Διατηρεί ένας εκτυπωτής ιστορικό του τι εκτυπώνεται;

Είτε η επιχείρησή σας εκτυπώνει αλληλογραφία και αναφορές ρουτίνας είτε άκρως απόρρητα επιστημονικά δεδομένα, η εργασία σας αποτελεί αποκλειστική πληροφορία. Για λόγους ασφαλείας καθώς και για την παρακολούθηση της εσωτερικής παραγωγής εγγράφων, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα των υπολογιστών σας να διατηρούν ένα ιστορικό των αρχείων που εκτυπώνετε. Ανάλογα με τον τύπο του εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε και τον τρόπο αποστολής πληροφοριών σε αυτόν, ενδέχεται να βρείτε δεδομένα ιστορικού εξόδου σε διάφορα σημεία του υπολογιστή σας.

Το Mac OS περιλαμβάνει ένα Κέντρο εκτύπωσης που διατηρεί αυτόματα μια λίστα με τις εργασίες που επεξεργάζεται. Η λίστα περιλαμβάνει την κατάσταση της εργασίας, το όνομα του αρχείου της, το όνομα του χρήστη που την εκτύπωσε και τις ημερομηνίες και ώρες έναρξης και ολοκλήρωσης της παραγωγής. Μπορείτε να διαγράψετε οποιοδήποτε στοιχείο από τη λίστα, συμπεριλαμβανομένων των εκκρεμών και ολοκληρωμένων εργασιών. Στα Windows, οι προτιμήσεις του εκτυπωτή σας περιλαμβάνουν την επιλογή "Διατήρηση έντυπων εγγράφων". Ενεργοποίηση αυτού Η επιλογή λέει στο πρόγραμμα οδήγησης εκτύπωσης των Windows να διατηρήσει τη λίστα των αρχείων σε ουρά και τα δεδομένα από μεμονωμένες εκτυπώσεις θέσεις εργασίας. Με αυτή την επιλογή ενεργή, μπορείτε να διατηρήσετε συχνά ανατυπωμένα έργα για γρήγορη παραγωγή.

Όταν συνδέετε έναν εκτυπωτή σε έναν υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο ή χρησιμοποιείτε έναν εκτυπωτή με δυνατότητα διεύθυνσης στο Διαδίκτυο που μπορείτε να ελέγξετε από έναν Ιστό πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο υλικό εξόδου σας από οποιαδήποτε σύνδεση Ιστού χρησιμοποιώντας μια ρύθμιση εκτύπωσης "σύννεφου" που υποστηρίζεται από το λειτουργικό σας Σύστημα. Αυτή η διαδικασία σάς δίνει τη δυνατότητα να μοιράζεστε μία συσκευή με πολλούς χρήστες, προσομοιώνοντας έναν εκτυπωτή με δυνατότητα διεύθυνσης δικτύου, αλλά προσθέτοντας την παγκόσμια εμβέλεια της πρόσβασης στο Διαδίκτυο για να επεκτείνετε την προσβασιμότητά του. Αυτές οι υπηρεσίες περιλαμβάνουν συνήθως έναν πίνακα ελέγχου ή έναν πίνακα εργαλείων μέσω του οποίου μπορείτε να παρακολουθείτε εργασίες και να διαγράφετε ολοκληρωμένες καταχωρίσεις.

Σε πανεπιστήμια, βιβλιοθήκες και οποιαδήποτε εγκατάσταση στην οποία πολλοί χρήστες μοιράζονται μερικές συσκευές εκτύπωσης, διατηρώντας ένα εξατομικευμένο ιστορικό εκτύπωσης είναι απαραίτητο για τον καθορισμό της φορολογικής ευθύνης για το έγγραφο παραγωγή. Σε αυτές τις περιπτώσεις, συγκεκριμένοι χρήστες, τμήματα ή λειτουργικές μονάδες πρέπει να πληρώσουν για τα έγγραφα που εκτυπώνουν. Εξειδικευμένο λογισμικό παρακολούθησης και μέτρησης παρακολουθεί εργασίες ανά χρήστη ή ομάδα χρηστών, ταυτότητα εγγράφου και πλήθος σελίδων και προσδιορίστε τη συσκευή που χρησιμοποιείται, μαζί με τις προδιαγραφές εξόδου της -- έγχρωμη ή ασπρόμαυρη -- για να καθορίσετε ανά σελίδα δικαστικά έξοδα.

Ορισμένοι εκτυπωτές λέιζερ ομάδας εργασίας ή επιχειρήσεων περιλαμβάνουν έναν εσωτερικό σκληρό δίσκο που διατηρεί τα δεδομένα της εργασίας εκτύπωσης μετά την κύλιση από την εφαρμογή ενός χρήστη. Όπως κάθε σκληρός δίσκος, το μέσο αποθήκευσης σε μια συσκευή εξόδου μπορεί να διατηρήσει πληροφορίες αρχείων και καταλόγους δεδομένων μετά την ολοκλήρωση της εκτύπωσης των εργασιών. Η πρόσβαση και η καταγραφή των πληροφοριών σε αυτές τις μονάδες δίσκου απαιτεί εγκληματολογικά εργαλεία ικανά για ανάλυση δεδομένα εξόδου σε ουρά, αλλά οι μονάδες δίσκου μπορεί να αποτελέσουν πρόβλημα απορρήτου εάν και όταν το απενεργοποιήσετε εκτυπωτής.