Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα της παραδοσιακής οργάνωσης αρχείων

Η παραδοσιακή οργάνωση αρχείων αναφέρεται σε μια προσέγγιση για την οργάνωση αρχείων που βασίζονται σε υπολογιστή ή ηλεκτρονικά. Πριν από τις βάσεις δεδομένων υπολογιστών, πολλές επιχειρήσεις απλώς οργάνωσαν αρχεία δημιουργώντας δομές φακέλων και τοποθετούσαν έγγραφα και αρχεία σε φακέλους με βάση την κατηγορία ή τον τύπο. Αυτή η μέθοδος έχει δώσει τη θέση της σε συστήματα βάσεων δεδομένων σε πολλές περιπτώσεις. Ωστόσο, η παραδοσιακή αρχειοθέτηση είναι μερικές φορές συμφέρουσα εάν έχετε σχετικά μικρό αριθμό αρχείων.

Το παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης είναι πολύ απλό στη ρύθμιση και χρήση, με την προϋπόθεση ότι ο αριθμός των αρχείων που διατηρείτε είναι μικρός. Εάν έχετε πέντε βασικές κατηγορίες εγγράφων και περιορισμένο αριθμό αρχείων σε καθεμία, για παράδειγμα, δεν χρειάζεστε ένα σύστημα βάσης δεδομένων για την εύκολη αποθήκευση, συντήρηση και ανάκτηση των αρχείων σας. Επίσης, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκμάθηση ενός συστήματος λογισμικού και την εκπαίδευση των υπαλλήλων για τη χρήση του.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης, δεν χρειάζεται επίσης να κάνετε μια επένδυση σε μια βάση δεδομένων λογισμικού που μπορεί να περιλαμβάνει προκαταβολική αγορά και συνεχείς χρεώσεις αδειοδότησης. Φυσικά, χρειάζεστε έναν υπολογιστή, κάτι που είναι αρκετά συνηθισμένο στις επιχειρήσεις είτε αποθηκεύετε αρχεία είτε όχι. Η βασική δομή του αρχείου σας διατηρείται ακριβώς στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να αγοράσετε έναν πολύ φθηνό εξωτερικό σκληρό δίσκο που σας επιτρέπει να μεταφέρετε αρχεία από τον έναν υπολογιστή στον άλλο.

Ένα σημαντικό μειονέκτημα του παραδοσιακού συστήματος αρχειοθέτησης είναι ότι δεν επιτρέπει την ενοποίηση δεδομένων μεταξύ αρχείων ή την κοινή χρήση δεδομένων. Με ένα σύστημα αρχειοθέτησης που βασίζεται σε λογισμικό, μπορείτε να διατηρείτε διάφορους φακέλους, αλλά μπορείτε να αντιστοιχίσετε αναζητήσεις για να ανακτήσετε έγγραφα σε πολλά αρχεία. Επιπλέον, μπορείτε να επιτρέψετε σε πολλούς υπαλλήλους να πραγματοποιούν αναζήτηση σε κοινόχρηστα αρχεία δεδομένων. Αυτή η ενοποίηση μειώνει τον χρόνο αναζήτησης σε όλα τα μεμονωμένα αρχεία, ένα πλεονέκτημα που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν διατηρείτε μεγάλο αριθμό αρχείων ή έχετε μεγάλη βάση πελατών.

Επίσης, κινδυνεύετε να αντιγράψετε δεδομένα εάν δεν ενσωματώσετε τα αρχεία σας μέσω μιας βάσης δεδομένων. Σε ένα παραδοσιακό σύστημα, ο υπολογιστής σας δεν αναγνωρίζει ότι δημιουργείτε παρόμοια έγγραφα και τα αποθηκεύετε σε διαφορετικές θέσεις αρχείων. Επιπλέον, το παραδοσιακό σας σύστημα αρχειοθέτησης δεν προσφέρει σχεδόν το επίπεδο ασφάλειας που προσφέρει ένα προσεκτικά κατασκευασμένο σύστημα αρχειοθέτησης βάσης δεδομένων. Τα κρυπτογραφημένα δεδομένα και η τρέχουσα ασφάλεια είναι βασικά χαρακτηριστικά καθώς η εταιρεία αναπτύσσει τακτικά βελτιωμένα συστήματα βάσεων δεδομένων.