Πώς να εξάγετε δεδομένα από το Excel για να δημιουργήσετε ετικέτες

Η σουίτα λογισμικού Microsoft Office έχει εξελιχθεί σημαντικά από τότε που πρωτοπαρουσιάστηκε το 1990. Δημοφιλή πακέτα λογισμικού όπως το Excel και το Word αλληλεπιδρούν άψογα μεταξύ τους, ανοίγοντας ένα ευρύ φάσμα εργασιών και λειτουργιών που προηγουμένως ήταν δύσκολο να εκτελεστούν.

Αν και το Excel θεωρείται κυρίως εργαλείο διαχείρισης βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων, αυτό το πακέτο λογισμικού μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για πρόσθετες εργασίες, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας ετικετών αλληλογραφίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word για να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel που μπορούν να μετατραπούν σε ετικέτες αλληλογραφίας. Η ολοκλήρωση αυτής της διαδικασίας απαιτεί μερικά βήματα, αλλά μπορούν να ολοκληρωθούν από άτομα όλων των ικανοτήτων και τεχνολογικών επιπέδων δεξιοτήτων.

Υπόδειξη

ο Συγχώνευση αλληλογραφίας Η δυνατότητα που περιλαμβάνεται στο Microsoft Word καθιστά σχετικά απλή την ενσωμάτωση των δεδομένων που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε ετικέτες αλληλογραφίας. Ωστόσο, για να μπορέσετε να ενσωματωθούν αυτά τα δεδομένα στο Excel, πρέπει να μορφοποιήσετε τον πίνακα και τα κελιά στο περιβάλλον του Excel ώστε να ταιριάζουν με το συγκεκριμένο πλαίσιο της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.

Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε και επισημάνετε τις κεφαλίδες στηλών ώστε να αντικατοπτρίζουν τα δεδομένα που θα εισαχθούν από το Word. Αυτές θα περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ετικέτες (ή παρόμοιες):

• Ονομα
• Επίθετο
• Διεύθυνση
• Πόλη

Λάβετε υπόψη ότι αυτές οι ετικέτες θα αντικαταστήσουν τις βασικές στήλες 1 έως 4 επικεφαλίδες που χρησιμοποιούνται ήδη. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ξεχωριστή στήλη για καθένα από αυτά τα σημεία δεδομένων. Σε αντίθετη περίπτωση θα μπορούσε να οδηγήσει σε ορισμένα οργανωτικά προβλήματα σε μεταγενέστερο στάδιο της διαδικασίας.

Σε αυτή τη φάση προετοιμασίας, βεβαιωθείτε ότι δεν παραμένουν κενές γραμμές και στήλες στο χώρο εργασίας σας. Κατά τη διαδικασία δημιουργίας ετικετών, αυτές οι κενές περιοχές θα μπορούσαν να δημιουργήσουν σφάλματα στη μορφοποίηση και να σταματήσουν τη δημιουργία όλων των ετικετών σας.

Αφού μορφοποιηθεί σωστά ο χώρος εργασίας σας, το επόμενο βήμα στη διαδικασία είναι να εντοπίσετε τη λίστα διευθύνσεων που θα χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να το πετύχετε ορίζοντας με σαφήνεια το όνομα για τη λίστα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την πλήρη λίστα διευθύνσεων που θα χρησιμοποιήσετε, φροντίζοντας να συμπεριλάβετε όλα τα κελιά που περιέχουν κεφαλίδες. Αφού το κάνετε, ανοίξτε το ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα, βρείτε το Καθορισμένα ονόματα ομαδοποιήστε και επιλέξτε το Ορίστε Όνομα επιλογή.

Μόλις γίνει αυτό, πληκτρολογήστε ένα προσαρμοσμένο όνομα για τη λίστα διευθύνσεων. Το συγκεκριμένο όνομα επαφίεται στην κρίση σας. Εάν διαχειρίζεστε πολλές λίστες διευθύνσεων, επιλέξτε κάτι που σχετίζεται με τα συγκεκριμένα ονόματα στη λίστα και τη λειτουργία που προορίζεται. Αφού πατήσετε Εντάξει, το νέο όνομα για τη λίστα επισυνάπτεται σε αυτήν.

Προτού μπορέσετε να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel, βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες διεύθυνσης συγχωνεύονται με επιτυχία. Για να το κάνετε αυτό, ολοκληρώστε την επόμενη σειρά βημάτων στο Microsoft Word. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και μεταβείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ αυτί. Βρες το Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας ομαδοποιήστε και επιλέξτε το Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας αυτί.

Στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε το Ετικέτες κουμπί και διαμορφώστε τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές ετικετών ώστε να ταιριάζουν με τη δική σας ρύθμιση. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε τον συγκεκριμένο τύπο εκτυπωτή που θα χρησιμοποιήσετε και να προσδιορίσετε έναν προμηθευτή ετικέτας και έναν αριθμό προϊόντος. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να αποδειχθούν ιδιαίτερα χρήσιμες σε περίπτωση που συνεργάζεστε με α τρίτο μέρος που μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτά τα δεδομένα για να δημιουργήσει γρήγορα το κατάλληλο πλαίσιο εκτύπωσης για εσάς έγγραφα.

Ένα σημαντικό στοιχείο αυτού του βήματος είναι η επιλογή των κατάλληλων διαστάσεων για τα φύλλα ετικετών. Στο Αριθμός προϊόντος πλαίσιο, επιλέξτε το Λεπτομέριες επιλογή και βεβαιωθείτε ότι οι διαστάσεις που αναφέρονται ταιριάζουν με τις ετικέτες και τα φύλλα ετικετών σας. Εάν δεν το κάνουν, διορθώστε αυτές τις πληροφορίες προτού συνεχίσετε περαιτέρω τη διαδικασία. Εάν δεν το κάνετε αυτό, οι τελικές ετικέτες σας θα εκτυπωθούν εσφαλμένα.

Εάν εισαγάγετε τις δικές σας διαστάσεις και τις αποθηκεύσετε, οι συγκεκριμένες παράμετροι ετικέτας θα εμφανιστούν στο Άλλο/Προσαρμοσμένο κατηγορία σε αυτό το παράθυρο. Τώρα που έχετε επιλέξει τις κατάλληλες παραμέτρους ετικέτας, πατήστε Εντάξει για να επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας. Το Microsoft Word θα πρέπει να δημιουργήσει αυτόματα έναν νέο πίνακα που δημιουργεί τη διάταξη που περιγράψατε.

Τώρα που έχουν δημιουργηθεί τα κατάλληλα πλαίσια τόσο στο Word όσο και στο Excel, είναι η κατάλληλη στιγμή να ξεκινήσετε τη Συγχώνευση. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργείτε πρώτα μια σύνδεση μεταξύ των ετικετών σας και της λίστας διευθύνσεων που δημιουργήσατε και ονομάσατε στα προηγούμενα βήματα. Μέσα στο Word, επιλέξτε Επιλογές από το Αρχείο μενού και επιλέξτε το Προχωρημένος αυτί. Βρείτε την ενότητα με το όνομα Γενικός και επιλέξτε το Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου ενεργοποιημένηΆνοιξε και επιλέξτε το διαθέσιμο πλαίσιο. Στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει να συνεχίσει.

Στη συνέχεια, επιλέξτε το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, ανοίξτε το Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας ομάδα και κάντε κλικ στο Επιλέξτε Παραλήπτες επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού. Τέλος, κάντε κλικ Χρήση υπάρχουσας λίστας να συνεχίσει τη διαδικασία.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο επιλέγετε τη συγκεκριμένη λίστα που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ως μέρος της συγχώνευσης. Σε αυτό το σημείο, αφιερώστε χρόνο για να εντοπίσετε τη λίστα που ονομάσατε προηγουμένως και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων κουτί. Εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο επιβεβαιώνετε τη συγκεκριμένη πηγή δεδομένων που χρησιμοποιείτε. Αφού κάνετε κλικ στο Προβολή όλων πλαίσιο, επιλέξτε το Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DD επιλογή στο Ανοιχτή πηγή δεδομένων κουτί πριν πιέσετε Εντάξει.

Ως τελευταίο βήμα, επιλέξτε τη συγκεκριμένη περιοχή κελιών ή/και φύλλου εργασίας που περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα που θέλετε να συγχωνεύσετε από το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται. Στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει.

Τώρα που το φύλλο εργασίας με τις πληροφορίες διεύθυνσης έχει εντοπιστεί και συνδεθεί με τις ετικέτες, προσθέστε συγκεκριμένα σύμβολα κράτησης θέσης που υπαγορεύουν πώς θα εμφανίζεται κάθε διεύθυνση σε μια ετικέτα. Αυτά τα συγκεκριμένα σύμβολα κράτησης θέσης αναφέρονται επίσης ως Πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Εάν υπάρχει κείμενο που θα επαναληφθεί σε κάθε ετικέτα, μπορείτε επίσης να το εισαγάγετε χειροκίνητα.

Ο λόγος πίσω από τη δημιουργία αυτών των placeholders είναι σημαντικός. Αυτές οι συγκεκριμένες πληροφορίες θα χορογραφήσουν τη μεταφορά δεδομένων από τη λίστα διευθύνσεων στον πίνακα. Τα σύμβολα κράτησης θέσης λειτουργούν ως οδηγοί, διαχωρίζοντας τις πληροφορίες και τοποθετώντας κάθε στοιχείο όπου ανήκει στο πλαίσιο των ετικετών στο σύνολό τους.

Αφού δημιουργήσετε τα σύμβολα κράτησης θέσης, κάντε διπλό έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι το Word έχει αντιστοιχίσει σωστά κάθε στοιχείο του σύμβολο κράτησης θέσης με τα αντίστοιχα δεδομένα από τη λίστα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας το Πεδία αγώνα πλαίσιο διαλόγου. Εδώ, οι χρήστες μπορούν να καθορίσουν πώς συσχετίζεται κάθε σύμβολο κράτησης θέσης με δεδομένα που προέρχονται από τη λίστα διευθύνσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταιριάξετε το Ονομα σύμβολο κράτησης θέσης στο Ονομα στήλη μέσα στη λίστα διευθύνσεων, διασφαλίζοντας ότι αυτά τα δεδομένα βρίσκουν τον δρόμο τους στην κατάλληλη θέση στην ετικέτα.

Λάβετε υπόψη ότι κάποιο περιεχόμενο, όπως ένας χαιρετισμός ή ένα λογότυπο, θα πρέπει να προστεθεί χειροκίνητα από εσάς, καθώς δεν αποτελεί αρχικά μέρος της λίστας διευθύνσεων. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί σχετικά εύκολα. Απλώς πληκτρολογήστε το συγκεκριμένο κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην ετικέτα ή προσθέστε την εικόνα που θέλετε να ενσωματώσετε ως λογότυπο ή άλλο εικονίδιο μέσων.

Αφιερώστε το χρόνο που απαιτείται για να βεβαιωθείτε ότι η ετικέτα σας έχει σχεδιαστεί ακριβώς όπως σας αρέσει πριν ξεκινήσετε την πραγματική συγχώνευση. Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν θα αναγκαστείτε να αναθεωρήσετε ξανά οποιοδήποτε περιεχόμενο, εάν κατά λάθος ξεχάσετε να συμπεριλάβετε βασικά δεδομένα ή θέλετε να επανασχεδιάσετε την ετικέτα.

Αφού επιβεβαιώσετε την εμφάνιση και την αίσθηση της ετικέτας και ελέγξετε ξανά την ακρίβεια των placeholder και τη σχέση τους με τα δεδομένα από τη λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να συνεχίσετε.

Για να ξεκινήσετε τη συγχώνευση, ανοίξτε το Σπίτι καρτέλα στο Microsoft Word και πατήστε το Συγχώνευση αλληλογραφίας κουμπί. Εάν προς το παρόν σκοπεύετε να ενσωματώσετε μόνο συγκεκριμένες επαφές από τη μεγαλύτερη λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να τις επιλέξετε εδώ. Ωστόσο, εάν θέλετε να ενσωματώσετε ολόκληρη τη λίστα, πατήστε Όλες οι επαφές στην τρέχουσα προβολή. Εάν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε όλα τα σύμβολα κράτησης θέσης και τα πεδία που έχετε σχεδιάσει για την ετικέτα, κάντε κλικ στο Όλα τα πεδία επαφών κουμπί, το οποίο εμφανίζεται στο επόμενο μενού.

Εάν προτιμάτε να δημιουργήσετε ένα εντελώς νέο έγγραφο του Word για τη συγχώνευση, μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το Νέο έγγραφο κουμπί. Ωστόσο, εάν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον έγγραφο, πατήστε το Υπάρχον έγγραφο κουμπί σε αυτό το σημείο.

Χρησιμοποιήστε το Ετικέτες αλληλογραφίας καρτέλα που βρέθηκε μέσα στο Είδος αρχείου μενού για να αποφασίσετε συγκεκριμένα ποια πεδία συγχώνευσης θα εμφανιστούν στην τελική ετικέτα. Αφού καθορίσετε πώς θα φαίνεται η τελική ετικέτα, πατήστε το Ενημέρωση ετικετών κουμπί. Όταν τελικά φτάσουν τα δεδομένα στα πεδία φόρμας, μπορεί να έχουν ορατές αγκύλες γύρω τους. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε δεξί κλικ στις αγκύλες και πατήστε το Εναλλαγή κωδικών πεδίων κουμπί για να τα απενεργοποιήσετε.

Όταν ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε την τελική προεπισκόπηση των ετικετών και να τις εκτυπώσετε. Πάτα το Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων καρτέλα και μετακινηθείτε στις εγγραφές χρησιμοποιώντας το Επόμενη εγγραφή και Προηγούμενη εγγραφή βέλη. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις ετικέτες, μεταβείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Τέλος και συγχώνευση στο Φινίρισμα ομάδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εκτύπωση εγγράφων κουμπί. Εάν τα έντυπα έγγραφά σας δεν αντικατοπτρίζουν το περιεχόμενο ή το σχέδιο που προτιμάτε, ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και βεβαιωθείτε ότι όλες οι διαστάσεις και τα μεγέθη χαρτιού ταιριάζουν με την τρέχουσα διαμόρφωσή σας. Εάν δεν το κάνουν, είναι πολύ πιθανό να προκύψουν προβλήματα.

Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε για να διασφαλίσετε ότι αυτές οι ετικέτες είναι διαθέσιμες για μελλοντική χρήση.