Τα αρχεία PDF είναι χρήσιμα για διάφορους σκοπούς.
Πίστωση εικόνας: Αλέξανδρος Σπαθάρη/Στιγμή/GettyImages
Τα αρχεία PDF είναι χρήσιμα για διάφορους σκοπούς. Σε αντίθεση με τα έγγραφα κειμένου, τα περισσότερα αρχεία PDF είναι σχεδιασμένα για σκοπούς μόνο για ανάγνωση, όπως ένα περιοδικό ή εφημερίδα. Ορισμένα αρχεία PDF λειτουργούν ως διαδραστικά έγγραφα με πεδία για εισαγωγή. Αυτά χρησιμοποιούνται συχνά για εφαρμογές και έρευνες και γίνονται έτσι ώστε ο θεατής να μπορεί να επεξεργάζεται μόνο συγκεκριμένες ενότητες.
Τα περισσότερα PDF είναι αρχεία μόνο για ανάγνωση που δεν μπορούν να επεξεργαστούν. Μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία PDF μόνο για ανάγνωση στο Microsoft Word και σε άλλο λογισμικό επεξεργασίας κειμένου. Εάν χρειάζεστε προηγμένες λειτουργίες και ασφάλεια, το Adobe Acrobat είναι χρήσιμο για την προστασία των αρχείων PDF σας από αλλαγές στα χέρια άλλων.
Το βίντεο της ημέρας
Δημιουργία του Εγγράφου
Τα αρχεία PDF δημιουργούνται εκπληκτικά εύκολα. Μια πληθώρα λογισμικού είναι διαθέσιμη για σκοπούς που αφορούν συγκεκριμένα τα PDF, με το Adobe Acrobat να πρωτοστατεί. Ωστόσο, συνήθως δεν απαιτείται εξειδικευμένο λογισμικό, επειδή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο σε επεξεργαστή κειμένου και να το μετατρέψετε σε PDF αφού ολοκληρωθούν οι επεξεργασίες. Το Microsoft Word χρησιμοποιείται συνήθως για αυτό το σκοπό. Η δημιουργία του PDF κατά τον έλεγχο των ρυθμίσεων πρόσβασης και των κωδικών πρόσβασης είναι θέμα εκτέλεσης μιας γρήγορης μετατροπής μετά τη δημιουργία του εγγράφου.
Ξεκινήστε δημιουργώντας το έγγραφο και προσθέτοντας μορφοποίηση όπως επιθυμείτε. Ένα εξώφυλλο, ο πίνακας περιεχομένων, οι αριθμοί σελίδων και η μορφοποίηση σε στήλες είναι όλα φυσιολογικά. Ρυθμίζετε το έγγραφο ως συνήθως και κάνετε αλλαγές στο λογισμικό. Τίποτα δεν είναι μόνιμο μέχρι να μετατρέψετε το έγγραφο σε PDF. Αφιερώστε χρόνο για να επεξεργαστείτε και να επεξεργαστείτε διεξοδικά τη διάταξη. Επίσης, αποθηκεύστε ένα προσχέδιο του εγγράφου για να κάνετε μεταγενέστερες αλλαγές και διορθώσεις, εάν χρειαστεί.
Το Adobe Acrobat χρησιμοποιείται για προηγμένες ανάγκες δημιουργίας PDF όπου έχει εισαχθεί πολυμέσα και απαιτείται προσαρμογή για στυλ και γραφικά. Προηγμένες λειτουργίες κοινής χρήσης είναι διαθέσιμες στο Acrobat για τον έλεγχο του κοινού που μπορεί να επεξεργαστεί ένα PDF ή να αποτρέψει όλες τις επεξεργασίες.
Μετατροπή σε PDF
Στο Microsoft Word, μεταβείτε στις ρυθμίσεις αρχείου και επιλέξτε Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το μενού αποθήκευσης. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου και επιλέξτε PDF πριν επιβεβαιώσετε τη διαδικασία. Τα βήματα είναι παρόμοια σε άλλα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου. Στα Έγγραφα Google, για παράδειγμα, κάντε κλικ Αρχείο, μεταβείτε στο Κατεβάστε και κάντε κλικ PDF για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF. Η προεπιλογή είναι μόνο για ανάγνωση για τα περισσότερα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου.
Ανοίξτε το νέο αρχείο και πραγματοποιήστε κύλιση σε αυτό για να βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση είναι σωστή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αντικατοπτρίζει ακριβώς το προηγούμενο έγγραφο εκτός από την έλλειψη δυνατοτήτων επεξεργασίας. Εάν η μορφοποίηση δεν ταιριάζει, επιστρέψτε στο αρχικό έγγραφο επεξεργασίας κειμένου και κάντε προσαρμογές πριν δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο PDF.
Οι δωρεάν υπηρεσίες μετατροπής που δημιουργούν ένα PDF από ένα έγγραφο είναι επίσης διαθέσιμες στο διαδίκτυο και πολλές μπορούν να μετατρέψουν ένα έγγραφο επεξεργαστή κειμένου σε PDF μόνο για ανάγνωση. Μερικοί ακόμη ξεκλειδώνουν αρχεία PDF μόνο για ανάγνωση σε απευθείας σύνδεση.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτούνται προηγμένα στοιχεία ελέγχου, οπότε το Adobe Acrobat είναι συχνά το λογισμικό της επιλογής. Οι προστασίες με κωδικό πρόσβασης, τα διαδραστικά στοιχεία και άλλες δυνατότητες μπορούν να μετατρέψουν ένα απλό PDF σε ένα ζωντανό και χρήσιμο αρχείο.
Προσαρμόστε τις Ρυθμίσεις
Αν και τα αρχεία μόνο για ανάγνωση είναι κοινά και χρήσιμα, δεν προστατεύουν πλήρως το έγγραφο. Ευαίσθητο υλικό ή οτιδήποτε με αυστηρή πολιτική πνευματικών δικαιωμάτων αξίζει πρόσθετα μέτρα ασφαλείας. Το Adobe Acrobat και πολλές υπηρεσίες τρίτων προσφέρουν τη δυνατότητα να κλειδώσετε το αρχείο από την πλήρη επεξεργασία.
Η προστασία με κωδικό πρόσβασης είναι χρήσιμη για την επεξεργασία και τον περιορισμό της πρόσβασης σε μια επιλεγμένη ομάδα ατόμων. Το Acrobat προσφέρει αυτή τη δυνατότητα, καθιστώντας δυνατή την κοινή χρήση αρχείων PDF μόνο με εκείνα που προορίζονται για την προβολή του περιεχομένου. Αυτό λειτουργεί καλά για επιχειρήσεις και οποιοδήποτε δημιουργικό περιεχόμενο που δεν προορίζεται για προβολή από απεριόριστο κοινό. Για ένα βασικό έγγραφο που απαιτεί μόνο μια μορφή μόνο για ανάγνωση, μια απλή μετατροπή από ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι επαρκής για να αποφευχθεί η ακούσια επεξεργασία εντός του εγγράφου.