Πώς λειτουργεί ένα τηλεφωνικό σύστημα πολλαπλών γραμμών;

Τα τηλεφωνικά συστήματα πολλαπλών γραμμών είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία γραφείου που υπάρχουν, επειδή συμπυκνώνουν πολλές τηλεφωνικές γραμμές σε μία μόνο συσκευή, ώστε να μπορείτε να διαχειριστείτε και να ελέγξετε πολλές κλήσεις από το γραφείο σας. Τα ίδια τα μοντέλα της τηλεφωνικής μονάδας ποικίλλουν, αλλά έχουν παρόμοιες λειτουργίες και λειτουργούν με τις ίδιες αρχές. Αυτά τα τηλεφωνικά συστήματα σάς επιτρέπουν επίσης να έχετε πολλές τηλεφωνικές μονάδες να λειτουργούν από τις ίδιες τηλεφωνικές γραμμές, επιτρέποντας σε ένα διοικητικό γραφείο και σε μια ρεσεψιόν να χρησιμοποιούν την ίδια γραμμή.

Τα τηλεφωνικά συστήματα πολλαπλών γραμμών διατίθενται σε δύο τύπους: τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών και γραμμές ιδιωτικών καταστημάτων (PBX). Για τυπικά τηλέφωνα πολλαπλών γραμμών, συνήθως συνδέονται έως και 10 τηλεφωνικές γραμμές σε κάθε τηλεφωνική μονάδα και μπορούν να συνδεθούν απαντώνται μεμονωμένα -- συνήθως αντιπροσωπεύονται ως γραμμές -- και συνήθως υποστηρίζονται από α Υπεύθυνος υποδοχής. Ένα σύστημα PBX χρησιμοποιεί έναν αυτοματοποιημένο κατάλογο για να διοχετεύει τους καλούντες όπου πρέπει να πάνε. Πιθανότατα τα έχετε χρησιμοποιήσει και σας ζητήθηκε να "πατήσετε 1" για ορισμένες λειτουργίες.

Τα τηλεφωνικά συστήματα πολλαπλών γραμμών διαθέτουν μια ποικιλία λειτουργιών, όπως αναμονή κλήσης, αναγνώριση κλήσης και βασικές κλήσεις διάσκεψης, τα οποία είναι όλα διαθέσιμα σε τηλεφωνικά συστήματα μίας γραμμής. Ωστόσο, αυτά τα συστήματα προσφέρουν πρόσθετες δυνατότητες, όπως μεταφορά ή προώθηση κλήσης, εξατομικευμένη φωνή ταχυδρομείο για διαφορετικές επεκτάσεις ή γραμμές και υποστήριξη για έναν ρεσεψιονίστ για να απαντήσει σε πολλές γραμμές από μία μόνο γραφείο. Δημοσιεύοντας κάθε αριθμό τηλεφώνου που έχετε, οι πελάτες μπορούν να καλέσουν το κεντρικό γραφείο σας, διαφορετικά τμήματα ή συγκεκριμένα άτομα στην εταιρεία σας.

Μια επιλογή για το σύστημα πολλαπλών γραμμών σας ονομάζεται σύστημα ανατροπής. Για αυτές, χρησιμοποιείτε τυπικές τηλεφωνικές συσκευές πολλαπλών γραμμών, αλλά δημοσιεύετε μόνο μία γραμμή σε τηλεφωνικούς καταλόγους, ιστότοπους και άλλο υλικό τύπου ή επικοινωνίας. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε έναν αριθμό τηλεφώνου που καλούν οι πελάτες σας, αλλά το σύστημα θα χρησιμοποιεί πολλές γραμμές με αύξουσα σειρά όταν το πρώτο είναι απασχολημένο, επιτρέποντάς σας να θέσετε πελάτες σε αναμονή, να μεταφέρετε κλήσεις σε άλλα άτομα και να έχετε πολλούς υπαλλήλους να απαντούν γραμμές.

Η μεγάλη διαφορά για ένα σύστημα PBX είναι ότι χρησιμοποιεί επιλογές μενού για να κατευθύνει τις κλήσεις πελατών αντί για ρεσεψιονίστ. Αυτό επιτρέπει στο σύστημά σας να χειρίζεται πολλές κλήσεις ταυτόχρονα και να επεξεργάζεται αυτές τις κλήσεις χωρίς αρχικά να καταλαμβάνει τηλεφωνική γραμμή. Αυτά τα συστήματα υποστηρίζουν επίσης επεκτάσεις επιτρέποντας στους χρήστες να καλούν μια επέκταση και να κατευθύνονται αμέσως σε αυτό το γραφείο. Οι πλατφόρμες PBX σάς επιτρέπουν επίσης να πραγματοποιείτε συνέδρια εργαζομένων σε γραμμές χωρίς να πραγματοποιείτε κλήσεις σε εξωτερική γραμμή.

Εάν έχετε δύο τηλεφωνικές συσκευές και δύο τηλεφωνικές γραμμές, αλλά κανένα δεν είναι μοντέλα πολλαπλών γραμμών, μπορείτε να έχετε δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου για το σπίτι ή το γραφείο σας. Αρχικά, προμηθευτείτε έναν διαχωριστή δύο γραμμών, ο οποίος έχει υποδοχή διπλής κεφαλής στο ένα άκρο, είτε από την τηλεφωνική σας εταιρεία είτε από ένα τοπικό κατάστημα ηλεκτρονικών ειδών. Συνδέστε αυτήν τη συσκευή στην πρίζα τοίχου και, στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε δύο ξεχωριστά τηλέφωνα σε αυτήν, ένα σε κάθε μία από τις υποδοχές που παρέχει. Συνήθως η επάνω ή η δεξιά υποδοχή υποστηρίζει την πρώτη γραμμή που καταχωρίσατε στη διεύθυνσή σας. Αυτοί οι διαχωριστές περιορίζονται σε δύο γραμμές, επομένως θα χρειαστείτε ένα τηλεφωνικό σύστημα πολλαπλών γραμμών για τρεις ή περισσότερες γραμμές.