Ορισμός ερωτήματος στην Access

Η Access είναι λογισμικό βάσης δεδομένων που επιτρέπει στους χρήστες να διατηρούν μεγάλο όγκο πληροφοριών. Τα στοιχεία μιας βάσης δεδομένων είναι πίνακες, ερωτήματα, φόρμες, αναφορές και μακροεντολές. Οι πίνακες επιτρέπουν στο χρήστη να διατηρεί τα ακατέργαστα δεδομένα. Τα ερωτήματα χειρίζονται δεδομένα στους πίνακες. Οι φόρμες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εισαγωγή δεδομένων στους πίνακες και την πλοήγηση στη βάση δεδομένων. Οι αναφορές προορίζονται για την παρουσίαση των δεδομένων σε μορφή φιλική προς τον εκτυπωτή και οι μακροεντολές βοηθούν στην αυτοματοποίηση των εργασιών της βάσης δεδομένων. Το πιο σημαντικό στοιχείο μιας βάσης δεδομένων είναι τα ερωτήματα. Ακριβώς όπως υπονοεί το όνομα, ένα ερώτημα επιτρέπει στον χρήστη να ρωτήσει για τα δεδομένα στους πίνακες.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ερωτημάτων που χρησιμοποιούνται συνήθως στην Access: επιλογή, προσθήκη, ενημέρωση, διαγραφή, δημιουργία πίνακα. Ο στόχος του ερωτήματος καθορίζει τον τύπο του ερωτήματος που θα χρησιμοποιηθεί. Ένα ερώτημα επιλογής βοηθά τον χρήστη απλώς να αντλήσει πληροφορίες από τον πίνακα με βάση τις ανάγκες που καθορίζονται από τον χρήστη. Για παράδειγμα, ένα επιλεγμένο ερώτημα μπορεί να απομονώσει ονόματα πελατών που ξεκινούν με το γράμμα "M." Δημιουργείται ένα ερώτημα προσθήκης για την προσθήκη πληροφοριών σε έναν πίνακα. Ένα ερώτημα ενημέρωσης μπορεί να τροποποιήσει τις εγγραφές πίνακα σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη. Διαγραφή ερωτημάτων αφαίρεση εγγραφών από τον πίνακα. Ένα ερώτημα δημιουργίας πίνακα επιτρέπει σε έναν χρήστη να δημιουργήσει έναν νέο πίνακα από επιλεγμένες εγγραφές.

Τα ερωτήματα επιτρέπουν στον χρήστη να υπολογίζει μεμονωμένα πεδία. Ο χρήστης μπορεί να εκτελέσει βασικούς υπολογισμούς όπως η πρόσθεση ή ο πολλαπλασιασμός πεδίων ή πιο σύνθετους υπολογισμούς για μηχανικές ή στατιστικές ανάγκες. Οι ενσωματωμένοι υπολογισμοί της Access είναι οι ίδιοι με αυτούς που βρίσκονται στο Microsoft Excel. Μέσω ενός ερωτήματος, τα στοιχεία μπορούν επίσης να ομαδοποιηθούν ή να ταξινομηθούν σύμφωνα με τα κριτήρια που καθορίζονται από τον χρήστη.

Τα δεδομένα σε ένα ερώτημα συχνά αντλούνται από πίνακες σε μια βάση δεδομένων. Ο πίνακας μπορεί να βρίσκεται στην παρούσα βάση δεδομένων, σε άλλη βάση δεδομένων ή από ένα εταιρικό σύστημα όπως το AS/400. Σε ένα ερώτημα μπορούν να τοποθετηθούν περισσότεροι από ένας πίνακες. Τα ερωτήματα μπορούν επίσης να αντλήσουν πληροφορίες από άλλα ερωτήματα. Με άλλα λόγια, τα ερωτήματα μπορούν να ενσωματωθούν σε ερωτήματα. Παρόμοια με τους πίνακες, δύο ή περισσότερα ερωτήματα μπορούν να βρίσκονται σε ένα ερώτημα. Μέσα σε ένα ερώτημα της Access, οι πίνακες και τα ερωτήματα συνδέονται με κοινά πεδία για το καθένα.

Ένα ερώτημα μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας έναν οδηγό (οδηγός βήμα προς βήμα) ή από την αρχή. Όσοι είναι νέοι στις βάσεις δεδομένων της Access θα πρέπει ιδανικά να χρησιμοποιούν τον οδηγό. Επιτρέπει στον χρήστη να αισθάνεται άνετα με τα ερωτήματα και τον τρόπο δημιουργίας συνδέσμων μεταξύ των πινάκων και των ερωτημάτων που χρησιμοποιεί η βάση δεδομένων.

Για να αποτρέψετε την αντιγραφή, επιλέξτε ένα πεδίο πίνακα που θα είναι το πρωτεύον κλειδί. Αυτό το πρωτεύον κλειδί είναι ένα πεδίο που περιέχει μοναδικές πληροφορίες σε κάθε εγγραφή. Για παράδειγμα, ένα πρωτεύον κλειδί για μια βάση δεδομένων συλλογών θα μπορούσε να είναι ο αριθμός τιμολογίου ή ο αριθμός λογαριασμού πελάτη. Εάν επιλεγεί ένα πρωτεύον κλειδί, υπάρχει λιγότερη ευκαιρία για αντιγραφή εγγραφών όταν εκτελείται το ερώτημα.