Πίστωση εικόνας: oatawa/iStock/GettyImages
Η απώλεια του περιστασιακού email είναι δύσκολο να αποφευχθεί. Τα εισερχόμενα είναι γεμάτα με καθημερινά ενημερωτικά δελτία, επαγγελματικά email και προσωπικά email, και κάποιος αναπόφευκτα θα ξεφύγει από τις ρωγμές. Αν και δεν υπάρχουν κακές προθέσεις, η εξήγηση γιατί χάθηκε το email και η συγγνώμη απαιτεί κάποια βασική στρατηγική. Οι περισσότεροι παραλήπτες είναι επιεικής όταν βλέπουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση", καθώς όλοι είναι επιρρεπείς στο να χάνουν ένα email περιστασιακά.
Εξετάστε το πλαίσιο
Το πλαίσιο και τα διακυβεύματα είναι κρίσιμα για την απάντησή σας και θα διαμορφώσουν τελικά την απάντηση. Εάν χάσετε ένα απλό email ή μια συνηθισμένη ανακοίνωση στη δουλειά, μια απλή συγγνώμη αρκεί. Ωστόσο, εάν χάσετε ένα σημαντικό email, επισυνάπτονται οι συνέπειες. Η απάντησή σας θα πρέπει να έχει απολογητικό και σοβαρό τόνο. Η απώλεια ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν πιθανό πελάτη μπορεί να κοστίσει σε εσάς και στον εργοδότη σας έσοδα και η απώλεια ενός email με οδηγίες ή εργασίες που είναι κρίσιμες για τη δουλειά σας μπορεί να έχει σοβαρές αρνητικές συνέπειες. Σε αυτήν την περίπτωση, η απάντησή σας αλλάζει από "Συγγνώμη για την καθυστερημένη απάντηση" σε κάτι περισσότερο σαν "Επείγουσα συγγνώμη για την απώλεια του email σας".
Το βίντεο της ημέρας
Κρατήστε το απλό
Οι μακροσκελείς συγγνώμες είναι λασπώδεις και αντικατοπτρίζουν την απόγνωση και όχι ένα απλό λάθος. Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι κρίσιμης σημασίας, επιμείνετε σε μια βασική συγγνώμη και ενημερώστε τον αποστολέα του email ότι χάσατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας και ότι θέλετε να επισκεφθείτε ξανά τη συνομιλία. Η επανέναρξη της συζήτησης με αυτόν τον τρόπο δίνει στο άτομο έναν λόγο να ανταποκριθεί και να επιστρέψει στην κανονική σας ανταλλαγή.
Τα σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο ευανάγνωστα και ο παραλήπτης είναι πιο πιθανό να διαβάσει την απάντησή σας. Περιορίστε το σε μια παράγραφο αν είναι δυνατόν και τερματίστε τη συγγνώμη με μια ερώτηση ή μια παρότρυνση για δράση. Ζητήστε μια συνάντηση ή ένα τηλεφώνημα για να κάνετε τη συζήτηση πιο προσωπική. Όταν χάνετε ένα σημαντικό email, ζητήστε οπωσδήποτε μια προσωπική συνάντηση ή ένα τηλεφώνημα. Η ευκαιρία να συνδεθείτε προσωπικά κάνει τη συγγνώμη σας πιο γνήσια και μπορεί να αποκαταστήσει τη σχέση ή να λύσει το πρόβλημα.
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο
Εάν δυσκολεύεστε να γράψετε ένα αποτελεσματικό email συγγνώμης, χρησιμοποιήστε ένα αποδεδειγμένο και ήδη γραμμένο. Τα πρότυπα είναι εύκολο να βρεθούν μέσω μιας βασικής αναζήτησης στο Διαδίκτυο. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί όταν κάνετε πλήρη αντιγραφή και επικόλληση. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να προσαρμόσετε και να εξατομικεύσετε το πρότυπο για να διασφαλίσετε ότι το κείμενο είναι αυθεντικό και διαβάζεται σωστά για την περίπτωσή σας. Τα πρότυπα χρησιμοποιούνται καλύτερα ως οδηγός για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συγγνώμης και όχι ως αντικατάσταση.
