Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα του Αυτοματισμού Γραφείου

Ο αυτοματισμός γραφείου σήμερα αναφέρεται σε πολύ περισσότερα από μια γραφομηχανή και μια μηχανή αντιγραφής. Οι ηλεκτρονικές και ψηφιακές πληροφορίες είναι η ουσία του σύγχρονου αυτοματισμού γραφείου. Μπορεί να αποτελείται από αυστηρά εσωτερικούς υπολογιστές ή, πιο πιθανό, να περιλαμβάνει ένα παγκόσμιο ψηφιακό δίκτυο μέσω του Διαδικτύου και αποθήκευσης cloud εκτός τοποθεσίας. Καθώς προχωράτε στον 21ο αιώνα, θα συναντήσετε τόσο οφέλη όσο και μειονεκτήματα που είναι εγγενή στον αυτοματισμό γραφείου σε όλες τις παραλλαγές του.

Από την εισαγωγή του αυτοματισμού γραφείου, ο εξοπλισμός επέτρεψε στις επιχειρήσεις να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα. Αντί να περιμένετε να φτάσει ένα έγγραφο σε έναν πελάτη μέσω ταχυδρομείου, θα μπορούσατε να το τραβήξετε μέσα σε λίγα λεπτά με φαξ. Τώρα, οι εξελίξεις των υπολογιστών και το Διαδίκτυο έκαναν τις επικοινωνίες άμεσες. Όποτε εξοικονομείτε χρόνο, εξοικονομείτε χρήματα. Δεν περιορίζεστε από γεωγραφικούς περιορισμούς, εξοικονομώντας πόρους που ξοδέψατε για ταξίδια. Επιπλέον, παρόλο που εξακολουθείτε να μπορείτε να δημιουργείτε έντυπα αντίγραφα πολλών εγγράφων, η ψηφιακή αποθήκευση σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα σε χαρτί και χώρο αποθήκευσης.

Ενώ είναι αλήθεια ότι ένα μηχάνημα είναι τόσο αποτελεσματικό όσο οι άνθρωποι που το έφτιαξαν και οι πληροφορίες που συλλέγονται ψηφιακά είναι μόνο όσο ακριβές ως το άτομο που το υπέβαλε, αφού τα σφάλματα επεξεργαστούν από τα προγράμματα, είναι απείρως πιο αξιόπιστα από του ανθρώπου. Υπάρχει λογισμικό για να αθροίζει αριθμούς σε υπολογιστικά φύλλα και προϋπολογισμούς, για παράδειγμα, που έχουν πάντα το σωστό υπόλοιπο και δεν βασίζονται στα δάχτυλα του λογιστή στη μηχανή προσθήκης. Τα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν και να χρησιμοποιηθούν ξανά και ξανά για την αποφυγή σφαλμάτων στην τυπική τεκμηρίωση.

Οι εταιρείες που βασίζονται αποκλειστικά στον αυτοματισμό για τη λειτουργία και τη λειτουργία των συστημάτων πληροφοριών τους μπορεί να πανικοβληθούν όταν αυτά τα συστήματα αποτυγχάνουν. Το κόστος επισκευής ή αντικατάστασης σπασμένων συστημάτων μπορεί να είναι υπερβολικό. Δεν μπορείς απλά να πάρεις μια γόμα και να κάνεις διορθώσεις. Πρέπει είτε να προσλάβετε τεχνικούς για να παρακολουθείτε ενημερώσεις και προβλήματα λογισμικού και υλικού, είτε να έχετε μια αξιόπιστη υπηρεσία για να καλέσετε αμέσως. Τότε έχετε όλο το θέμα της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας. Μπορείτε να κρατήσετε εμπορικά μυστικά και να το πείτε μόνο σε λίγα αξιόπιστα άτομα, αλλά αν τα δεδομένα βγαίνουν στον Ιστό, δεν θα τα πάρετε πίσω.

Καθώς ο αυτοματισμός γραφείου συνεχίζει να εξελίσσεται και ενσωματώνετε νέες τεχνολογίες στα συστήματά σας παραμένετε ανταγωνιστικοί και κερδοφόροι, το μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να επανεκπαιδεύσετε ολόκληρο το προσωπικό σας χρήστες. Όλοι, από τη γραμματέα σας μέχρι τον υπάλληλο παραγγελιών και από τους πελάτες σας μέχρι τους πωλητές που παραδίδουν το προϊόν ή την υπηρεσία σας πρέπει να μάθουν τα νέα συστήματα. Πολλοί άνθρωποι δεν μαθαίνουν εύκολα νέα συστήματα και άλλοι είναι πεισματάρηδες στο να κάνουν τα πράγματα με τον τρόπο που έκαναν πάντα. Έτσι, ενώ έχετε τα έξοδα που σχετίζονται με την επανεκπαίδευση, έχετε επίσης τη στάση των τελικών χρηστών σας για καταπολέμηση.