Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα αλληλογραφίας στο Excel

Ανοίξτε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και ορίστε ονόματα πεδίων για τη λίστα σας Σειρά 1. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα κάθε πεδίου είναι μοναδικό.

Εισαγάγετε δεδομένα σε σειρές κάτω από τα ονόματα των πεδίων για να δημιουργήσετε εγγραφές για κάθε παραλήπτη αλληλογραφίας. Μορφοποίηση κελιών για

Ανοίξτε το Word με ένα νέο, κενό έγγραφο. Κάντε κλικ στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και μετά Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Υπάρχουν πολλές επιλογές για συγχώνευση. Για αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε Γράμματα.

Κάντε κλικ Επιλέξτε Παραλήπτες, Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστακαι επιλέξτε το αρχείο λίστας αλληλογραφίας του Excel. Επιλέξτε έναν πίνακα από το επόμενο παράθυρο. Ωστόσο, με ένα απλό φύλλο εργασίας λίστας αλληλογραφίας, θα οριστεί μόνο ένας πίνακας. Επιλέξτε το και κάντε κλικ Εντάξει.

Γράψτε την επιστολή σας για συγχώνευση όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε αλληλογραφία, αφήνοντας έξω το εξατομικευμένο αντίγραφο, όπως διευθύνσεις και χαιρετισμούς, δηλαδή οτιδήποτε θα συγχωνευθεί από τη λίστα αλληλογραφίας του Excel. Μεταβείτε στην αρχή του γράμματος και κάντε κλικ Μπλοκ διευθύνσεων στην κορδέλα. Η δεξιά πλευρά της οθόνης δείχνει πώς θα φαίνεται η τρέχουσα μορφή για το μπλοκ διευθύνσεων με την εισαγωγή των δεδομένων σας. Η αριστερή πλευρά περιέχει επιλογές μορφής. Επιλέξτε μεταξύ αυτών και κάντε κλικ Εντάξει όταν είστε ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα.

Επαναλάβετε τη διαδικασία για το Γραμμή χαιρετισμού και οποιαδήποτε άλλα δεδομένα χρησιμοποιώντας το Εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης κουμπί.

Όταν ολοκληρωθεί η επιστολή σας, κάντε κλικ Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς θα φαίνεται το συγχωνευμένο γράμμα σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Ελέγξτε για σφάλματα για να βεβαιωθείτε ότι τα γράμματά σας θα εκτυπωθούν όπως θέλετε. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ Finish & Merge και επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή συγχώνευσης.

Μετατρέψτε το φύλλο εργασίας σας σε α τιμή διαχωρισμένη με κόμμα αρχείο. Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και Αποθήκευση ως. Επιλέξτε μια τοποθεσία και ονομάστε το αρχείο σας. Επιλέγω CSV (Οριοθετημένο με κόμμα) (*.csv) στο Αποθήκευση ως τύπος κουτί. Κάντε κλικ Σώσει και κλείστε το αρχείο CSV.

Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο Αρχείο αυτί, Άνοιγμα & Εξαγωγή και Εισαγωγή εξαγωγή.

Κάντε κλικ Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο. Κάντε κλικ Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα και μετά Επόμενο. Στο παράθυρο Εισαγωγή αρχείου, αναζητήστε το αρχείο CSV της λίστας αλληλογραφίας που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα και κάντε κλικ Επόμενο. Επιλέξτε έναν φάκελο προορισμού για τις εισαγόμενες εγγραφές. Επαφές επιλέγεται από προεπιλογή. Κάντε κλικ Επόμενο.

Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο είναι επιλεγμένο για το αρχείο CSV και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Χαρτογραφήστε προσαρμοσμένα πεδία.

Κάντε κλικ στα ονόματα πεδίων από τα δεδομένα σας στο Excel Από πλαίσιο στα αριστερά στα αντίστοιχα πεδία του Outlook στο Προς το κουτί στα δεξιά. Εκτελέστε αυτό για κάθε πεδίο που χρειάζεστε από τα δεδομένα σας Excel. Κάντε κλικ Εντάξει και Φινίρισμα για να ολοκληρώσετε την εισαγωγή δεδομένων.