Πώς να στείλετε μια ειδοποίηση για αλλαγή email

Είτε αλλάζετε τη διεύθυνση email που επισυνάπτεται σε έναν υπάρχοντα λογαριασμό είτε δημιουργείτε έναν νέο λογαριασμό email, δεν είναι μια περίπλοκη διαδικασία να ειδοποιήσετε τις προσωπικές ή/και επαγγελματικές σας επαφές. Στείλτε τους ένα βασικό μήνυμα ενημέρωσης μέσω της υπηρεσίας email σας και συνεχίστε με τουλάχιστον μία άλλη μέθοδο ειδοποίησης.

Προτού στείλετε μια ειδοποίηση, βεβαιωθείτε ότι περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται τα άτομα στο βιβλίο διευθύνσεών σας για να παραμείνουν σε επαφή μαζί σας μετά την πραγματοποίηση της αλλαγής. Η ειδοποίηση θα πρέπει να περιλαμβάνει τη νέα διεύθυνση και την ημερομηνία κατά την οποία σκοπεύετε να σταματήσετε οριστικά να χρησιμοποιείτε την παλιά σας διεύθυνση. Για παράδειγμα, «Αποφάσισα να αλλάξω τη διεύθυνση email μου σε [διεύθυνση]. Θα σταματήσω να χρησιμοποιώ την υπάρχουσα διεύθυνσή μου στις [ημερομηνία]. Ενημερώστε τα βιβλία διευθύνσεών σας. Σας ευχαριστώ!"

Εάν κάνετε μια αλλαγή που επηρεάζει τόσο τις προσωπικές όσο και τις επαγγελματικές επαφές, στείλτε την ειδοποίηση σε κάθε ομάδα ξεχωριστά, ώστε να μην μοιράζεστε επαφές εργασίας με την οικογένεια και τους φίλους ή το αντίστροφο. Όταν επικοινωνείτε με άτομα εντός της ίδιας ομάδας, προστατεύστε το απόρρητο οποιουδήποτε δεν θέλει να κοινοποιείται η διεύθυνση email της χρησιμοποιώντας το πεδίο BCC για να την αποκρύψετε από τους παραλήπτες στο πεδίο Προς. Επιπλέον, πολλές υπηρεσίες email επισημαίνουν αυτόματα ως πιθανό spammer οποιονδήποτε λογαριασμό στέλνει ένα email σε πολλούς παραλήπτες. Εκτός εάν η υπηρεσία σας επιτρέπει μαζικές αποστολές, στείλτε το μήνυμα σε λιγότερους από 20 παραλήπτες κάθε φορά.

Οι περισσότερες υπηρεσίες email προσφέρουν ένα εργαλείο "Vacation Response" ή "Out of Office" που στέλνει αυτόματα ένα προσαρμοσμένο μήνυμα "μακριά" σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα που δεν ελέγχετε ενεργά μηνύματα. Εάν η νέα σας διεύθυνση email είναι συνδεδεμένη σε ξεχωριστό λογαριασμό, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να ειδοποιήσετε οποιονδήποτε ξεχάσατε να επικοινωνήσετε σχετικά με την αλλαγή. Αφού μεταβείτε στη νέα σας διεύθυνση, εντοπίστε το εργαλείο στις ρυθμίσεις του παλιού λογαριασμού, επικολλήστε τη διεύθυνση μήνυμα ειδοποίησης που γράψατε στο πεδίο προσαρμοσμένων αυτοματοποιημένων μηνυμάτων, ενεργοποιήστε τη λειτουργία και αφήστε την ενεργοποιημένη περίπου ένα μήνα.

Οποιοσδήποτε στο βιβλίο διευθύνσεών σας μπορεί να χάσει το σημαντικό μήνυμά σας εάν, για παράδειγμα, πληκτρολογήσατε κατά λάθος μια διεύθυνση ή χρησιμοποιήσατε μια παλιά διεύθυνση ή το μήνυμα κατέληγε σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Δημοσιεύστε το μήνυμά σας ως ενημέρωση κατάστασης σε διαδικτυακά κοινωνικά δίκτυα και σελίδες ομάδων ενδιαφέροντος ή, εάν ισχύει, στείλτε το στις επαφές μέσω μιας υπηρεσίας συνομιλίας. Επιπλέον, εάν αλλάζετε μια διεύθυνση email επιχείρησης, σκεφτείτε να ενημερώσετε τους πελάτες, τους πελάτες ή τους προμηθευτές σας σχετικά με τα νέα στοιχεία επικοινωνίας μέσω ταχυδρομικής κάρτας.