Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα αρχειοθετημένα αρχεία σας καταλαμβάνουν χώρο στον υπολογιστή σας, κάτι που μπορεί να είναι πρόβλημα εάν στέλνετε και λαμβάνετε μεγάλο όγκο email κάθε εβδομάδα.
Πίστωση εικόνας: oatawa/iStock/GettyImages
Το Microsoft Outlook έχει πολλούς τρόπους αποθήκευσης πληροφοριών καθώς εργάζεστε. Κάθε φορά που στέλνετε ένα email, η διεύθυνση αποθηκεύεται προσωρινά και όλα τα email και τα αρχεία σας αρχειοθετούνται αυτόματα σε ένα αρχείο .pst στον υπολογιστή σας. Με τον καιρό, το να έχετε όλες αυτές τις αποθηκευμένες πληροφορίες μπορεί να σας επιβραδύνει, αλλά ευτυχώς, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να τις καθαρίσετε. Για να διαγράψετε το αρχείο προσωρινής μνήμης του Outlook, θα πρέπει να βρείτε τη θέση του στις ρυθμίσεις και να το διαγράψετε μη αυτόματα, ενώ θα διαγράψετε την προσωρινή μνήμη της διεύθυνσης email σας στις ρυθμίσεις του Outlook.
Καθαρισμός της προσωρινής μνήμης του Outlook
Ως προστατευτικό μέτρο, η Microsoft αρχειοθετεί αυτόματα τα email σας σε μια τοποθεσία στον υπολογιστή σας, η οποία θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνεται στα αντίγραφα ασφαλείας σας, εάν θέλετε να τα προστατέψετε. Τα μηνύματα από τα εισερχόμενά σας, καθώς και τα πρόχειρα, αποστέλλονται αυτόματα στην αυτόματη αρχειοθέτηση
μετά από έξι μήνες. Τα απεσταλμένα και διαγραμμένα στοιχεία αρχειοθετούνται μετά από δύο μήνες και τα στοιχεία των εξερχόμενων αρχειοθετούνται μετά από τρεις μήνες. Το ημερολόγιο, οι εργασίες, οι σημειώσεις και το ημερολόγιο αρχειοθετούνται μετά από έξι μήνες.Το βίντεο της ημέρας
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα αρχειοθετημένα αρχεία σας καταλαμβάνουν χώρο στον υπολογιστή σας, κάτι που μπορεί να είναι πρόβλημα εάν στέλνετε και λαμβάνετε μεγάλο όγκο email κάθε εβδομάδα. Μπορείτε να διαγράψετε αυτό το αρχείο, αλλά πρώτα θα πρέπει να βρείτε τη θέση του αρχείου προσωρινής μνήμης του Outlook. Για να βρείτε τη θέση του φακέλου αυτόματης αρχειοθέτησής σας, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις Αρχείο, Επιλογές, Προηγμένες και Αυτόματες ρυθμίσεις. Στα μισά του δρόμου, θα δείτε το Move Old Items To και η διεύθυνση των αρχείων αυτόματης αρχειοθέτησής σας θα είναι εκεί.
Στην ίδια οθόνη με τη θέση του αρχείου προσωρινής μνήμης του Outlook, θα μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης. Μπορείς να αλλάξεις πόσο συχνά εκτελείται η αυτόματη αρχειοθέτηση και ακόμη και να το ρυθμίσετε να σας ζητά πριν ξεκινήσει η λειτουργία του autoarchive. Εδώ μπορείτε επίσης να διαγράψετε οριστικά παλιά στοιχεία αντί να τα αρχειοθετήσετε, εάν προτιμάτε να διατηρείτε τον σκληρό σας δίσκο καθαρό. Εάν διαλέξετε αυτήν την επιλογή, ωστόσο, να γνωρίζετε ότι θα χάσετε όλα τα παλιά email μετά το επιλεγμένο χρονικό πλαίσιο.
Εκκαθαρίστε την προσωρινή μνήμη αυτόματης συμπλήρωσης
Μερικές φορές εξετάζετε πώς να διαγράψετε το αρχείο προσωρινής μνήμης του Outlook επειδή έχετε βαρεθεί να πληκτρολογείτε τα πρώτα δύο γράμματα του ονόματος ενός νέου συναδέλφου, για να εμφανιστεί ένα παλιό frenemy. Για να εξαλείψετε ένα όνομα από αυτήν την προσωρινή μνήμη, ξεκινήστε να το πληκτρολογείτε και επιλέξτε το X δίπλα στο όνομα που θέλετε να αφαιρέσετε. Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα ονόματα, πατήστε το κάτω βέλος μέχρι να φτάσετε στο όνομα που θέλετε να διαγράψετε.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχουν απλώς πάρα πολλά ονόματα για κατάργηση. Μπορείτε να αφαιρέσετε όλα τα ονόματα από τη θέση του αρχείου προσωρινής μνήμης του Outlook επιλέγοντας την καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Επιλογές. Επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία και το κουμπί Κενή λίστα αυτόματης συμπλήρωσης. Θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε τη λίστα αυτόματης συμπλήρωσης προτού οριστικοποιηθεί το αίτημα.
Απενεργοποιήστε την αυτόματη συμπλήρωση του Outlook
Εάν θέλετε να αποτρέψετε την αυτόματη συμπλήρωση από το να προχωρήσουμε προς τα εμπρός, μπορείτε εύκολα να απενεργοποιήσετε την αυτόματη συμπλήρωση του Outlook για Outlook 2010, 2013 και 2016. Μεταβείτε στο Αρχείο και Επιλογές και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία. Περίπου στα μισά της σελίδας, θα δείτε Αποστολή μηνυμάτων. Κάτω από αυτό, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή Χρήση λίστας αυτόματης συμπλήρωσης για να προτείνετε ονόματα κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές Προς, CC και BCC.
Το Outlook 2003 και 2007 έθεσαν τη δυνατότητα απενεργοποίησης αυτόματης συμπλήρωσης του Outlook στην περιοχή Εργαλεία, Επιλογές και Επιλογές email. Κάντε κλικ στο Advanced Email Options και καταργήστε την επιλογή των πεδίων Suggest Names while Completing To, CC και BCC. Εάν αλλάξετε γνώμη και θέλετε να επιστρέψει η αυτόματη συμπλήρωση, απλώς ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να επιλέξετε το πλαίσιο Προτάσεις ονομάτων.
