί συγκεκριμένα από έναν διαχειριστή. Οι μεταγραφές μπορούν να προβληθούν σε πραγματικό χρόνο και αποθηκεύονται μαζί με το βίντεο όταν τελειώσει η εγγραφή. Οι μεταγραφές είναι σημαντικές εάν η εγγραφή γίνεται για συμμόρφωση ή νομικούς λόγους, μεταξύ άλλων χρήσεων. Οι ζωντανές μεταγραφές μπορούν να διακοπούν ανά πάσα στιγμή στο Περισσότερες δράσεις μενού.

Βήμα 6: Όταν έρθει η ώρα να σταματήσετε την εγγραφή, μεταβείτε στο Περισσότερες δράσεις μενού ξανά και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής. Η εγγραφή θα υποβληθεί σε επεξεργασία, η οποία μπορεί να διαρκέσει λίγο χρόνο, επομένως ενδέχεται να μην είναι άμεσα διαθέσιμη για προβολή.

Αναπαραγωγή μαγνητοσκοπημένης συνάντησης

Όταν το Microsoft Teams καταγράφει μια σύσκεψη, αυτή αποθηκεύεται στο SharePoint. Εάν δεν ήταν σύσκεψη καναλιού, αποθηκεύεται στο OneDrive. Επισκεφτείτε αυτές τις τοποθεσίες για να βρείτε το αρχείο της συνάντησης. Ένας σύνδεσμος προς την ηχογράφηση θα εμφανιστεί επίσης στο κανάλι ή στη συνομιλία όπου πραγματοποιήθηκε η συνάντηση και θα είναι επίσης διαθέσιμος στην καρτέλα Αρχεία του καναλιού.

Μπορείτε να μοιραστείτε το αρχείο είτε απευθείας με κάποιον άλλο στο Teams είτε να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε σε διάφορες άλλες πλατφόρμες, ανάλογα με το πιο εύκολο.

Σημαντική σημείωση: Οι εγγραφές του Microsoft Teams έχουν συχνά μια ενσωματωμένη ημερομηνία λήξης, μετά την οποία η σύσκεψη δεν θα είναι διαθέσιμη (συν μια περίοδος χάριτος για τον κάτοχο της εγγραφής). Αυτό μπορεί να απενεργοποιηθεί από IT. Η ημερομηνία λήξης θα εμφανίζεται στο Teams μαζί με τον σύνδεσμο για τη συνάντηση, καθώς και στο Λεπτομέριες τμήμα του Εμφάνιση ενεργειών στο αρχείο ηχογράφησης. Όσοι καταγράφουν τη σύσκεψη μπορούν συνήθως να προσαρμόσουν την ημερομηνία λήξης. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το βίντεο είναι κοινόχρηστο ή χρησιμοποιείται πριν από την ημερομηνία λήξης. Εάν η εγγραφή έγινε για λόγους συμμόρφωσης, οι ημερομηνίες λήξης θα πρέπει να απενεργοποιηθούν ή τα αρχεία θα πρέπει να αποθηκευτούν μόνιμα με άλλο τρόπο.

Ηχογράφηση έξτρα συσκέψεων

Υπάρχουν ορισμένες άλλες σκέψεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την εγγραφή μιας συνάντησης στο Teams:

• Οι εγγραφές θα σταματήσουν αυτόματα όταν όλοι αποχωρήσουν από τη σύσκεψη. Ωστόσο, η εγγραφή δεν θα σταματήσει εάν το άτομο που την ξεκίνησε φύγει – αυτό σημαίνει ότι κάποιος άλλος μπορεί να χρειαστεί να τη σταματήσει χειροκίνητα την κατάλληλη στιγμή.

• Μερικές φορές οι τοπικοί κανόνες μπορεί να επηρεάσουν τις ρυθμίσεις εγγραφής. Για παράδειγμα, οι τοπικοί κανονισμοί μπορεί να απαιτούν από όλους να δίνουν την άδειά τους για ηχογράφηση πριν από την έναρξη.

• Οι επισκέπτες και οι εξωτερικοί συμμετέχοντες δεν θα μπορούν να δουν την ηχογράφηση εκτός και αν κάποιος τη μοιραστεί απευθείας μαζί τους.

• Το βίντεο της σύσκεψης μπορεί να εμφανίσει μόνο έως τέσσερις ροές βίντεο ταυτόχρονα. Δεν μπορείτε να μεταβείτε σε άλλες ροές κατά την προβολή μιας εγγραφής.

• Οι απαιτήσεις συμμόρφωσης ενδέχεται να παρακάμψουν ορισμένες από τις ρυθμίσεις που συζητήσαμε παραπάνω.

Αν θέλετε να οργανώσετε μια συνάντηση με κάποιους συναδέλφους, σκεφτείτε φτιάχνοντας πρώτα μια νέα ομάδα.

Συστάσεις των συντακτών

• Πώς να αποθηκεύσετε μια ιστοσελίδα ως PDF
• Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα του Microsoft Teams και πώς να τα διορθώσετε
• Τώρα μπορείτε να δοκιμάσετε avatars και εικονικούς χώρους στο Microsoft Teams
• Πώς να σχεδιάσετε στο Microsoft Word
• Πώς να επαναφέρετε τις εργοστασιακές ρυθμίσεις των Windows 10 ή των Windows 11

Αναβαθμίστε τον τρόπο ζωής σαςΤο Digital Trends βοηθά τους αναγνώστες να παρακολουθούν τον γρήγορο κόσμο της τεχνολογίας με όλα τα τελευταία νέα, διασκεδαστικές κριτικές προϊόντων, διορατικά editorial και μοναδικές κρυφές ματιές.