Πίστωση εικόνας: anyaberkut/iStock/GettyImages
Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel αφορούν συγκεκριμένα πεδία και τον τρόπο πλήρωσής τους με δεδομένα. Η σάρωση εγγράφων σε Excel είναι δυνατή και μπορείτε ακόμη και να μετατρέψετε ένα PDF σε Excel σε ορισμένες περιπτώσεις. Τούτου λεχθέντος, δεν μετατρέπονται όλοι οι τύποι εγγράφων σε υπολογιστικό φύλλο Excel. Μπορεί επίσης να δυσκολευτείτε να σαρώσετε τα δεδομένα στο έγγραφο με ακρίβεια. Ορισμένα πεδία ενδέχεται να απαιτούν μη αυτόματες ρυθμίσεις για να λειτουργήσουν σωστά. Η σάρωση εξοικονομεί σημαντικό χρόνο, επειδή τα δεδομένα σας δεν απαιτούν μη αυτόματη εισαγωγή, αλλά πρέπει να εισαγάγετε τυχόν σχετικούς τύπους μετά τη σάρωση των πληροφοριών.
Αρχική σάρωση εγγράφων Word
Η σάρωση ενός εγγράφου στο Microsoft Word πριν από τη μεταφορά του στο Excel είναι καλή πρακτική. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το OneNote. Η μεταφορά των δεδομένων σε ένα έγγραφο του Word καθιστά δυνατή την αντιγραφή και επικόλληση συγκεκριμένων γραμμών και στηλών στο Excel. Η μέθοδος εισαγωγής διαρκεί λίγο περισσότερο από την απευθείας εισαγωγή στο Excel, αλλά σας επιτρέπει να εργαστείτε με τα δεδομένα και να βεβαιωθείτε ότι εισέρχεται στο Excel όπως προβλέπεται. Σε μια κατάσταση άμεσης σάρωσης σε Excel, τα δεδομένα ενδέχεται να μην ευθυγραμμίζονται σωστά σε γραμμές και στήλες. Το να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές μετά το γεγονός είναι πιο δύσκολο από το να ξεκινήσετε με ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και να τραβήξετε το περιεχόμενο από το Word.
Το βίντεο της ημέρας
Εξωτερικός μετατροπέας
Οι μετατροπείς εγγράφων δεν είναι ένα σίγουρο στοίχημα, αλλά υπάρχουν δωρεάν εκδόσεις στο διαδίκτυο και μπορούν να λειτουργήσουν. Σαρώστε το έγγραφο που θέλετε να μετατρέψετε και αποθηκεύστε το ως PDF. Στη συνέχεια, αναζητήστε έναν δωρεάν μετατροπέα εγγράφων. Πολλές επιλογές είναι άμεσα διαθέσιμες. Φορτώστε το PDF στον μετατροπέα και το λογισμικό κάνει τη μετατροπή. Οι περισσότεροι δωρεάν μετατροπείς λειτουργούν σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού και δημιουργούν ένα υπολογιστικό φύλλο για λήψη. Άλλοι σας ζητούν να κάνετε λήψη του λογισμικού. Αν και αυτή η επιλογή δεν είναι απαραίτητα κακή, η εργασία μέσα σε ένα πρόγραμμα περιήγησης εξοικονομεί χώρο στη μονάδα δίσκου σας και είναι η καλύτερη διαδρομή.
Σάρωση σε Excel
Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε τη σάρωση στο Excel απευθείας μέσω της Microsoft. Αποκτήστε πρόσβαση στα εργαλεία του Microsoft Office και ανοίξτε το Microsoft Office Document Imaging. Κάντε κλικ στο «Αρχείο» και «Άνοιγμα» και, στη συνέχεια, επιλέξτε το έγγραφο. Κοιτάξτε την κάτω δεξιά γωνία της οθόνης και βρείτε το εικονίδιο του βολβού του ματιού. Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από αυτό το εικονίδιο και θα πρέπει να αναγράφει "OCR" ή "Optical Character Recognition". Κάντε κλικ στο εικονίδιο για να εκτελέσετε τη σάρωση μέσω της διαδικασίας αναγνώρισης χαρακτήρων. Στη συνέχεια, επισημάνετε ολόκληρο το έγγραφο, αντιγράψτε το και, στη συνέχεια, επικολλήστε το στο Excel. Μπορείτε ακόμα να επιλέξετε να επικολλήσετε τα αποτελέσματα σε ένα έγγραφο του Word πρώτα για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα πριν τα εισαγάγετε στο Excel.
